Anforderungen an ein elektronisch geführtes Fristenbuch

Die Fristenbearbeitung der Kanzlei sollte generell so angeordnet sein, dass ein zuverlässiges System der Eingabe und Kontrolle besteht, das im Regelfall Fehler ausschließt, will sich der Anwalt nicht vor vorne herein wegen mangelhafter Organisation in die Haftung nehmen lassen (vgl. OLG Oldenburg 2 U 49/05, AnwBl 2006, S.142). Hierzu gehört nach BGH II ZB 1/05, dass nicht etwa mehrere Mitarbeiterinnen oder gar Auszubildende für die Fristennotierung zuständig sind, sondern nur eine bestimmte und hierfür qualifizierte Fachkraft (BGH v. 06.02.2006, II ZB 1/05, AnwBl 2006 S.357 und BRAK-Mitt. 2006, S.117; BGH XII ZB 166/05 vom 17.01.2007).

Überprüfen Sie sorgfältig, welchen Mitarbeiter in der Rechteverwaltung das Recht zur Bearbeitung von Fristen zugestanden wird.

Elektronische Fristenkalender und Aufzeichnungsprogramme sind nach einem BGH-Urteil grundsätzlich zulässig (Beschluss vom 20.12.2006, IV ZB 25/06). Ein zusätzlicher schriftlicher Fristenkalender muss nicht geführt werden. Der Anwalt soll sich aber nicht darauf verlassen dürfen, dass der Computer richtig rechnet, sondern muss nach Meinung des LSG Halle (L 1 RA 370/04 vom 02.06.2005) die Frist nachrechnen.

Die eingegebenen Daten sind systematisch auszudrucken und Sicherheitskopien zu speichern, um nachträgliche Kontrollmöglichkeiten zu schaffen:

"Ein anwaltliches Organisationsverschulden liegt vor, wenn ein Rechtsanwalt einen EDV-gestützten Fristenkalender verwendet, aber nicht anordnet, dass die Eingaben in diesen Kalender jeweils durch Ausgabe der eingegebenen Einzelvorgänge über einen Drucker kontrolliert werden." (BGH II ZB 33/04).

Mit Beschluss vom 4. November 2014 - VIII ZB 38/14 - LG Kassel AG Kassel hat der BGH ferner festgestellt:

"Fristenkalender (sind) so zu führen, dass auch eine gestrichene Frist noch erkennbar und bei der Endkontrolle überprüfbar ist. Das ist auch bei einer elektronischen Kalenderführung erforderlich, denn sie darf keine hinter der manuellen Führung zurückbleibende Überprüfungssicherheit bieten".

Mit Beschluss vom 09.07.2014 XII -ZB 709/13 - urteilt der BGH:

"Zu den zur Ermöglichung einer Gegenkontrolle erforderlichen Vorkehrungen im Rahmen der Fristenkontrolle gehört insbesondere, dass die Rechtsmittelfristen in der Handakte notiert werden und die Handakte durch entsprechende Erledigungsvermerke oder auf sonstige Weise erkennen lässt, dass die Fristen in alle geführten Fristenkalender eingetragen worden sind. [..] Diese Grundsätze gelten unabhängig davon, ob die Handakte des Rechtsanwalts in herkömmlicher Form als Papierakte oder aber als elektronische Akte geführt wird."

Aus diesen Gründen raten wir dringend davon ab, erledigte oder gelöschte Fristen auszublenden.

Dieser Argumentation folgend dürften dann aber gar keine Filterungsmöglichkeiten mehr bestehen. Der Benutzer könnte ja "aus Versehen" ein falsches Jahr oder einen anderen Sachbearbeiter ausgewählt haben. Das Fristenmodul ist dann nicht mehr übersichtlich. Unsere Kunden können daher selbst entscheiden, wie sie die Fristenkontrolle durchführen.

Über die   können erledigte Fristen und/oder Vorfristen ein- oder ausgeblendet werden. Werden sie eingeblendet, erscheinen die Fristen in der Tabelle im Format "durchgestrichen".