Im Gegensatz zu anderen Programmteilen sollte Advoscan nicht aus Advoware heraus konfiguriert werden, sondern über eine separate Konfigurationsdatei. Eine Anleitung über sämtliche Funktionen finden Sie nach erfolgreicher Installation im Advoscan Verzeichnis. (Advoscan.txt).
Advoscan (separates Update) beinhaltet die Möglichkeit, eingescannte PDF-Dokumente über eine OCR-Software als durchsuchbaren Text zu speichern. Dies bedeutet, dass die Inhalte von der in die Aktengeschichte integrierte Volltextsuche gefunden werden.
Ihre eingescannten Dokumente, sowohl mit als auch ohne OCR, bekommen intern eine eindeutige unsichtbare Identifikationsnummer. Da diese sich durch eine Aktenzuordnung nicht ändert, wird die OCR fortgesetzt.
Um OCR zu aktivieren, muss manuell die Advoscan.ini im Advoscan-Verzeichnis des Servers geändert werden:
OcrFileTypes="pdf"
OcrLanguage="deu"
OcrFileTypes:
Liste von Dateiendungen, auf die OCR angewendet wird. Zurzeit ist "pdf" der einzig erlaubte Wert.
OcrLanguage:
Sprache, die für die OCR genutzt wird.
"eng" für Englisch, "deu" für Deutsch
OcrDpi:
Auflösung, die OCR nutzt (z.B. 300). Existiert dieser Eintrag nicht, wird 600 dpi benutzt.
Für normale Dokumente sind je nach Verwendungszweck Auflösungen zwischen 150 und 300 dpi sinnvoll. Für eine automatische Texterkennung (OCR) reichen 200 bis 300 dpi vollkommen aus. Bei kleinen Schriften, z. B. AGB, können auch 400 dpi erforderlich sein. Fotos scannt man normalerweise mit 300 dpi.
Wenn ein Dokument beim Ausdruck oder Senden per Fax unleserlich aussieht, weil die OCR-Funktion von Advoscan die Auflösung (dpi) des Dokuments hochskaliert, stellen Sie Ihre Scanner-Software auf 300 dpi ein. Falls es nicht passt, versuchen Sie andere Werte. Die Qualität hängt immer von der Scanner-Software und den verwendeten Skalierungsfiltern ab.
ReadAZfromPDF:
Falls das PDF Text enthält und die Akte nicht aus dem Dateinamen ermittelt wurde, durchsucht Advoscan den Text in der PDF-Datei und sucht das Aktenzeichen einer existierenden Akte. Bei Erfolg wird die Datei dieser Akte zugeordnet. Hierbei ist zu beachten, dass das Aktenzeichen genauso geschrieben werden muss, wie es im Rubrum der Akte in Advoware hinterlegt ist. Im Posteingang ist dann schon das Aktenzeichen hinterlegt, der Vorgang muss jetzt nur noch in die Aktengeschichte der bereits voreingestellten Akte per Doppelklick gespeichert werden.
PDFAConversion:
Es wird versucht, das PDF nach PDF/A zu konvertieren. Bei komplexen PDFs ist das nicht immer möglich.
Advoscan erfordert das .NET Framework 4.0. Falls das Framework nicht installiert ist, erscheint ein Hinweis. Das Framework muss dann bei Microsoft manuell heruntergeladen und installiert werden. Bitte wenden Sie sich hierzu an Ihren Systembetreuer.
Über die Schaltfläche "Weiter" speichern Sie die aktuelle Zuordnung eines Eintrags aus der Eingangspost zur Aktengeschichte und laden sofort den nächsten Eintrag, der noch keiner Akte zugewiesen wurde.
Die zuletzt zugeordnete Akte kann über ein "Schloss" für weitere Einträge voreingestellt bleiben. Dies ist z.B. sinnvoll, falls Sie von einem Mandanten mehrere Dokumente zu einer Akte gleichzeitig zugestellt bekommen haben.