Advoscan ist ein weiterer Schritt auf dem Weg in das papierlose Büro. Bei Advoscan handelt es sich um einen Dienst, der die Zuordnung Ihrem elektronischen Posteingang (= eingescannte Dokumente, digitalisierte Telefaxe, E-Mails, …) zur Aktengeschichte automatisiert. Somit kann der Sachbearbeiter der Akte den gesamten Schriftverkehr einsehen, ohne dass die Akte vorgelegt werden muss.
Advoscan ist kein Scannerprogramm.
Advoscan benennt die Dateien aus dem Eingangsordner um (fortlaufende Nummer, z.B. scan000335) und verschiebt diese in den eingestellten Zielordner. Gleichzeitig stellt Advoscan die Datei in das Modul "Posteingang".
Die Zuordnungen erfolgen manuell aus dem Posteingang. Ein Mitarbeiter mit der Berechtigung "Posteingang aufrufen" öffnet die vorhandenen Einträge per Doppelklick, vergibt eine sinnvolle Bezeichnung und ordnet die Einträge einer Akte zu. Die Einträge erscheinen dann automatisch in der Aktengeschichte. Gleichzeitig mit der Aktenzuordnung kann der Vorgang/das Dokument einem oder mehreren Mitarbeitern vorgelegt werden. Die Datei ist dann gleichzeitig über die Aktengeschichte aufrufbar und in dem Posteingang aller Mitarbeiter, denen der Eintrag vorgelegt wurde - bis diese das Häkchen bei "gelesen" setzen.
Beispiel: Sie möchten einem Mandanten ein Dokument per E-Mail schicken. Ihre Sekretärin scannt dann einfach das Dokument ein und braucht sich um nichts weiter zu kümmern. Der Rechtsanwalt hat an seinem Arbeitsplatz über das Modul "Posteingang" sofort Zugriff auf die Datei und kann diese wie gewünscht bearbeiten. Das gleiche gilt, wenn der Mandant einen Brief schreibt. Die Sekretärin scannt diesen ein, und der Schriftsatz steht schon in dem Posteingang.
Bei der Aktenzuordnung aus dem Posteingang werden die Dokumente automatisch in den "richtigen" Ordner verschoben (abhängig von der Grundeinstellung "Kanzleiorganisation" - "Standortverwaltung" - "Speicherorte für Dateien").
Die Dateitypen, die von Advoscan unterstützt werden, legen Sie in der Konfigurationsdatei fest.