Sobald ein Anruf eingeht, poppt am Bildschirmrand ein Toast mit den Daten des Anrufers auf.
Unter einem Toast versteht man ein kleines Informationsfenster, das ähnlich einer Toastscheibe aus dem Toaster auf den Bildschirm gebracht wird.
Toasts erscheinen auch, wenn Advoware aktuell nicht im Vordergrund geöffnet ist. Advoware muss aber gestartet sein. Ein Toast bleibt so lange stehen, bis Sie entweder auf das "X" oder auf eine andere Stelle des Toasts klicken:
• Ein Klick auf das X löscht alle Informationen zu dem Anruf. Dieser wird nirgendwo gespeichert ("Anruf der Schwiegermutter", die anhand der im Toast angezeigten Rufnummer identifiziert wird).
• Ein Klick auf eine andere Stelle öffnet das Telefoniefenster in Advoware.
Wenn Sie die Toast über das Befehlsmenü "Optionen" - "Telefonie" abschalten, öffnet sich das Telefoniefenster, sobald Sie den Hörer abnehmen. Wir empfehlen, die Anklopf-Funktion an Ihrem Telefon auszuschalten, damit Ihnen nicht mehrere Telefoniefenster auf Ihrem Bildschirm angezeigt werden.
Im Telefoniefenster zeigt Advoware die Rufnummer und - sofern die Daten des Anrufers bereits in Advoware gespeichert wurden - die Akte und den Gesprächspartner an. Sind für den Anrufer mehrere Akten angelegt, stehen diese im Listenfeld "Akte" zur Auswahl. Voreingestellt ist immer die neueste Akte. Ein manuell von Ihnen ausgewählter Gesprächspartner bleibt auch bei Aktenwechsel immer voreingestellt.
Eine noch nicht in Advoware gespeicherte Telefonnummer kann jetzt direkt aus dem Telefoniefenster auch einer bereits vorhandenen Person zugeordnet werden.
Sie können nun über die Symbole am rechten Rand
• eine noch nicht in Advoware gespeicherte Telefonnummer einer bereits vorhandenen Person zuordnen oder eine neue Adresse anlegen:
Die Rufnummer wird automatisch eingefügt.
• die angezeigte Telefonnummer zu einer vorhandenen Adresse hinzufügen:
Dies geschieht automatisch beim Schließen, falls Sie einen Eintrag zur Verbindungsart ausgewählt haben.
• die Akte öffnen:
• eine E-Mail an den Sachbearbeiter versenden, um diesen über den Anruf zu informieren:
• eigene Notizvorlagen einfügen:
Die Notizvorlage muss als TXT-Datei gespeichert werden, damit diese als Telefonnotiz erkannt wird.
• Über "zurückrufen" erhalten Sie einen Rückrufknopf für verpasste Anrufe in Abwesenheit:
Bei Rückrufbitten stehen jetzt alle zur Akte gespeicherten Telefonnummern des ausgewählten Gesprächspartners zur Auswahl und nicht nur die erste eingegebene Nummer.
Im Dialogfenster haben Sie folgende weitere Optionen:
• Übernahme des Anrufs in das Telefonprotokoll
• Protokollierung des Anrufs in der Aktengeschichte
• Übernahme des Anrufs in das Zeithonorar (voreingestellt, wenn in der "Akte Seite 2" die Abrechnung nach Zeithonorar eingestellt ist)
• Übernahme des Anrufs in das Kanzlei-Controlling
• Übernahme des Anrufs in die Auslagenerfassung
• Zuordnung des Anrufs in den Posteingang des Aktensachbearbeiters
• Übernahme der Telefonnotiz als PDF in die Aktengeschichte
• Übernahme der Telefonnotiz als PDF in die online Akte (Zusatzmodul)
Als Datum für Telefonate in der Aktengeschichte wird immer der Beginn des Gesprächs gespeichert und nicht der Zeitpunkt der Beendigung des Telefoniefensters.
Die Option "beim Beenden ausdrucken" mit PDF-Speicherung zur Aktengeschichte einer hinterlegten Vorlage mit Merkfunktion ersetzt die Schaltfläche "Drucken" (bisher waren hierzu zwei Schritte notwendig).
Über erstellen
Sie unmittelbar eine interne Nachricht oder eine Aufgabe, z.B. wenn der
Anruf durch eine Sekretärin angenommen wird und der vom Mandanten verlangte
Rechtsanwalt gerade im Mandantengespräch ist. Dieser bekommt dann die Nachricht
sofort auf den Bildschirm und kann per Mausklick den Rückruf auslösen oder den
Anruf als Aufgabe in seiner Rückrufliste speichern, die über das Modul
"Aufgaben" aufrufbar ist. Gesprächspartner und Rückrufnummer sind automatisch
vorbelegt.
Aktivieren Sie die Option als Aufgabe speichern, um dem ausgewählten Mitarbeiter den Anruf in die Rückrufliste zu stellen, aufrufbar im Modul "Aufgaben" über den Filter im Auswahlfeld "Modus".
Aus dem Telefondialog kann jetzt direkt - ohne Umweg über eine interne "Nachricht" - eine Aufgabe erstellt werden
Datum und Uhrzeit werden jetzt auch für Kunden ohne Zusatzmodul in die Vorlagen für Telefonzettel übernommen.
Nach Eintrag einer Notiz erfolgt eine Rückfrage auf Speicherung, wenn das Fenster versehentlich über das "X" oder ESC geschlossen wird.
Bei eingehenden Anrufen erscheint eine erkannte Akte zusammen mit dem Aktenzeichen in der Titelleiste. Dies ermöglicht auf den ersten Blick die Erkennung des zuständigen Aktensachbearbeiters.
Bei ausgehenden Anrufen stehen in der Auswahlliste für den Gesprächspartner jetzt alle Beteiligten zur Auswahl (Szenario: Nicht der Angerufene, sondern die ebenfalls zur Akte gespeicherte Kontaktperson geht ans Telefon).
Über erstellen
Sie eine Wiedervorlage.
Durch Anklicken von übernehmen Sie einen Termin, den Sie im
Verlauf des Gesprächs vereinbart haben, direkt in den Terminkalender:
Sie können die Informationen des Telefoniefensters als Telefonnotiz automatisch als PDF in die Aktengeschichte übernehmen. Setzen Sie hierzu einfach das Häkchen "Telefonnotiz als PDF zur Aktengeschichte". Auf gleiche Weise können Sie die Telefonnotiz zur die online Akte übernehmen.
Die als PDF übernommene Telefonnotiz kann anschließend sofort über das Kontextmenü per E-Mail an den Mandanten übersendet werden.
Falls Sie ein Gespräch zu einem anderen Mitarbeiter durchstellen, können die Daten aus dem Dialogfenster nicht "übernommen" werden. Am Arbeitsplatz der Person, die das Gespräch durchgestellt bekommt, öffnet sich ein völlig unabhängiges Fenster.