Über die Bearbeitungsleiste "Anmerkungen" können Sie Kommentare, Änderungsmarken, Bildern, eingescannten Unterschriften oder Arbeitsanweisungen für andere Mitarbeiter in ein Dokument einbetten.
Diese Informationen werden getrennt vom Originaldokument gespeichert, können aber von allen Mitarbeitern sofort im Viewer eingesehen werden. Eine Speicherung in das Originaldokument ist ebenfalls möglich (Kontextmenü - "als PDF speichern"). Unterstützt werden die Formate PDF/A1-b und TIF.
Wenn Sie Anmerkungen direkt im Viewer hinzufügen möchten, klicken Sie oben im Viewer auf "Anmerkungen". Es öffnet sich eine Anmerkungsleiste mit zahlreichen Auswahlmöglichkeiten. Beachten Sie, dass je nach Auswahl in der Hauptsymbolleiste weitere Optionen erscheinen, z.B. Symbole für die Textformatierung bei Auswahl des Text-Symbols.
Auswahl: Auswahl eines Elements
zur Bearbeitung, Skalierung, Drehen oder zum Kopieren oder Verschieben
Pfeile: Einfügen von Pfeilen in
das Dokument
Bild: Bilder aus dem Dateisystem
(Festplatte) im PNG, JPG oder BMP-Format einfügen (nachträgliche Skalierung ist
möglich)
Unterschriften: Das
-Symbol bietet interessante
Möglichkeiten. Wenn Sie es anklicken, können Sie über die Symbolleiste
Unterschriften, Initialen und einen Titel festlegen:
In diesem Fenster können Sie Ihre Unterschrift als Text oder in Form einer Bilddatei hinterlegen. Zu beachten ist, dass sie Ihre Unterschrift mit einem Häkchen akzeptieren müssen.
Fall Sie Ihre Unterschrift ändern möchten, haben Sie über das Zahnrad die Möglichkeit dazu:
Außerdem können Sie das "aktuelle Datum" jederzeit in Ihre Dokumente einfügen:
Stempel: Unter dem Begriff "Stempel" versteht man im
Viewer eine Art Textbaustein als Gruppe von Text und anderen Elementen, die Sie
über die Anmerkungsleiste hinzufügen (Wolke, Linie, Rechteck, Bild, …). Wenn Sie
ein Dokument im Viewer, z.B. ein PDF, betrachten, können Sie die enthaltenen
Elemente aus der Symbolleiste des Viewers als "Stempel" speichern und
anschließend über das Stempel-Symbol aus der Anmerkungsleiste in weitere Dokumente
einfügen. Ein Stempel kann nicht nur einfachen Text beinhalten, sondern auch
Variablen und "Platzhalter" (Datum, Uhrzeit, Seitennummer, Name des
Windows-Benutzers, …). Ein Bezug zu Daten aus Advoware bzw. der Datenbank wie
in Advoware Mail oder Word ist hierbei leider nicht möglich.
• Öffnen Sie im Viewer ein beliebiges Dokument.
•
Klicken Sie in der Symbolleiste auf .
•
Klicken Sie auf -
"Stempelvorlagen" - "Neu".
• Die Schaltfläche "Variablen" wird in der Symbolleiste des Viewers verfügbar, wenn Sie das Textwerkzeug anklicken.
• Klicken Sie in das geöffnete Dokument und ziehen Sie mit der Maus einen Bereich für Ihren Stempeltext. In der Symbolleiste erscheint die Schaltfläche "Variablen".
• Legen Sie über die Symbolleiste die Schrifteigenschaften (Farbe, Schriftart und Schriftgröße) fest.
• Sie können eine beliebige Kombination von beschreibendem Text und Variablen verwenden.
Beispiel 1: Stempel mit Datum, Zeit und Namen des angemeldeten Windows-Benutzers ohne Beschreibungstext
Geben Sie in dem Dialog "Mit variablem Text ersetzen" das Prozentzeichen ein und wählen Sie aus der Liste die entsprechenden Variablen. Eine Zeilentrennung erfolgt über die Eigabetaste.
Wenn Sie später diesen Stempel in ein Dokument einfügen, werden diese Variablen ersetzt:
Beispiel 2: Stempel mit Datum, Zeit und Namen des angemeldeten Windows-Benutzers mit Beschreibungstext
Geben Sie in dem Dialog "Mit variablem Text ersetzen" die Beschreibung und das Prozentzeichen ein und wählen Sie aus der Liste die entsprechenden Variablen. Eine Zeilentrennung erfolgt über die Eingabetaste.
Beispiel 3: Aufforderung zur Eingabe des Mitarbeiterstatus über einen Eingabeprompt
Geben Sie in dem Dialog "Mit variablem Text ersetzen" den Beispieltext und das Prozentzeichen ein und wählen Sie aus der Liste "prompt" aus:
Wenn Sie später diesen Stempel in ein Dokument einfügen, werden Sie aufgefordert, den Status einzutragen:
Wenn alle Variablen ausgewählt wurden, speichern Sie die Stempelvorlage unter einem beschreibenden Namen (Stempelvorlagen - Speichern).
Um Ihre Stempelvorlage später in ein Dokument einzufügen, klicken Sie auf Stempelvorlagen – Öffnen.
Die Größe der Stempel unterscheidet sich beim Einfügen in Word und PDF-Dokumenten.
Word-Dokument: PDF-Dokument:
Wenn Sie einen Stempel in einem Word-Dokument erstellt und diesen auch wieder in ein Word-Dokument einfügen möchten, ändert sich die Größe des Stempels nicht. Es ist daher erforderlich, für Word- und PDF-Dokumente gesonderte Stempel zu erstellen und diese sinnvollerweise entsprechend zu benennen.
Text: Einfügen von Text in
das Dokument (weitere Optionen erscheinen in der Symbolleiste)
Arbeitsanweisungen: Einfügen von
Änderungsmarken, Kommentaren oder Arbeitsanweisungen
Wolken: Einfügen von Wolken in
das Dokument
Umrisszeichnungen: Einfügen von
frei zeichenbaren Umrissen über die Maus
Linien: Einfügen von Linien, Bögen, Durchstreichsymbolen
Polygone: Einfügen von
Quadraten, Rechtecken, Ellipsen
Textänderungen: Text
unterstreichen, durchstreichen, hervorheben
Um Ihre Anmerkungen wieder zu löschen, klicken Sie im Kontextmenü des Viewers auf "alle Anmerkungen löschen". Wenn Sie die Leiste für die Anmerkungen nicht mehr sehen möchten, klicken Sie im Kontextmenü auf "Anmerkungen schließen".
Die Anmerkungen sind an jedem Arbeitsplatz im Viewer sichtbar, sie sind jedoch nicht im Originaldokument gespeichert. Wenn Sie dies wünschen, klicken Sie auf "Veröffentlichen".