Beim Beantragen von Mahnbescheiden gibt es immer wieder besondere Beteiligtenkonstellationen, welche bei der EDA-Dateiübertragung an das Gericht eine Monierung zur Folge haben. Mit einer korrekten Anlage der Adressdatensätze lässt sich die Monierung vermeiden, weshalb wir für diverse Sonderfälle eine Anleitung hinterlegen. Die Anlage der Adressen ist so vorzunehmen, dass sie entsprechend der in der Schnittstellenbeschreibung https://www.mahngerichte.de/wp-content/uploads/EDA-SB_KEZI_01_4000_MBA-1.pdf hinterlegten Beispiele (S. 35 ff.) in die EDA-Datei geschrieben und somit vom Mahngericht akzeptiert werden.
Eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) kann durch verschiedene Personen vertreten werden, wir werden sowohl die Vertretung durch eine natürliche Person als auch durch eine juristische Person behandeln.
Anlage der WEG-Adresse:
Bei Anlage der WEG ist - unabhängig davon, durch wen sie vertreten wird - die Datenerfassung auf der Karteikarte "Anschrift" des Adressdatensatzes stets gleich vorzunehmen.
Zu beachten ist, dass das Feld "AnredeA" nicht befüllt wird.
Wichtig ist weiterhin, dass das Wort "Wohnungseigentümergemeinschaft" stets ausgeschrieben wird. Die Abkürzung "WEG" wird von den Mahngerichten nicht akzeptiert.
Weitere Kontaktdaten wie Rufnummer, Fax, Mail usw. können beliebig gefüllt werden. Im Beispiel-Screenshot sind die Pflichtfelder gefüllt:
WEG vertreten durch natürliche Person:
Einer der Miteigentümer oder ein Verwalter wird von der WEG beauftragt, die WEG zu vertreten.
Auf der Registerkarte "Rechtsform/Vertreter" des Adressdatensatzes der WEG wird die Rechtsform "andere" ausgewählt und in die Zelle "a. Rechtsf." "WEG" eingetragen.
Über den Button "Neu" ist der Vertreter zu hinterlegen. Es können hier auch mehrere Vertreter angelegt werden.
Sollte der Vertreter nicht Verwalter der Wohnungseigentümergemeinschaft sein, sondern eine andere Funktion innehaben (z. B. Miteigentümer), so kann das Feld "Funktion" mit dem jeweils korrekten Begriff gefüllt werden.
Beim ersten gesetzlichen Vertreter ist immer die Angabe einer Anschrift erforderlich, auch wenn diese ggf. deckungsgleich mit der WEG-Anschrift ist. Bei weiteren Vertretern ist die Angabe der Anschrift nicht zwingend erforderlich.
WEG vertreten durch juristische Person:
Auf der Registerkarte "Rechtsform/Vertreter" wird die Rechtsform "WEG, vertr. d. jur. Person" ausgewählt und in die Zelle darunter, "a. Rechtsf.", die Rechtsform der Vertreter-Firma eingetragen.
Über den Button "Neu" ist der Vertreter zu hinterlegen. Es können mehrere Vertreter angelegt werden.
Auch hier ist beim ersten Vertreter die Anschrift anzugeben, selbst dann wenn diese mit der Anschrift der WEG übereinstimmt. Bei der Anlage weiterer Vertreter kann die Angabe der Anschrift entfallen, falls sie nicht aus sonstigen Gründen benötigt wird.
Das Feld "Funktion" wird nicht im eigentlichen Sinn verwendet.
Überschreitet der Name der Verwalterfirma nicht die Länge von 35 Zeichen (inkl. Leerzeichen), so kann der Name entweder in das Feld "Funktion" oder in das Feld "Name 1" eingesetzt werden. Das Feld "Name 2" ist grundsätzlich nicht zu verwenden.
Sofern der Name der vertretenden Gesellschaft allerdings 35 Zeichen (inkl. Leerzeichen) überschreitet, muss das Feld "Funktion" für die Namenseingabe mit verwendet werden. Die Felder "Funktion" und "Name 1" ergeben eine Gesamtzeichenanzahl von 70.
Beispiel 1 - Name ist nicht länger als 35 Zeichen:
Beispiel 2 - Name ist länger als 35 Zeichen:
Zu beachten ist, dass die Trennung auch mitten im Wort erfolgen kann. Die Einsteuerung in die Schnittstelle erfolgt korrekt.
Auch bei einer zweistufigen Vertretung (beispielsweise durch eine GmbH & Co. KG) hat die Angabe so wie im gezeigten Beispiel zu erfolgen.
Im Adressdatensatz der WEG wird als Rechtsform "WEG, vertreten durch juristische Person" ausgewählt, in das Feld "a. Rechtsf." wird "GmbH & Co. KG" eingetragen.
Als erster Vertreter wird die GmbH angelegt, als weiterer Vertreter der Geschäftsführer der GmbH.
Verknüpfung mit