Klicken Sie in der Programmstartleiste auf "Aktenverwaltung" - "Wiedervorlagen" (Tastenkombination: Strg + W).
• Um
eine neue Wiedervorlage einzutragen, klicken Sie auf (F2). Advoware öffnet das
Dialogfenster "Wiedervorlage eintragen".
• Eine neue Wiedervorlage können Sie auch direkt aus dem Modul "Akte bearbeiten" eingeben. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld "Termine" und auf "Wiedervorlage". Zu jeder Wiedervorlage können Sie eine Notiz eintragen.
• Voreinstellung ist die aktuelle Akte. Um eine andere Akte auszuwählen, geben Sie im Datenfeld "Akte" die Anfangsbuchstaben der Aktenkurzbezeichnung oder (falls bekannt) die Aktennummer an. Wenn Sie Die Eingabetaste drücken, sucht Advoware nach der gewünschten Akte. Die Suche erfolgt analog zur Suche einer Akte über das Eingabefeld "aktuelle Akte".
• Der Sachbearbeiter wird automatisch aus der aktuellen Akte als Vorschlag übernommen (gleichnamiges Listenfeld im Modul "Akte bearbeiten").
• Wählen Sie eine Wiedervorlageart und optional einen Grund oder eine Priorität aus.
• Sie können unter der Grundeinstellung "Aktenverwaltung" - "Wiedervorlagen" - "Standardwerte für Listen" häufig benötigte Wiedervorlagearten und -gründe für die Auswahllisten eintragen. Für Serien können Sie z. B. die Wiedervorlagenart "Serien-Wiedervorlage" ergänzen, um diese entsprechend kenntlich zu machen.
• Geben Sie den Termin für die Wiedervorlage ein. Wenn in den Grundeinstellungen für die ausgewählte Wiedervorlageart eine Tageszahl hinterlegt wurde, wird ausgehend vom aktuellen Systemdatum automatisch ein entsprechender Termin vorgeschlagen.
• Zeitaufwand und Gesamtdauer: Diese Felder sind nur sichtbar, wenn Sie unter der Grundeinstellung "Mitarbeiter" im Register "Optionen" das "Zeitmanagement" für den ausgewählten Sachbearbeiter aktiviert haben. Schätzen Sie hier ein, wie viel Zeit Sie für die Wiedervorlage benötigen. Unter der Grundeinstellung "Aktenverwaltung" - "Wiedervorlagen" - "Standardwerte für Listen" - "Wiedervorlagearten" können Sie für jede Wiedervorlageart eine generelle Vorgabe hinterlegen. Wird die geplante Arbeitszeit für einen bestimmten Mitarbeiter für den Tag überschritten, bekommen Sie einen Hinweis von Advoware.
• Abhängig von der Grundeinstellung "Aktenverwaltung" - "Wiedervorlagen" - "Optionen autom. auf nächsten Arbeitstag weiterverfristen" terminiert Advoware das Datum direkt auf den nächst folgenden Arbeitstag (Häkchen ist gesetzt) oder gibt einen Warnhinweis (Häkchen ist gesetzt), wenn das Datum auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt. Beachten Sie die Hinweise im Kapitel Feiertage. Unabhängig von der gewählten Grundeinstellung gibt das Programm einen Warnhinweis, wenn für den Termin des Sachbearbeiters im Terminplaner eine ganztägige Abwesenheit eingetragen wurde.
• Die Schaltfläche "Neu" ermöglicht die Eingabe mehrerer Termine auf einmal, ohne das Dialogfenster zu schließen.
Weiterhin können Sie bei der Eingabe eine Anzeige bekommen, wie viele Wiedervorlagen für einen Sachbearbeiter am ausgewählten Tag und wie viele Wiedervorlagen insgesamt zur Bearbeitung anstehen. Klicken Sie dazu in den Grundeinstellungen auf "Aktenverwaltung" - "Wiedervorlagen" - "Optionen".