Dokumentenvorschau - Anmerkungen, Kommentare und mehr...

Über die Bearbeitungsleiste "Anmerkungen" können Sie Kommentare, Änderungsmarken, Bildern, eingescannten Unterschriften oder Arbeitsanweisungen für andere Mitarbeiter in ein Dokument einbetten.

 Diese Informationen werden getrennt vom Originaldokument gespeichert, können aber von allen Mitarbeitern sofort im Viewer eingesehen werden. Eine Speicherung in das Originaldokument ist ebenfalls möglich (Kontextmenü - "als PDF speichern"). Unterstützt werden die Formate PDF/A1-b und TIF.

Wenn Sie Anmerkungen direkt im Viewer hinzufügen möchten, klicken Sie oben im Viewer auf "Anmerkungen". Es öffnet sich eine Anmerkungsleiste mit zahlreichen Auswahlmöglichkeiten. Beachten Sie, dass je nach Auswahl in der Hauptsymbolleiste weitere Optionen erscheinen, z.B. Symbole für die Textformatierung bei Auswahl des Text-Symbols.

Ein Bild, das Text, Screenshot, Software, Display enthält.

Automatisch generierte Beschreibung

 Auswahl: Auswahl eines Elements zur Bearbeitung, Skalierung, Drehen oder zum Kopieren oder Verschieben

 Pfeile: Einfügen von Pfeilen in das Dokument

 Bild: Bilder aus dem Dateisystem (Festplatte) im PNG, JPG oder BMP-Format einfügen (nachträgliche Skalierung ist möglich)

 Unterschriften: Das -Symbol bietet interessante Möglichkeiten. Wenn Sie es anklicken, können Sie über die Symbolleiste Unterschriften, Initialen und einen Titel festlegen:

Ein Bild, das Text, Elektronik, Screenshot, Display enthält.

Automatisch generierte Beschreibung

In diesem Fenster können Sie Ihre Unterschrift als Text oder in Form einer Bilddatei hinterlegen. Zu beachten ist, dass sie Ihre Unterschrift mit einem Häkchen akzeptieren müssen.

Fall Sie Ihre Unterschrift ändern möchten, haben Sie über das Zahnrad die Möglichkeit dazu:

Ein Bild, das Text, Screenshot, Schrift enthält.

Automatisch generierte Beschreibung

Außerdem können Sie das "aktuelle Datum" jederzeit in Ihre Dokumente einfügen:

Ein Bild, das Text, Screenshot, Schrift enthält.

Automatisch generierte Beschreibung

Stempel: Unter dem Begriff "Stempel" versteht man im Viewer eine Art Textbaustein als Gruppe von Text und anderen Elementen, die Sie über die Anmerkungsleiste hinzufügen (Wolke, Linie, Rechteck, Bild, …). Wenn Sie ein Dokument im Viewer, z.B. ein PDF, betrachten, können Sie die enthaltenen Elemente aus der Symbolleiste des Viewers als "Stempel" speichern und anschließend über das Stempel-Symbol aus der Anmerkungsleiste in weitere Dokumente einfügen. Ein Stempel kann nicht nur einfachen Text beinhalten, sondern auch Variablen und "Platzhalter" (Datum, Uhrzeit, Seitennummer, Name des Windows-Benutzers, …). Ein Bezug zu Daten aus Advoware bzw. der Datenbank wie in Advoware Mail oder Word ist hierbei leider nicht möglich.

    Öffnen Sie im Viewer ein beliebiges Dokument.

    Klicken Sie in der Symbolleiste auf .

    Klicken Sie auf  - "Stempelvorlagen" - "Neu".

Ein Bild, das Text, Screenshot, Schrift, Zahl enthält.

Automatisch generierte Beschreibung

    Die Schaltfläche "Variablen" wird in der Symbolleiste des Viewers verfügbar, wenn Sie das Textwerkzeug anklicken.

Ein Bild, das Design, Stecker enthält.

Automatisch generierte Beschreibung mit mittlerer Zuverlässigkeit

    Klicken Sie in das geöffnete Dokument und ziehen Sie mit der Maus einen Bereich für Ihren Stempeltext. In der Symbolleiste erscheint die Schaltfläche "Variablen".

    Legen Sie über die Symbolleiste die Schrifteigenschaften (Farbe, Schriftart und Schriftgröße) fest.

