Das "Advoware Texthandbuch" ist ein sehr mächtiges Werkzeug zur arbeitsplatzübergreifenden Verwaltung von Autotexten.
Die von Word angebotene Autotext-Funktion hat zahlreiche Nachteile:
• Die Autotexte werden nur an dem gerade verwendeten Arbeitsplatz gespeichert.
• Die Speicherung erfolgt in der globalen Microsoft-Vorlage "Normal.dot". Bei einer Neuinstallation des Betriebssystems oder von Word (Microsoft Office) gehen die dort gespeicherten Einträge nicht selten verloren, weil nicht an eine Sicherung gedacht wurde.
• Die gespeicherten Autotexte können nicht mit anderen Arbeitsplätzen synchronisiert werden. Die einzige Möglichkeit, seine Autotexte anderen Benutzern im Netzwerk zur Verfügung zu stellen, ist die Übertragung in eine allgemein zugängliche Dokumentvorlage. Dieser Vorgang erfordert erstens Fachwissen und funktioniert zweitens nur dann, wenn alle anderen Benutzer Word geschlossen haben.
• Die Auswahl in Word über das Menü "Einfügen" - "Autotext" ist sehr unübersichtlich und unkomfortabel.
• Es ist nicht einfach, einen Überblick über seine Autotexte zu behalten. Meistens hat man schon nach kurzer Zeit vergessen, welcher Autotext sich hinter der vergebenen Abkürzung verbirgt. Zahlreiche Bausteine fristen so ein Dasein als "Karteileiche".
Die Autotext-Funktion von Advoware beseitigt diese Nachteile und geht noch einige Schritte weiter:
• Aufgrund der zentralen Speicherung in einer separaten Datenbank ist keine Synchronisation erforderlich. Neue Autotexte sind sofort für alle Advoware-Benutzer im Netzwerk zugänglich.
• Jeder Eintrag kann einem Referat oder einer Kategorie zugeordnet werden. Auf diese Weise können Sie gleichartige Autotexte sinnvoll gruppieren.
• Sie können für jeden Eintrag ein Kürzel und eine Beschreibung festlegen.
• Es ist möglich, komplette Word-Dokumente als Baustein zu speichern.
• Mit der Maus können Sie vor dem Einfügen in Ihr Dokument mehrere Einträge auf einmal auswählen. Somit kann beispielsweise mit wenigen Mausklicks ein kompletter Gesellschaftsvertrag aus einer vorgefertigten Sammlung an Autotexten erstellt werden, ohne mühsam zahlreiche Änderungen an einem Musterschriftsatz vornehmen zu müssen. Ausgewählte Bausteine können nachträglich mit den Pfeiltasten in eine andere Reihenfolge gebracht werden.
• Eine Vorschaufunktion zeigt Ihnen bei der Auswahl an, welcher Text sich hinter einem Eintrag verbirgt.
• Bei der Auswahl unterstützt Sie eine komfortable Suchfunktion. Sie können per Suchbegriff einzelne Autotexteinträge auswählen, die Suche auf einzelne Referate oder Kategorien beschränken oder die Filterfunktion verwenden.
• Sie können die Autotexte per Doppelklick aus einer Liste auswählen und in das aktuelle Dokument übernehmen oder wie gewohnt über F3 aufrufen. Auch die bisher in Word erstellten Autotexte sind weiterhin über F3 aufrufbar.
Die Autotexte werden in der Datenbank TEXTE gespeichert. Ist diese Datenbank nicht vorhanden, wird sie angelegt, wenn das Fenster "Autotexte" zum ersten Mal geöffnet wird.
Im Prinzip sind beliebig viele Autotexteinträge möglich. Bei Wordautotexten ist die Anzahl jedoch zur Vermeidung von Word-Problemen begrenzt.
Sie können die Autotexte per Doppelklick aus einer Liste auswählen und in das aktuelle Dokument übernehmen oder wie gewohnt über F3 aufrufen. Auch die bisher in Word erstellten Autotexte sind weiterhin über F3 aufrufbar.
Die Autotexte werden in der Datenbank TEXTE gespeichert. Ist diese Datenbank nicht vorhanden, wird sie angelegt, wenn das Fenster Autotexte zum ersten Mal geöffnet wird.