Klicken Sie in der Programmstartleiste auf "Terminverwaltung" - "Terminkalender" (Strg + T).
Sie können einen Zeitraum (von… bis…) entweder für einen neuen Termin mit der Maus markieren und die F2-Taste drücken…
.. oder alternativ doppelt in das gewünschte Tagesfeld und in die gewünschte Uhrzeit klicken (in der Monatsansicht wird die Uhrzeit nicht angezeigt).
Verfahren Sie wie folgt:
• Das Datum und den Zeitraum können Sie ändern. Kontrollieren Sie die Anfangs- und Endzeit.
• Geben Sie in das Datenfeld "Text" die Bezeichnung für den Termin ein.
• In das Datenfeld "Notiz" können Sie eine Notiz eingeben.
• Wenn Sie mit einem Häkchen das Feld "Zuordnung zur Akte" aktivieren, erscheint der Name der aktuell ausgewählten Akte. Wählen Sie ggf. die gewünschte Akte aus.
• Geben Sie in dem Feld "Erinnerung" den Zeitpunkt der Erinnerung an. Dann erscheint der Termin bei geöffnetem Programm automatisch zur angegebenen Uhrzeit als Fenster im Vordergrund. Das Feld entspricht in Outlook dem Feld "erneut erinnern". Wenn die Erinnerung anspringt, können die Minuten angegeben werden, wann der Termin erneut automatisch angezeigt werden soll. Die Erinnerung erfolgt zum Zeitpunkt "Termin" und, falls angegeben, zum Zeitpunkt "Vortermin".
• Sie können Vorbereitungszeiten eingeben und als Vortermin (farblich unterlegt) anzeigen lassen.
In dem Feld "Vorbereitung" muss die Vorbereitungszeit in Stunden und Minuten eingetragen werden und nicht die Uhrzeit. Tragen Sie in Ihrem Fall 00:15 ein.
• Sie haben die Möglichkeit, eine Benachrichtigung an den Mandanten zu schicken und/oder den Termin der Aktengeschichte hinzuzufügen. Wenn Sie das Kontrollfeld "Mitteilung" aktivieren, wechselt Advoware nach Eingabe des Termins automatisch in die Textverarbeitung und erstellt eine Benachrichtigung an den Mandanten mit den eingegebenen Daten.
• Die Vorlage "Ladung an Mandant" und viele weitere finden Sie in den Grundeinstellungen unter Schriftverkehr - Textverarbeitung.
• Wenn Sie ein Häkchen bei "Terminzettel" setzen, wird bei der Speicherung über Ok automatisch der angegebene Terminzettel ausgedruckt.
Wie Sie eigene Terminzettel erstellen, lesen Sie im Kapitel Grundeinstellung Terminverwaltung" - "Terminzettel.
• Wenn Sie ein Häkchen bei "Mitteilung" setzen, wird bei Speicherung über Ok automatisch die angegebene Terminmitteilung ausgedruckt.
• Wie Sie eigene Terminmitteilungen erstellen, lesen Sie im Kapitel Grundeinstellung "Terminverwaltung" - "Terminmitteilungen"
• Wenn Sie mit einem Häkchen das Feld "Outlookexport" aktivieren, wird der Termin dorthin exportiert. Im Auswahlfeld werden alle Kalender aus Ihrem Outlook oder Ihrer Exchange-Anwendung aufgeführt.
• Regelmäßig wiederkehrende Termine können Sie als Dauertermin eingeben. Das Häkchen muss zwingend gesetzt werden, sonst warnt Advoware vor Terminüberschneidungen. Beispiel: Wenn Sie vom 01.06.-05.06. täglich von 8 - 9 Uhr einen Termin haben, geben Sie unter "von" den 01.06. und unter "bis" den 05.06. ein. Jetzt müssen Sie noch das Häkchen bei "Dauertermin" setzen.
• Um die Zeit für den Dauertermin zu übernehmen, müssen Sie den Zeitraum in der Hauptmaske markieren und F2 drücken. Bei einem Doppelklick oder mit der rechten Maustaste wird die Markierung entfernt.
Dauertermine können in der aktuellen Version nicht mit Outlook synchronisiert werden. Grund: In Outlook besteht die Möglichkeit, einzelne Serienelemente zu ändern. Diese Möglichkeit gibt es in Advoware nicht, ist aber für eines der nächsten Updates geplant!
• Klicken Sie auf "ganztägig", wenn Sie den ganzen Tag büroabwesend sind.
• Um einen Termin bereits bei der Anlage in das Zeithonorar zu übernehmen, aktivieren Sie die entsprechende Option.
• Sie können den Termin unmittelbar bei der Speicherung an den Teilnehmer per E-Mail übermitteln:
• Wenn Sie "privat" anklicken, ist der eingegebene Text nur von Mitarbeiter einsehbar, für den dieser Termin eingetragen ist, andere Mitarbeiter sehen nur den Text "privater Termin".
• Wenn Sie "Besprechungszimmer" anklicken, gelangen Sie zur Auswahl der Besprechungszimmer/Ressourcen. In diesem Fenster können Sie ein oder mehrere Häkchen setzen:
Falls einzelne Besprechungszimmer bereits von anderen Mitarbeitern in der Zeit belegt sind, in der Sie diese auch nutzen möchten, werden Sie mit einer entsprechenden Meldung darauf aufmerksam gemacht:
• Sie können oben im Terminkalender nach den Besprechungszimmern selektieren:
• Wenn sie auf "zur Akte wechseln" klicken, gelangen Sie automatisch in die ausgewählte Akte.
• Klicken Sie auf "Auswärtstermin", um einen Gerichts- bzw. Auswärtstermin einzugeben. Daten zum Zielort sind nur für die neue Kategorie "Auswärtstermine" sichtbar.
Die Daten zum Zielort können bei der Termineingabe jederzeit bequem ein- oder ausgeblendet werden, indem man das Feld "Auswärtstermin" auswählt bzw. abwählt.
Zu jedem Termin können Sie jetzt sowohl eine Erinnerung als auch eine Vorbereitungszeit angeben. Für Erinnerungen ist der Tag und die Uhrzeit beliebig auswählbar.
Bei Auswärtsterminen, die für bestimmte Benutzergruppen gesperrt sind, ist im Terminkalender nur die Uhrzeit der Hin- und Rückfahrt sichtbar.
Wenn die Hinfahrt nicht auf eine volle Stunde fällt, steht noch die Uhrzeit hinter der Hinfahrt. Dies ist insbesondere relevant, wenn Sie z. B. die 5-Tages-Ansicht auswählen: