Bei der Neuanlage einer Registereinsicht erscheint eine Dialogmaske, in der die Daten eingegeben werden können. Es wird zwischen zwei Szenarien unterschieden, nämlich wenn eine Akte schon bekannt ist oder nicht. Einige Einstellungen können erst dann vorgenommen werden, wenn ein Aktenbezug besteht, so dass diese Felder dann ausgegraut sind.
Die Registereinsicht wird in fünf Bereiche aufgeteilt:
Angaben zur Akte: Über diesen Bereich erfolgt eine Verknüpfung zur Akte. Wenn dies erfolgt ist, so kann aus den dort hinterlegten Beteiligten einer ausgewählt werden, damit der nachfolgende Inhalt zu dieser Adresse des Beteiligten abgespeichert werden kann:
Angaben zur Registereinsicht: Eine Registereinsicht kann verschiedene Dateien und Abrufarten enthalten. Das wird hier erfasst. Hierbei geht es um die Abrufart, bzw. bei der Dokumentansicht zusätzlich um die Dokumentart. Bei jeder Abrufart sind die entsprechenden Kosten dafür hinterlegt. Sollten andere Kosten angefallen sein, so können diese auch individuell ausgewählt werden. Über "keine Kosten" soll die Möglichkeit geboten werden, dass auch extern zur Verfügung gestellte Registerdateien in Advoware eingebunden werden können, bei denen dann keine Kosten ausgelöst werden, aber dennoch die gesamte Funktionalität ausgeschöpft werden soll:
Angaben zu Registerdaten: Über die Registerdaten werden die Daten erfasst, die aus der PDF wie beim Grundbuch ausgelesen werden können. Hierzu gehört neben dem Gericht, der Registerart und dessen Nummer auch das Bundesland:
Angaben zum Registerinhalt: Hier werden die Inhalte angezeigt, die bei der Adresse des Beteiligten hinterlegt sind. Über die jeweiligen Abrufe können die dort bereit gestellten Informationen zur Adresse in Advoware übertragen werden, wenn dies gewünscht ist. Hier ist auch direkt sichtbar, ob die Informationen bereits zur Adresse erfasst wurden:
Aktion nach speichern: Aus den vorherigen Bereichen sind nunmehr einige Aktionen möglich, die hier ausgewählt werden können. Aus dem Hinzufügen einer Datei zu einer Akte sind dadurch eine Vielzahl unterstützender Prozesse ermöglicht worden:
Anlegen der Registereinsicht zunächst ohne Aktenbezug
Die Adressfelder in Advoware wurden so gestaltet, dass eine möglichst weitgehend automatisierte Erfassung der Daten aus den Registerdateien aus dem gemeinsamen Registerportal der Länder (handelsregister.de) erfolgt.
Aus dem Portal können die Handels-, Genossenschafts-, Partnerschafts-, Gesellschaftsregister sowie die Vereinsregister aller Bundesländer als pdf-Datei oder als strukturierte Informationen in Form von .xml-Dateien (empfohlen) auf Ihre Festplatte heruntergeladen werden.
In den meisten Fällen wird ein Dateiname generiert, die einem bundeseinheitlichen Schema folgt. Der Name der Registerdatei hat folgenden Aufbau:
Bundesland-Registergericht_Registerart_RegisterNr+Abrufart.pdf oder .xml
Empfohlen wird der Abruf als "Strukturierter Registerinhalt" (SI).
Beispiel: NW-Steinfurt_HRB_2039+SI-20240423101319.xml
Diese Datei kann anschließend in das Dialogfenster importiert werden:
• Per Drag & Drop einer Registerdatei in das dafür vorgesehene Datenfeld.
• Über die Schaltfläche "Datei suchen" rechts neben dem Datenfeld.
Bereits aus dem Dateinamen werden die Datenfelder "Registergericht", "Bundesland", "Registerart", "Register-Nr.", "Abrufart" und "Kosten" automatisch gefüllt. Für die Abrufart "DK – Dokumentansicht" wird auch die Dokumentart gefüllt.
Damit die Daten nicht ungewollt überschrieben werden, ist ein weiterer Schritt notwendig. Nachdem die XML-Datei in das vorgesehene Feld verschoben worden ist, muss sodann das Schloss geöffnet werden. Advoware stellt nun die Frage, ob die Daten automatisiert übernommen werden sollen oder nicht:
Es werden das Satzungsdatum, Sitz der Gesellschaft, Stammkapital, Gegenstand und die Vertretungsbefugnis ausgefüllt.
Das Datum des letzten Abrufs ist entweder das aktuelle Datum oder, wenn unter Optionen "Datum der Datei verwenden" voreingestellt ist, das Datum der Datei.
Das Bundesland kann voreingestellt werden, wenn unter Optionen "Bundesland vorbelegen" eingestellt ist. Welches Bundesland, stellen Sie über "Einstellungen speichern" sicher. Diese Speicherung erfolgt Benutzerabhängig. Ebenso kann gespeichert werden, ob die Datei verschoben oder kopiert als Voreinstellung eingestellt werden soll:
Die Kosten sind abhängig von der Abrufart, "DK – Dokumentansicht" kostet 1,50 €, alle anderen Abrufarten 4,50 €. Es kann auch ein anderer Betrag eingetragen werden oder auch kein Betrag. Danach richtet sich auch, ob die Auslagen nach KV 32011 erfasst werden oder als Auslagen an Dritte nach KV 32010. Die Kosten werden später bei Bedarf automatisch in die Auslagenerfassung zur Akte gebucht.
Beim Speichern wird die Registereinsicht ohne Aktenbezug in die Datenbank geschrieben und die Datei in das entsprechende Verzeichnis kopiert oder verschoben.
Wenn Sie in den Grundeinstellungen eine "aktenbezogene Speicherung der Dokumente" eingestellt haben, werden die Dateien in das Verzeichnis der imaginären Akte 0, also in das Verzeichnis …\0\.... verschoben oder kopiert. Erst beim späteren Verknüpfen der Grundbucheinsicht mit einer Akte wird die Datei in das endgültige Verzeichnis verschoben oder kopiert.