halbautomatische Buchhaltung - Daten importieren

Zunächst exportieren Sie die Kontoauszüge über Ihr Online-Banking Programm oder aus dem Internet. Hierbei erhalten Sie Hilfe bei Ihrer Bank.

Anschließend importieren Sie die Datei in Advoware:

Klicken Sie auf "Finanzbuchhaltung" - "Buchungen" - "Kontoauszüge verarbeiten".

Klicken Sie auf "Import", um den Importassistenten zu starten.

Schritt 1: Einlesen der Importdatei

Falls Sie den Importvorgang immer wieder so durchführen möchten, können Sie diesen als Schema speichern und beim nächsten Mal die Zwischenschritte 2 und 3 überspringen.

Wenn Sie die Importdatei ausgewählt haben, klicken Sie aus "Weiter".

Schritt 2: Anpassung der Importdaten an das Advoware Format

Da es keinen allgemeinen Standard für das csv-Format gibt, liefern die Kreditinstitute die Importdateien nicht in einem einheitlichen Satzaufbau. Weitgehend einheitlich ist das MT940-Format, das ebenfalls von Advoware unterstützt wird.

Die Anpassung erfolgt in Schritt 2 des Assistenten. Hier heißt es "ausprobieren". Alle Kontodaten (Betrag, Datum, …) müssen zunächst in separaten Spalten angezeigt werden. Ist dies nicht der Fall, ändern Sie zunächst das Trennzeichen (jedes Mal anschließend auf "Aktualisieren" klicken).

Wichtig: Der erste Datensatz in der Tabelle muss die richtigen Daten enthalten, also genau so aussehen wie alle weiteren Zeilen der Tabelle. Wenn in der Tabelle zunächst "Spaltenüberschriften" stehen, klicken Sie auf "1. Datensatz enthält Feldnamen". Erscheinen weitere unstrukturierte Zeilen am Anfang und Ende der Tabelle, die nichts mit den eigentlichen Daten zu tun haben, die importiert werden sollen, zählen Sie diese Zeilen und geben die Anzahl unter "Kopfzeilen" und "Fußzeilen" an (jedes Mal anschließend auf "Aktualisieren" klicken).

Wenn alles passt, klicken Sie aus "Weiter".

Schritt 3: Auswahl der Datenfelder

Im dritten Schritt wählen Sie die Datenfelder aus, die Sie benötigen. Advoware  gibt hier nicht zwingend etwas vor. Sie sollten aber zumindest den Betrag (die meisten Banken liefern nur den Betrag und kennzeichnen negative Beträge mit einem Minuszeichen, es gibt aber auch Banken, die positive Beträge als "Haben" und negative Beträge als "Soll" übermitteln) und das Beleg- und/oder Buchungsdatum auswählen. Sämtliche weiteren Daten dienen nur zu Ihrer Information, damit Sie es leichter haben, die richtige Akte zu finden. Sie können alles den Feldern für die Verwendungszwecke zuordnen.

Wenn alles passt, klicken Sie aus "Weiter".

Schritt 4: Vorschau

Im letzten Schritt des Assistenten werden Ihnen noch einmal alle Daten angezeigt, die aufgrund Ihrer Angaben importiert werden. Achten Sie darauf, dass der erste und der letzte Datensatz der Importdatei enthalten sind, dann ist alles Ok.

Damit die Einstellungen aus Schritt 2 und 3 nicht bei jedem Auszug wiederholt werden müssen, klicken Sie auf  "Schema speichern". Vergeben Sie einen einprägsamen Namen für das Schema, z.B. Import SK (Import Sparkasse). Zukünftig können die Schritte 2 und 3 dann übersprungen werden.

Sie können für die anderen Banken ebenfalls ein Schema anlegen und den Pfad der Importdatei eingeben.

Verfahren Sie wie folgt:

    Klicken Sie dann auf "Import starten". Sie befinden sich wieder im Fenster "Kontoauszüge Buchen".

    Klicken Sie auf "angezeigte Datensätze buchen". Sie erhalten folgendes Fenster:

    Klicken Sie auf "Speichern" und verfahren Sie so weiter, bis alle Buchungen importiert wurden (Sie können jederzeit unterbrechen oder am nächsten Tag weitermachen).

Im Modul "Buchungen erfassen" (über "Finanzbuchhaltung" - "Buchungen" - "Buchungen erfassen") finden Sie alle eingegebenen Buchungen wieder. Zur Sicherheit kontrollieren Sie den Endbestand der Bank mit Ihren Kontoauszügen.

Ist alles korrekt, können die Buchungen ganz normal verarbeitet werden.

Über "Export" können Sie importierte Kontoauszüge auch in andere Programmformate exportieren, z.B. Excel oder csv.

Bereits importierte Zeilen werden in rot dargestellt. Das gilt aber nur für das CSV-Format. Beim MT940-Format werden die Datensätze nicht rot dargestellt.