Aufgaben eingeben

Klicken Sie in der Programmstartleiste auf "Terminverwaltung" - "Aufgaben" (Strg + "L").

    Klicken Sie in der Programmstartleiste auf "Terminverwaltung" - "Aufgaben" - "neue Aufgabe" oder drücken Sie F2.

    In dem neu geöffneten Fenster steht im Datenfeld "Akte" automatisch der Name der aktuell geöffneten Akte. Für die Aufgabeneintragung einer anderen Akte geben Sie im Datenfeld "Akte" die Buchstaben der Aktenkurzbezeichnung oder (falls bekannt) die Aktennummer an und drücken Sie "Enter".

    Geben Sie im Datenfeld "Betreff" die Aufgabe ein und füllen die anderen Felder wie gewünscht aus.

    Wählen Sie in dem Datenfeld "Arbeitsanweisungen" eine Arbeitsanweisung für den Mitarbeiter aus, an den Sie die Aufgabe delegieren möchten. Angezeigt werden alle Arbeitsanweisungen, die Sie bereits in den Grundeinstellungen - Terminverwaltung - Aufgaben - Arbeitsanweisungen hinterlegt haben. Unter der Grundeinstellung "Mitarbeiter" – "Aufgaben delegieren an" kann eine Person für neue Aufgaben voreingestellt werden. Lassen Sie das Feld "delegieren an" frei, wenn Sie eine Aufgabe "für sich selbst" eintragen möchten.

    Um eine Arbeitsanweisung auszuwählen, müssen Sie diese markieren:

    Gleichwohl können Sie über eine neue Arbeitsanweisung erstellen, die sich allerdings nur auf Ihre aktuell zu erstellende Aufgabe bezieht:

    Beispiel: Sie erstellen eine Aufgabe und delegieren an "Pool"

cid:image003.jpg@01D0C633.2CB16780

Unser Testmitarbeiter "Stefan Stift" hat keine Rechte zur Delegation, kann die Aufgabe aber sehen und bearbeiten:

cid:image004.jpg@01D0C633.2CB16780

    Wenn Sie das Kontrollfeld "privat" aktivieren, bleibt die Aufgabe für die anderen Kanzleimitarbeiter verborgen und erscheint auch nicht in der Terminübersicht.

    Für eine Rückrufbitte können Sie einen Gesprächspartner und dessen Rückrufnummer eintragen. Sie können anschließend den Rückruf direkt aus der Aufgabe auslösen. Die Aufgabe wird zudem in die Rückrufliste eingetragen (Siehe Kapitel weiter unten).

    Zeitaufwand und Gesamtdauer: Diese Felder sind nur sichtbar, wenn Sie unter der Grundeinstellung "Mitarbeiter" im Register "Optionen" das "Zeitmanagement" für den Mitarbeiter, für den die Aufgabe eingetragen wird, aktiviert haben. Dies ist der angemeldete Benutzer oder die Person, an die delegiert wird. Schätzen Sie, wie viel Zeit Sie für die Aufgabe benötigen. Wird die geplante Arbeitszeit für einen bestimmten Mitarbeiter für den Tag überschritten, bekommen Sie einen Hinweis von Advoware.

Wenn die Aufgabe auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt, gibt das Programm einen Warnhinweis aus. In den Grundeinstellungen eingegebene regionale Feiertage werden berücksichtigt. Ein Warnhinweis erfolgt auch, wenn für den Sachbearbeiter, auf den die Aufgabe eingetragen wird, im Terminplaner eine ganztägige Abwesenheit (z.B. Urlaub) eingetragen wurde.

Häufig benutzte Texte können Sie dauerhaft speichern und bei Bedarf schnell einfügen indem Sie nur den Anfangsbuchstaben eingeben. Öffnen Sie hierzu die Grundeinstellung "Terminverwaltung" - "Aufgaben" - "Standardwerte für Listen" - "Aufgabenbezeichnung".

Sie können eine neue Aufgabe auch direkt aus dem Modul "Akte bearbeiten" delegieren, indem Sie im Fenster "Termine" das Kontextmenü aufrufen. Somit müssen Sie aus einer Akte heraus nicht erst in ein anderes Modul wechseln, wenn Sie lediglich einen Eintrag ändern möchten.