Mit Platzhaltern haben Sie die Möglichkeit bestimmte Daten aus der aktuell geöffneten Akte automatisch in einen Schriftsatz einzufügen. Häufig benötigten Schreiben können Sie zunächst als Mustertext anlegen, speichern und später dann nur noch aufrufen (rechte Maustaste auf dem Beteiligten). Dadurch sparen Sie Zeit und Fehler werden vermieden (z.B. falsche Angaben, Tippfehler etc.). Leider werden nicht alle Daten als Platzhalter angeboten. Es besteht aber schon ein recht großes Angebot und es kommen ständig neue Platzhalter hinzu.
Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung: Verwaltungs- und Sozialrecht, kanzleispezifische Daten, Inkasso, Rechnungen, Notariat, Mietrecht, Beteiligte, Akte allgemein, Kanzleidaten, Arbeitsrecht, Familienrecht und Verkehrsrecht Um die zur Verfügung stehenden Platzhalter anzusehen klicken Sie in Word auf das Platzhalter-Symbol.
Beim Öffnen einer Dokumentvorlage überprüft das Programm automatisch für jeden Platzhalter, ob eine Ersetzung vorgenommen werden kann. Eine Ersetzung ist nur möglich, wenn vorher in der Akte die entsprechenden Daten eingegeben wurden.
Im nachfolgenden Beispiel werden die Platzhalte EheOrt» und HeiratRegNr» durch die Daten in der Aktenverwaltung ersetzt. Wenn Sie dem erstellten Text öfter benutzen möchten, fügen Sie ihn den Mustertexten zu (Siehe Kapitel Musterschriftsätze).
Vorgehen:
• Schreiben Sie Ihren Text.
• Lassen Sie den Cursor dort stehen, wo der Platzhalter eingefügt werden soll.
• Klicken Sie auf das Platzhalter-Symbol.
• Sie erhalten ein Fenster mit zahlreichen Reitern wie zum Beispiel Verwaltungs- und Sozialrecht, Kanzleispezifische Daten, Rechnungen, Notariat, Akte allgemein etc. (Da das Angebot der Platzhalter ständig erweitert wird schauen Sie sich die verschiedenen Möglichkeiten in Word am besten einmal an.)
• Wählen Sie den Reiter "Familienrecht".
• Hier finden Sie die für dieses Referat relevanten Platzhalter. Voraussetzung ist, dass die Akte im Referat "Familienrecht" geführt wird und Sie die Felder der referatspezifischen Daten ausgefüllt haben.
• Klicken Sie den entsprechenden Platzhalter und Ok.
• Dort wo Ihr Cursor stand befindet sich nun der ausgewählte Platzhalter in pinkfarbener Schrift und in spitzen Klammern.
• Schreiben Sie Ihren Text weiter, bis Sie erneut einen Platzhalter einfügen möchten, verfahren Sie wie oben beschrieben.
Wenn Sie ein individuelles Anschreiben mit Platzhaltern erstellt haben, müssen Sie zum Ersetzen der Daten auf das Austauschen - Symbol klicken. Bei einem Anschreiben mit einem Mustertext werden die Platzhalter automatisch mit den richtigen Angaben ersetzt.
Eine Besonderheit gibt es für die Platzhalter "definierbare Felder". Unter den Platzhaltern stehen nur die definierbaren Felder 1 bis 4 zur Verfügung. Mit einem Trick, können Sie die definierbaren jedoch bis 10 Felder erweitern.
Wählen Sie z. B. den Platzhalter "definierbares Feld 1" aus. Nun klicken Sie per Rechtsklick auf diesen Platzhalter und dann auf "Feldfunktionen ein/aus":
Der Platzhalter öffnet sich zur Bearbeitung. Geben Sie nun die gewünschte Nummer in den Platzhalter ein, z. B. 5. Das ganze zwei Mal:
Dies können Sie mit den anderen Freifeldern ebenfalls so handhaben. Advoware stellt insgesamt 10 zur Verfügung. Diese finden Sie zum einen unter Akte bearbeiten - Akte Seite 3 und zum anderen unter Adresse bearbeiten - Adresse Seite 3.