Die nachfolgende Beschreibung kann auch unmittelbar mit dem Anlegen kombiniert werden, so dass die nachfolgenden Zeilen der Übersicht halber deckungsgleich beim Erstanlegen gelten.
Im zweiten Schritt verknüpfen Sie die Registereinsicht mit einer Akte.
Sobald die Verknüpfung erfolgt ist, kann der Gesellschafter aus der Liste der Aktenbeteiligten ausgewählt werden. Es werden die beim Gesellschafter hinterlegten Registerdaten mit denen aus der Registerdatei eingelesenen Daten verglichen. Sollten die Daten Unterschiede aufweisen, werden die Daten farblich, "rot" (Daten unterschiedlich) oder "blau" (keine Daten beim Gesellschafter vorhanden), dargestellt. Ebenso werden die Daten des Registerinhalts angezeigt.
Erst mit der Verknüpfung der Akte werden weitere Auswahlmöglichkeiten unter "Aktion nach speichern" freigegeben. Mit dem Speichern werden noch folgende Funktionen abgearbeitet, sollten sie markiert sein:
• Register der Aktengeschichte hinzufügen: Es erfolgen sodann zwei Einträge: Ein Eintrag in die Aktengeschichte für die neue Registerdatei und ein Eintrag mit der laufenden Nummer für die Registereinsicht.
• SB als Posteingang vorlegen: Hierüber wird ein Eintrag in den Posteingang erzeugt, so dass ein Notar die Möglichkeit hat, in seiner täglichen Arbeit sich abgerufene Register vorlegen zu lassen.
• Registergericht der Akte hinzufügen: Über die "Angaben zu Registerdaten" ist bereits ein Registergericht vorausgewählt. Ist bekannt, dass dieses Gericht noch nicht der Akte als Beteiligter zugeordnet ist, so kann hierüber das Registergericht als Beteiligter hinzugefügt werden.
• Kosten zur Auslagenerfassung buchen: Kosten werden in die Auslagenerfassung eingetragen, je nach Abrufart 4,5 € und 1,5 €, oder, wenn anderer Betrag gewählt, beides unter der Rubrik "steuerpflichtige Auslagen". Beides berücksichtigt die jeweilige KV-Nummer. Wenn ein Register ohne Kosten zur Verfügung gestellt wird und dennoch die Funktionalität der Eingabemaske ausgenutzt werden soll, so kann keine Kosten angeklickt werden.
• Registerdatei der Adresse hinzufügen: Hier kann zusätzlich zur Adresse des Gesellschafters die Registerdatei zugeordnet werden. (siehe im Adressmodul "Adresse Seite 2 - Dokumente").
Wenn die Registerdaten unterschiedlich sind, wird dies direkt optisch in roter Farbe anzeigt. Beim Speichern werden Sie zusätzlich gefragt, ob Sie die neuen Registerdaten zur Adresse des Gesellschafters übernehmen wollen. Mit "JA" werden dann die Daten überschrieben.
Mit dem Speichern können auch die Daten aus dem Registerinhalt zu den Adressdaten aktualisiert werden. Dazu klicken sie auf die Schaltfläche mit dem Schloss. Es werden die Datenfelder, die sie ändern können, zum Editieren freigeschaltet. Als Grundeinstellung ist vorgesehen, dass diese Daten zunächst immer gesperrt sind, da diese Daten aus der Adresse übernommen werden und dauert dort verändert werden.
Nach dem Speichern werden die ausgewählten Funktionen als nicht editierbar angezeigt (plus Häkchen), wenn die Funktionen ausgeführt wurden. Ansonsten sind diese frei.
Die Kosten werden in der Übersichtsliste in der Farbe "grün" angezeigt, wenn die Kosten in die Auslagenerfassung übernommen wurden. Auch diese Funktionen können Sie über "Einstellungen speichern" voreinstellen.
Wenn die Registerdaten vor dem Speichern unterschiedlich waren (Anzeige rot) und Sie auf die Frage mit JA geantwortet haben, werden die Registerdaten in der Übersicht mit der Farbe Grün angezeigt. Dies zeigt an, dass die Daten überschrieben wurden. Sollten die Registerdaten in der Übersicht rot angezeigt werden, so haben Sie die Frage mit nein beantwortet und sie zeigt an, dass die Daten in der Übersicht und die Daten bei der Adresse des Gesellschafters unterschiedlich sind. In der Übersicht ist so leicht erkennbar, wenn die voreingestellten Daten von den bei der Adresse hinterlegten Daten abweichen. Hier soll vermieden werden, dass versehentlich alte Daten aus diesem Tool erneut zur Adressdatei gelangen, z.B. nach einer Sitzverlegung.
Im Übrigen kann auch über die Übersicht ein Datensatz überschrieben werden, so dass die angezeigte Farbe sich von Rot auf grün ändert. Hier kommt die Funktion "Aktualisieren" im Kontextmenu der Übersicht zu tragen. Hiermit können die Registerdaten des Gesellschafters mit den neuen Registerdaten der Registerdatei aktualisiert werden.