Gehe zu
Sie können mit Advoware vorhandene Autotexte schnell finden. Geben Sie in dem Feld "Gehe Zu" einen Suchbegriff ein und drücken Sie die Enter-Taste. Es wird nach Kürzel und Beschreibung gesucht. Wird ein Eintrag gefunden, wird der entsprechende Autotext markiert. Klicken Sie auf das Fernglas rechts neben dem Suchfeld, um die Suche fortzusetzen. Sie können so alle Eintrage, die diesen Suchbegriff enthalten, aufrufen
Filter
Diese Funktion filtert die Autotexte nach einem Suchbegriff. Geben Sie in dem Feld "Filter" einen Suchbegriff ein und drücken Sie Enter. Es werden jetzt nur die Autotexteinträge angezeigt, die diesen Suchbegriff enthalten.
Referat/Kategorie
Diese Funktion filtert die Autotexte nach Referat. Wählen Sie aus der Liste "Referat" ein Referat aus. Es werden jetzt nur die Autotexteinträge angezeigt, die diesem Referat zugeordnet sind.
Bisherige Autotexte
Die Schaltfläche "bisherige Autotext-Funktion" öffnet das Fenster der vorherigen Autotextfunktion.
Sie können die Liste mit den Autotexten in ein Worddokument einfügen. Drücken Sie auf "Drucken". Die Tabelle mit den Autotexten wird dann in ein neues Worddokument gefügt.
Importieren aus Ordner
Sie können mehrere Worddokumente gleichzeitig als Autotexte speichern. Klicken Sie in Word in der Advoware Symbolleiste auf das Autotexte-Symbol und verfahren Sie wie folgt:
• Wählen Sie aus dem Menü "Datei" den Befehl "Importieren" - "Dateien" (<Strg> + "I").
• Wählen Sie "Öffnen" den Ordner aus, in dem die Dokumente liegen, die Sie importieren möchten.
• Wenn Dateien auch aus vorhandenen Unterordnern importiert werden sollen, markieren Sie das Häkchen "Unterordner mit einbeziehen".
• Wählen Sie das Referat aus. Werden Unterordner mit einbezogen kann als Referat der Ordnername übernommen werden (Referat = Ordnername).
• Klicken Sie auf Ok. Alle Dateien aus dem ausgewählten Ordner werden importiert.
• Der Vorgang kann je nach Anzahl der Dateien längere Zeit dauern.
Importieren aus Dokumentvorlage
Sie können Autotexte aus anderen Dokumentvorlagen übernehmen. Klicken Sie in Word in der Advoware Symbolleiste auf das Autotexte-Symbol und verfahren Sie wie folgt:
• Wählen Sie aus dem Menü "Datei" den Befehl "Importieren" - "Autotext aus Dokumentvorlagen" (<Strg> + "L").
• Wählen Sie aus dem Auswahlmenü "Vorlagen" die Dokumentvorlage aus, aus der Sie die Autotexte importieren möchten. In diesem Menü werden alle Vorlagen aus dem Word-Startup - Verzeichnis (also auch die Vorlage Autotext.dot), alle Vorlagen (*.dot-Dateien), die in Word geöffnet sind sowie die Vorlage "Normal.dot" angezeigt. Autotexte, die Sie mit der Word-Autotext-Funktion (<Alt> + F3) erstellt haben, werden i.d.R. in der Vorlage Normal.dot gespeichert.
• Wählen Sie ein Referat aus.
• Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der Autotexte, die Sie importieren wollen.
• Klicken Sie auf "Importieren".
Speichern
In der Liste mit den Autotexten kann für jeden Autotext das Kürzel, die Beschreibung und das Referat geändert werden. Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie auf "speichern".
Platzhalter
Sie können jeden Autotext als Platzhalter in einen Schriftsatz (z.B. Musterschriftsatz) einfügen. Falls sich der Text ändert, müssen Sie diese Änderung nur an einer Stelle vornehmen. Sie müssen nicht jeden Musterschriftsatz öffnen.
•
Klicken Sie in Word in der Advoware Symbolleiste auf .
• Wählen Sie den Autotext aus für den Sie einen Platzhalter erstellen möchten. Drücken Sie auf "Platzhalter". Es wird ein Platzhalter im aktuellen Dokument erstellt.