Verfahren Sie wie folgt:
• Starten Sie die Datei "Importassistent.exe" aus dem Advoware-Ordner.
Tipp: Sie können Sie diese Datei als Link in die Advoware Oberfläche einbinden. Wählen Sie hierzu aus dem Kontextmenü "Eigene Links" - "Link hinzufügen". Wählen Sie den Punkt "ausführbare Datei" und geben Sie als Link-Ziel die Importassistent.exe an.
• Gehen Sie auf "Durchsuchen". Wählen Sie den Pfad, unter welchen die zu importierende Datei gespeichert wurde. Wichtig ist hierbei, dass es sich um ein Dateiformat handelt, welches auch mit Excel geöffnet werden kann.
• Gehen Sie auf "Weiter". Excel öffnet Ihre Tabelle.
• Wählen Sie bei "Feldtrennzeichen" "Exceltabelle (xls)" aus.
• Sollte der 1. Datensatz die Feldnamen enthalten, so setzen Sie den Haken bei "1. Datensatz enthält Feldnamen" und "Eigenschaften". Sollten sich noch weitere Kopfzeilen in Ihrer Exceltabelle befinden, so tragen Sie die Zeilenanzahl unter "Kopfzeile" ein. Gehen Sie auf "Weiter".
• Wählen Sie bei "Zieldatei" den Befehl "Aktenanlage".
• Nun können Sie die einzelnen Felder Ihrer Exceltabelle den Feldern in Advoware zuordnen. Dafür gehen Sie auf das entsprechende Feld aus Ihrer Exceltabelle mit der linken Maustaste, halten diese gedrückt und ziehen es auf das Feld für Advoware. Gehen Sie auf "Weiter".
• Es öffnet sich noch einmal eine Übersicht, in welcher Sie ersehen können, welche Felder wie zugeordnet wurden. Hier können Sie nun auswählen, welche Datensätze verarbeitet (importiert) werden sollen. Dies geschieht durch das Setzen des Häkchens bei "Auswahl". Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, die zuvor zugeordneten Felder über den Button "Schema speichern" zu speichern. Vergeben Sie hier einen Speichernamen. Wir empfehlen den Speichernamen nach dem Namen Ihres Mandanten zu vergeben. Ist das Schema gespeichert, können Sie dieses bei Schritt 1 auswählen und brauchen dadurch die Feldzuordnung nicht jedes Mal neu vornehmen.
• Wählen Sie "Import starten".
Es öffnet sich das Fenster zur Aktenanlage mit einigen Datenfeldern:
• Adressnummer Mandant: Geben Sie hier die Adressnummer Ihres Mandanten ein. Diese finden Sie, wenn Sie in Advoware einen Doppelklick auf den Mandanten in der Akte machen. Advoware wechselt in das Adressfenster, hier finden Sie oben rechts die Adressnummer.
• Sachbearbeiter: Wählen Sie hier den Sachbearbeiter der Akten aus.
• Referat: Wählen Sie hier das Referat für die Akten aus.
• Wegen: Tragen Sie hier ein, worum es geht (z. B. Forderung).
• Zinsen: Tragen Sie hier den Zinssatz ein, welcher benötigt wird, falls dieser nicht in der Exceltabelle eingetragen wurde. Entscheiden Sie ob der Zinssatz über Basiszins berechnet wird.
• Zinsbeginn: Tragen Sie hier die Anzahl der Monate für den Zinsbeginn ein. Dieser rechnet sich ab Forderungsdatum.
• Katalognummer: Wählen Sie hier die für den Mahnbescheidsantrag maßgebliche Katalognummer aus.
• Vorsteuerabzug: Wählen Sie hier, ob der Gegner vorsteuerabzugsberechtigt ist oder nicht.
• Maßnahmenblock: Sollten Sie mit den Maßnahmen arbeiten, können Sie hier direkt den gewünschten Verfügungsblock auswählen.
Gehen Sie auf "Ok". Die Daten werden nun in Advoware eingebunden. Advoware zeigt Ihnen an, wie viele Datensätze verarbeitet wurde, d. h. wie viele Akten angelegt wurden. Sie können nun mit den Akten in Advoware arbeiten.