Das Fenster Gesellschafterliste umfasst drei Reiter: Übersicht, Beteiligungen und Verlauf:
In der Übersicht werden die Daten zu Liste erfasst.
• Angaben zur Akte: Unter "Angaben zur Akte" werden nicht editierbar der Aktenbezug und der zuständige Notar angezeigt:
• Angaben zur Urkunde: Hier kann die betroffene Urkunde ausgewählt werden. Es wird zusätzlich nicht editierbar das der Urkunde hinterlegte Datum angezeigt. Diese Urkunde und das Datum wird für die Notarbescheinigung benötigt:
• Angaben zur Liste: Unter "verantwortlicher MA" kann der für diese Liste verantwortliche Mitarbeiter ausgewählt werden:
Im Feld darunter kann der Listename vergeben werden:
Unter "letzte Liste" kann das Datum der letzten Liste, auf die Bezug genommen werden soll, ausgewählt werden. Falls der Stand der jetzt erzeugten Liste bereits feststeht, kann dies daneben ausgewählt werden:
Es besteht die Möglichkeit, die Grundlage der letzten Liste auszuwählen. Aus haftungsrechtlichen Gründen sollte der Notar immer zusätzlich die Grundlage angeben. Hier ist eine einfache Kopie, eine beglaubigte Kopie oder das online Abrufverfahren voreingestellt. Dies kann über die Grundeinstellungen individuell geändert oder erweitert werden. Die Einstellung "keine" dient für die Gründungsliste:
• Auswahl der Gesellschaft: Über diese Auswahl kann die betroffene Gesellschaft ausgewählt werden. Sie muss ein Beteiligter aus der Akte sein. Unter der Gesellschaft wird auch die fortlaufende Gesellschafterlistennummer angezeigt:
• Angaben zur Gesellschaft: Über Angaben zur Gesellschaft wird angezeigt, ob alle Daten der ausgewählten Gesellschaft vollständig angelegt wurden. Über das Öffnen Symbol können unmittelbar in der Adresse fehlenden Daten nachgetragen werden. Der Feil dient dazu, die richtige Auswahl aus der Anschrift zu wählen, wenn mehrere Anschriften hinterlegt wurden:
• Besonderheiten: Wie im gesamten Notariat können über diese Felder besondere Hinweise hinterlegt werden, um spezielle Vorgaben zu hinterlegen:
• Veröffentlicht: Am Ende soll die Gesellschafterliste im Handelsregister veröffentlicht sein. Der Notar ist verpflichtet, dieses zu überprüfen. Wird das Feld aktiviert, so erscheinen weitere Felder. In dem Datumsfeld kann der Tag der Veröffentlichung ausgewählt werden. Weiter erscheint eine weitere Dateizeile, um entweder ein Screenshot als Datei oder ein manchmal vom Gericht erzeugtes Bestätigungsschreiben zu hinterlegen:
• Liste zuordnen: Über die Zeile Liste zuordnen wird die zuletzt erzeugte Liste im Reiter Beteiligungen angezeigt. Sie kann aber auch manuell hinzugefügt oder verändert werden
Im unteren Bereich kann die Übersicht der Gesellschafterliste gedruckt, eine Aufgabe, Wiedervorlage oder ein Termin hinterlegt werden.
Die Schaltfläche "Speichern" wird nur aktiviert, wenn zuvor alle Daten ausgefüllt wurden. Wird dieser angeklickt, so werden die Daten gespeichert und man springt in den Reiter "Beteiligungen". Über "Übernehmen" werden die bereits eingegebenen Daten gespeichert. Die Übersicht bleibt geöffnet:
Im Reiter "Beteiligungen" finden die eigentlichen Arbeiten zur Gesellschafterliste statt. In der Übersicht werden alle relevanten Spalten angezeigt, die in einer Gesellschafterliste notwendig sind. Dies sind die Laufende Nummer, die Nennbeträge, die Daten des Gesellschafters, die Veränderungspalte, die prozentuale Beteiligung und Gesamtbeteiligung. Lediglich die Veränderungsspalte ist nicht immer zwingend erforderlich. In diesem besonderen Fall können die Felder leer bleiben:
Über das Menü auf der rechten Seite kann ein neuer Beteiligter hinzugefügt, geändert, dupliziert, gelöscht, nach oben oder unten geschoben werden. Über das Wordsymbol wird die eigentliche Liste erzeugt, die dann auch in der Aktengeschichte zu finden ist:
In der letzten Spalte werden die Summen angezeigt. Diese sind farblich markiert. Blau heißt, dass der Betrag noch nicht erreicht wurde. Grün heißt, dass alles mit den Vorgaben zur Gesellschaft übereinstimmt. Rot heißt, dass die Vorgaben überschritten wurden. Nur bei grüner Schrift sind die Daten auch deckungsgleich mit den Vorgaben und dient als optischer Hinweis auf die ordnungsgemäßen Daten:
Im unteren Bereich können zusätzlich die Besonderheiten der Gesellschafterlistenverordnung ausgewählt werden, nämlich dass nach der laufenden Nummer sortiert wird oder nach den Daten des Gesellschafters:
Im Übrigen erlaubt § 4 GesLV auch eine kaufmännische Rundung, die hier ebenfalls ausgewählt werden kann:
Über die Listenart kann die Vorlage der Liste eingestellt werden. Advoware gibt hier fünf Auswahlmöglichkeiten vor, die über die Grundeinstellungen auch verändert oder erweitert werden können. Die Listenart für die Gründung, zwei Arten für den Notar und zwei Arten für den Geschäftsführer bei späterer Veränderung. Mit diesem Hilfsmittel kann der Notar auch beim Geschäftsführer behilflich sein, auch wenn er bei der Veränderung nicht mitgewirkt hat:
Über die rechte Maustaste wird zusätzlich das Kontextmenü erreicht, bei der ein neuer Gesellschafter hinzugefügt, gedruckt oder ein Worddokument erzeugt werden kann:
Erfolgt die "rechte Maustaste" auf einen Beteiligten, so erscheint hier zusätzlich "Neu", "Ändern", "Duplizieren", "Löschen", "nach oben" und "nach unten":