Einbindung in Advoware

Um die Funktionalitäten der E-POSTBUSINESS API nutzen zu können, müssen Sie sich bei der Deutschen Post als E-POST Nutzer registrieren. Die Registrierung erfolgt im Shop der Deutschen Post. Sind Sie bereits Shop-Nutzer wird Ihre Kundennummer bei der Deutschen Post (EKP) aus den für die ursprüngliche Anmeldung hinterlegten Daten gezogen und man wird direkt auf die Seite zur Registrierung der E-POSTBUSINESS API geleitet. Sind Sie noch kein Shop-Nutzer oder Sie wissen die Zugangsdaten nicht mehr, geht der API-Registrierung eine Registrierung im Shop voraus. Haben Sie bereits eine EKP bei der Deutschen Post, z.B. weil Sie auch andere Produkte der Deutschen Post einsetzen, berücksichtigen Sie diese auch bei einer Neuanmeldung im Shop der Deutschen Post, damit die Registrierung dem richtigen Unternehmen/Kunden zugeordnet wird. Bitte geben Sie dann Ihre relevanten Daten ein und beenden die Registrierung durch Klicken auf <Kostenpflichtig bestellen>.

Für jeden E-POST Zugang muss eine eigene Kundennummer (EKP) verwendet werden!

Die Einstellungen in Advoware nehmen Sie vor unter der Grundeinstellung "elektronische Kommunikation" – "E-Post-Schnittstelle".

Fordern Sie nach Eingabe der Daten einen SMS-Code an und führen Sie die Testfunktion aus. Der SMS-Code wird an die bei der Deutschen Post hinterlegten Mobilfunknummer gesendet. Auch bei einer Änderung des Passworts muss ein SMS-Code angefordert werden. Wenn keine SMS angefordert werden kann, prüfen Sie, ob Sie noch in der Webanwendung der Post eingeloggt sind. Beenden Sie diese und versuchen Sie es erneut.

Sie können zwischen einem privaten und einem Kanzleikonto wählen. Kanzleikonten können auch von anderen Mitarbeitern verwendet werden. Falls Sie sich für das Kanzleikonto entscheiden, setzen Sie das entsprechende Häkchen:

Die Speicherorte für Kanzleikonten auf der Festplatte liegen in Ihrem Advoware-Verzeichnis im automatisch erzeugten Ordner \Advoware\E-POST.

Falls Sie sich für ein privates Konto, was niemand außer Sie einsehen kann, entscheiden, liegt der Speicherort bei Ihnen lokal.

Wenn Sie E-POST nicht (mehr) verwenden möchten, können Sie hier deaktivieren:

Für die physikalische Zustellung können Sie auswählen, wie Ihr E-Brief gedruckt wird:

Voraussetzung für die Übertragung per E-POST ist, dass Ihr Briefkopf den strengen Anforderungen der Post entspricht. Hierzu ist in vielen Fällen eine Briefkopfanpassung im Bereich des Anschriftenfensters erforderlich.

Schlägt der Versand wegen Nichtbeachtung der Sperrflächen fehl, können Sie eine E-Mail erhalten, in der die Verletzung der Sperrflächen visuell dargestellt wird. Geben Sie hierzu eine E-Mail-Adresse an. Diese gilt auch für Testsendungen.

So testen Sie Ihren Briefkopf an:

    Im Unterordner \Advoware\Dot finden Sie ihren Briefkopf, z.B. „bet1.dotx“. Erstellen Sie mit der Vorlage ein Schreiben und legen es im Postausgang ab

    Im Postausgang wählen Sie nun die Versendungsart „E-POST“ aus

    „klicken“ Sie auf den Button „E-POST“

    Sie haben nun die Möglichkeit das Schreiben als „Testschreiben“ an die E-POST zu senden, wählen Sie dazu die Schaltfläche „Optionen“ aus und wählen unten die beiden Testoptionen aus und starten die Übertragung

    Sie erhalten nun an die hinterlegte E-Mailadresse (E-POST Grundeinstellungen) eine E-Mail mit dem Schreiben

    Achten Sie darauf, dass die Abmessungen für die Absender- und Empfängeradresse (= das "Sichtfenster" im Briefumschlag) exakt mit den Vorgaben übereinstimmen. Von besonderer Bedeutung ist die "Sperrfläche für DV-Freimachung". Wenn in einem Anschreiben nur ein einziger Buchstabe in diese Fläche hineinragt, kann es nicht als E-Postbrief versendet werden.

    Passen Sie ggfs. die Briefkopfvorlage an die Sperrflächen an

 

Achtung: Briefköpfe dürfen kein Wasserzeichen enthalten.

Bei Fragen zu diesem Vorgang wenden Sie sich an Ihren zuständigen Advo-web Händler und informieren Sie sich über die Modalitäten.

Die maximale Dateigröße der PDF beträgt 19,4 MB.

Wenn Sie zu einem Dokument Anlagen anfügen möchten, stellt Advoware folgende Lösungen bereit:

Durch einen Klick in die Spalte "Anhänge" des Postausgangs können einem Dokument beliebig viele Anhänge zugeordnet werden. Die ausgewählten Dateien werden von Advoware zum Zeitpunkt der Versendung (nicht nach Auswahl der Anlagen) automatisch an das eigentliche PDF-Dokument angehängt, d.h. zu einer einzigen Datei zusammengefasst.

Wenn Sie in der Prozessautomatisierung zu einer Maßnahme die Option "Forderungsaufstellung als Anlage anfügen"

 aktiviert haben, wird diese zum Zeit

punkt der Versendung automatisch an das übermittelte PDF angefügt.

Es besteht auch die Möglichkeit, mehrere Dateien über das Kontextmenü der Aktengeschichte zusammenzufassen.

Die Einträge und Dokumente in der Aktengeschichte und im Postausgang bleiben unverändert. Zur Kontrolle, welches PDF-Dokument ein Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt versendet hat, können Sie über einen Doppelklick auf den Eintrag in der Aktengeschichte oder im Postausgang das Register "Verlauf" öffnen. Durch einen Doppelklick auf das PDF-Symbol öffnen Sie die versendete Datei.

Informationen über den aktuellen Versendungsstatus erhalten Sie über den ebenfalls neuen Kontextmenübefehl "E-POST-Status" sowie im Tooltip des Eintrags.

Im Dialog zur Versendung können die Versendungsoptionen für sämtlich Zeilen mit Status "versenden" auf einmal gesetzt werden.

Der Befehl "Wartezeit zwischen zwei Einträgen" wurde eingeführt, weil auf sehr schnellen Systemen mit schneller Internetverbindung der E-POST-Server eine Fehlermeldung ausgibt, wenn mehrere Dokumente zu schnell hintereinander übergeben werden. Die Programmierschnittstelle macht hier keine Vorgabe und der E-POST-Server gibt auch keine Rückmeldung, wann er wieder empfangsbereit ist. Sie können sich daher nur über die Testoption an das auf Ihrem System Minimum herantasten. Voreinstellung sind 1000 Millisekunden (= 1 Sekunde).

Informationen zu einer Sendung erhalten Sie über den Kontextmenübefehl „Verlauf“

 

Im Verlauf können Sie zusammengefügten und an E-POST übermittelten PDF´s per Klick auf das PDF-Symbol anzeigen lassen. Dieses Symbol ist nur vorhanden wenn die Sendung aus Anschreiben und Anhang besteht.