In freigegebenen Akten steht in der Aktengeschichte die Spalte "Online" zur Verfügung. Wenn Sie in diese Spalte klicken, wird der Eintrag für die online Akte freigegeben. Dies gilt aber nur dann, wenn in der Akte nur eine einzige Person freigegeben wurde. Sind mehrere Personen freigegeben, besteht keine Eindeutigkeit. Advoware öffnet dann das Dialogfenster zur Aktengeschichte. Das Register "online Akte" ist dann sofort im Vordergrund.
Personen, die per Grundeinstellung "für alle eigenen Akten" freigeschaltet wurden, sind bereits mit einem Häkchen in der Spalte "Freigabe" versehen.
Wenn Sie per Rechtsklick in der Aktengeschichte einen Eintrag freigeben, wird dieser für alle Beteiligten automatisch freigegeben:
Dies ist nicht der Fall, wenn der Dialog per Doppelklick geöffnet wird, um eine ungewollte Freigabe auszuschließen:
Aufgeführt werden alle Aktenbeteiligten, die für die aktuelle Akte freigeschaltet wurden. Somit können Sie beispielsweise festlegen, dass ein Mandant zwei Dokumente A und B sehen darf, ein Korrespondenzanwalt aber nur Dokument B.
Um sämtliche Einträge auf einmal freizugeben, verwenden Sie in der Aktengeschichte das Kontextmenü (rechte Maustaste -> "alle Einträge in online Akte anzeigen"). Es werden alle Einträge aus der Aktengeschichte mit Ausnahme eventuell bereits vorhandener E-Mail-Benachrichtigungen und mit Ausnahme von Telefonaten freigegeben.
Nicht freigegeben werden E-Mail-Benachrichtigungen, Telefonate und alle Einträge, die über die Optionen "Termine/WV", "Rechnungen", "Zahlungen" und "Diktate" der Symbolleiste der Aktengeschichte angezeigt werden!
Wenn bei den freigegebenen Personen die Option "E-Mail-Benachrichtigung" gesetzt wurde, erfolgt auch über diesen Weg eine automatische E-Mail-Benachrichtigung.