    Sie können eine beliebige Kombination von beschreibendem Text und Variablen verwenden.

Beispiel 1: Stempel mit Datum, Zeit und Namen des angemeldeten Windows-Benutzers ohne Beschreibungstext

Geben Sie in dem Dialog "Mit variablem Text ersetzen" das Prozentzeichen ein und wählen Sie aus der Liste die entsprechenden Variablen. Eine Zeilentrennung erfolgt über die Eigabetaste.

Ein Bild, das Text, Screenshot, Display, Zahl enthält.

Automatisch generierte Beschreibung 

Wenn Sie später diesen Stempel in ein Dokument einfügen, werden diese Variablen ersetzt:

Ein Bild, das Text, Schrift, weiß, Design enthält.

Automatisch generierte Beschreibung

Beispiel 2: Stempel mit Datum, Zeit und Namen des angemeldeten Windows-Benutzers mit  Beschreibungstext

Geben Sie in dem Dialog "Mit variablem Text ersetzen" die Beschreibung und das Prozentzeichen ein und wählen Sie aus der Liste die entsprechenden Variablen. Eine Zeilentrennung erfolgt über die Eingabetaste.

Ein Bild, das Text, Screenshot, Display, Zahl enthält.

Automatisch generierte Beschreibung

Ein Bild, das Text, Schrift, weiß, Design enthält.

Automatisch generierte Beschreibung

Beispiel 3: Aufforderung zur Eingabe des Mitarbeiterstatus über einen Eingabeprompt

Geben Sie in dem Dialog "Mit variablem Text ersetzen" den Beispieltext und das Prozentzeichen ein und wählen Sie aus der Liste "prompt" aus:

Ein Bild, das Text, Screenshot, Schrift, Reihe enthält.

Automatisch generierte Beschreibung

Wenn Sie später diesen Stempel in ein Dokument einfügen, werden Sie aufgefordert, den Status einzutragen:

Ein Bild, das Text, Screenshot, Schrift, Zahl enthält.

Automatisch generierte Beschreibung

Wenn alle Variablen ausgewählt wurden, speichern Sie die Stempelvorlage unter einem beschreibenden Namen (Stempelvorlagen - Speichern).

Ein Bild, das Text, Screenshot, Display, Zahl enthält.

Automatisch generierte Beschreibung

Um Ihre Stempelvorlage später in ein Dokument einzufügen, klicken Sie auf Stempelvorlagen – Öffnen.

Die Größe der Stempel unterscheidet sich beim Einfügen in Word und PDF-Dokumenten.

Word-Dokument:                                          PDF-Dokument:

Ein Bild, das Schrift, Symbol, Logo, Grafiken enthält.

Automatisch generierte Beschreibung                           Ein Bild, das Schrift, Symbol, Logo, Grafiken enthält.

Automatisch generierte Beschreibung

Wenn Sie einen Stempel in einem Word-Dokument erstellt und diesen auch wieder in ein Word-Dokument einfügen möchten, ändert sich die Größe des Stempels nicht. Es ist daher erforderlich, für Word- und PDF-Dokumente gesonderte Stempel zu erstellen und diese sinnvollerweise entsprechend zu benennen.

  Text: Einfügen von Text in das Dokument (weitere Optionen erscheinen in der Symbolleiste)

 Arbeitsanweisungen: Einfügen von Änderungsmarken, Kommentaren oder Arbeitsanweisungen

 Wolken: Einfügen von Wolken in das Dokument

 Umrisszeichnungen: Einfügen von frei zeichenbaren Umrissen über die Maus

  Linien: Einfügen von Linien, Bögen, Durchstreichsymbolen

 Polygone: Einfügen von Quadraten, Rechtecken, Ellipsen

 Textänderungen: Text unterstreichen, durchstreichen, hervorheben

Um Ihre Anmerkungen wieder zu löschen, klicken Sie im Kontextmenü des Viewers auf "alle Anmerkungen löschen". Wenn Sie die Leiste für die Anmerkungen nicht mehr sehen möchten, klicken Sie im Kontextmenü auf "Anmerkungen schließen".

Die Anmerkungen sind an jedem Arbeitsplatz im Viewer sichtbar, sie sind jedoch nicht im Originaldokument gespeichert. Wenn Sie dies wünschen, klicken Sie auf "Veröffentlichen".