Aus Gründen des Datenschutzes werden Kennwörter der freigegebenen Personen nicht in der Datenbank gespeichert. Gespeichert werden nur sogenannte Hash-Werte, aus denen das eigentliche Passwort nicht mehr zurückermitteln lässt (auch nicht von Advo-web).
Wenn Sie neue Beteiligte für die online Akte freigeben, entfallen die Eingabefelder für Benutzername und Kennwort. Im Freigabemodul steht jetzt nur noch die Kanzleikennung.
Den Freigabedialog finden Sie im Modul "Beteiligte" über die Schaltfläche "online Akte":
Die Kanzlei leitet nur noch den Aktivierungsvorgang ein. Hierfür klicken Sie im Freigabedialog auf "Aktivierungsvorgang einleiten":
Der Beteiligte bekommt anschließend eine E-Mail, nach deren Erhalt er innerhalb eines bestimmten Zeitraums die Aktivierung vornehmen und seinen Benutzernamen sowie sein Kennwort selbst vergeben muss:
Den Text der E-Mail können Sie unter "Grundeinstellungen" - "Zusatzmodule" - "Advoware online Akte" unter dem Register "Aktivierung" anpassen:
Wenn der Beteiligte auf den Link aus der E-Mail klickt, gelangt er zum Aktivierungsfenster:
Zur weiteren Erhöhung des Datenschutzes ist ab sofort noch ein zweiter Schritt erforderlich. Der Beteiligte benötigt einen Aktivierungscode. Grund ist, dass im Falle einer falsch abgespeicherten E-Mail-Adresse die (wenn auch geringe) Gefahr bestünde, dass statt max.meierATweb.de eine fremde Person max.maierATweb.de Zugang zur online Akte bekommen würde.
Der Aktivierungscode wird beim Aktivierungsvorgang automatisch generiert und muss in der Kanzlei hinterfragt werden. Unter "Grundeinstellungen" - "Zusatmodule" - "Advoware online Akte" legen Sie fest, ob der Aktivierungscode telefonisch erfragt oder per Brief versendet werden soll:
Je nachdem welche Option Sie anklicken, verändert sich der vorgegebene Text für die automatisch versendete Aktivierungs-E-Mail.
Wenn Sie z. B. in den Grundeinstellungen eingestellt haben, dass der Aktivierungscode per Brief versendet werden soll, klicken Sie im Freigabedialog auf "Aktivierungscode versenden":
Für die Option "Aktivierungscode per Brief versenden" kann aus dem Freigabedialog ein Mustertext versendet werden. Den Platzhalter für den Aktivierungscode finden Sie in Word über die Advoware-Leiste unter "Platzhalter" im Register "Beteiligte 2":
Den dazugehörigen Musterschriftsatz finden Sie in Ihrem Advoware-Verzeichnis im Windows-Explorer in dem Unterordner "Anschreiben":
Für die Option "Aktivierungscode telefonisch mitteilen" können Sie im Freigabedialog den eingeblendeten Aktivierungscode dem Beteiligten telefonisch durchgeben:
Wenn der Beteiligte sein Kennwort vergessen hat, können Sie in seiner Adresse über "online Akte" den Aktivierungsvorgang wiederholen und der Beteiligte kann sich selbst ein Kennwort vergeben:
Benachrichtigungs- und Aktivierungs-E-Mails werden direkt per SMTP versendet.
Unter der Menüleiste befindet sich ein runder Button,
der das Bestehen eines OA-Zugangs für die geöffnete Akte mit der Farbe Grün
anzeigt. Fahren Sie mit der Maustaste drüber und die Personen mit Zugang zur
Akte werden als Tooltip angezeigt:
Über die Optionen können Sie festlegen, ob sie in der online Akte sichtbare Beteiligte hervorheben möchten:
Die Beteiligten werden dann in Fettdruck angezeigt:
Diese Darstellung richtet sich nach der Einstellung oben unter Optionen – Darstellung aus dem Befehlsmenü. Wenn dort den Fettdruck aktiviert haben, werden die Beteiligten grün angezeigt: