Die Einstellungen für die Integration von Advoware Telefonie erfordert ein Höchstmaß an Sorgfalt. Sofern nicht an allen eingebundenen Arbeitsplätzen die korrekten Einstellungen vorgenommen werden, können schwer zu lokalisierende unregelmäßige Instabilitäten bis hin zu Programmabstürzen auftreten.
Nehmen Sie an allen Rechnern, an denen Mitarbeiter arbeiten, die mit ihren Kürzeln in der internen Nachrichten-/Telefonieleiste erscheinen, die nachfolgend beschriebenen Einstellungen vor - auch wenn diese die TAPI-Schnittstelle gar nicht nutzen!
Verfahren Sie wie folgt:
• Stellen Sie sicher, dass der Advoware Telefonie CTI-Dienst gestartet ist.
• Setzen Sie unter der Grundeinstellung "Kanzleiorganisation" - "Standortverwaltung" im Register "Optionen" die Häkchen bei "Schnittstelle aktivieren" und bei "Nachrichtensystem aktivieren". Die Grundeinstellung ist serverbezogen und damit einmalig an einem beliebigen Arbeitsplatz vorzunehmen.
• Die Einstellung "variable Nebenstellen" wird benötigt, wenn Mitarbeiter an mehreren Rechnern arbeiten und die Nebenstelle des Arbeitsplatzes automatisch dem angemeldeten Advoware Benutzer als "Durchwahl" zugeordnet werden soll (z.B. für das Telefonprotokoll).
• Legen Sie unter der Grundeinstellung "Kanzleiorganisation" - "Mitarbeiter" fest, welche Mitarbeiter am internen Nachrichtensystem teilnehmen. "Teilnehmen" bedeutet, dass die Mitarbeiter unter Ihrem eigenen Kürzel in der Nachrichtenleiste erscheinen und somit Nachrichten mit den anderen dort aufgeführten Mitarbeitern austauschen und diese per Mausklick (rechte Maustaste) anrufen können.
Die Einstellungen für die Integration von Advoware Telefonie erfordert ein Höchstmaß an Sorgfalt. Sofern nicht an allen eingebundenen Arbeitsplätzen die korrekten Einstellungen vorgenommen werden, können schwer zu lokalisierende unregelmäßige Instabilitäten bis hin zu Programmabstürzen auftreten.
• Tragen Sie für jeden Mitarbeiter unter der Grundeinstellung "Kanzleiorganisation" - "Mitarbeiter" im Register "Allgemein" im Datenfeld "Telefon" (Durchwahl) die interne Durchwahl ein.
• Legen Sie an allen PCs, deren Benutzer am internen Nachrichtensystem teilnehmen, die Telefonie- Einstellungen fest. Rufen Sie hierzu aus dem Befehlsmenü von Advoware den Befehl "Optionen" - "Telefonie" - "Netzwerkeinstellungen" auf.
• Tragen Sie die interne Durchwahl des Arbeitsplatzes und als Servernamen den Rechnernamen oder die IP-Adresse des Rechners ein, auf dem der Advoware Telefonie CTI-Dienst läuft. Die übrigen Felder können im Regelfall übernommen werden. Nehmen Sie die Einstellung für den Servernamen und die Portnummer unbedingt an allen Rechnern vor, an denen in der internen Nachrichten-/Telefonieleiste aufgeführte Mitarbeiter mit ihren Kürzeln erscheinen - andernfalls laufen diese Rechner nicht stabil!
Um Programmabstürze zu vermeiden, nehmen Sie diese Einstellungen unbedingt an allen Rechnern vor, an denen Mitarbeiter arbeiten, die mit ihren Kürzeln in der Kommunikationsleiste erscheinen - auch wenn diese die TAPI-Schnittstelle gar nicht nutzen.
Falls sich der Telefonieserver (der Servername) ändert, sind die Einstellungen an jedem Arbeitsplatz zu ändern.
• Starten Sie Advoware neu. Wenn alles funktioniert, erscheint nach wenigen Sekunden im Telefonsymbol in der Symbolleiste ein grüner Pfeil neben dem Telefonhörer.
Im Befehlsmenü von Advoware finden Sie unter "Optionen" - "Telefonie" folgende Befehle (alle arbeitsplatzbezogen):
• Unter Netzwerkeinstellungen geben Sie die eigene Durchwahl und als Servernamen den Rechnernamen oder die IP-Adresse des Rechners ein, auf dem der Advoware Telefonie CTI-Dienst läuft. Die übrigen Felder können im Regelfall übernommen werden.
• Einige Telefonanlagen setzen nicht immer die Verbindungen sauber zurück. In diesem Fall klicken Sie auf Tapileitung zurücksetzen.
• Wenn Sie Advoware Telefonie an einem PC nicht nutzen möchten oder wenn es ein Problem mit dem Telefoniedienst gibt oder dieser nicht erreichbar ist, läuft Advoware bei aktivierter Schnittstelle instabil. Es kommt sporadisch zu scheinbar unerklärlichen Abstürzen. Setzen Sie in diesem Fall bis zur Fehlerbehebung das Häkchen bei Schnittstelle an diesem PC nicht laden. Sie können diese Option generell immer ausprobieren, wenn Advoware instabil läuft.
• Advoware versucht für ausgehende Anrufe automatisch in der Datenbank eine Akte und einen Gesprächspartner zu ermitteln. Wenn Sie möchten, dass immer die aktuelle Akte vorbelegt ist, wenn diese Vorgang erfolglos ist, aktivieren Sie bei ausgehenden Anrufen an unbekannte Nummern aktuelle Akte vorbelegen.
• Wenn Sie nicht möchten, dass Advoware bei ankommenden anrufen Toasts einblendet, schalten Sie die Option Toasts verwenden ab (nicht empfohlen).
• Den Menübefehl kanonisches Format erzeugen benötigen Sie nur, wenn Sie Adressen aus anderen Anwendungen (z.B. aus den Outlook-Kontakten oder über unser Zusatzmodul Advocom Inkasso) importieren. Damit Sie diese Nummern per Mausklick anwählen können, müssen diese im kanonischen Format gespeichert sein. Advoware nimmt diese Speicherung bei Anklicken des Befehls unsichtbar immer für alle gespeicherten Telefonnummern vor. Für Aktenbeteiligte, die Sie in Advoware anlegen, ist dies nicht erforderlich.