Neuanlage einer Grundbucheinsicht

Bei der Neuanlage einer Grundbucheinsicht erscheint eine Dialogmaske, in der die Daten eingegeben werden können. Es wird zwischen zwei Szenarien unterschieden, wenn eine Akte schon bekannt ist oder noch nicht. Einige Einstellungen können erst dann vorgenommen werden, wenn ein Aktenbezug besteht, so dass diese Felder zunächst ausgegraut sind:

Anlegen der Grundbucheinsicht zunächst ohne Aktenbezug

Die eigentliche Grundbuchdatei kann über drei Wege in die Grundbucheinsicht gelangen:

    Per Drag & Drop einer Grundbuchdatei in das dafür vorgesehene Datenfeld

    Über "Datei suchen" rechts neben dem Datenfeld

    Manuelle Eingabe der Daten

Über den Namen der Grundbuchdatei werden die Datenfelder "Amtsgericht", "Grundbuch von" und "Blatt" automatisch gefüllt. In den meisten Fällen wird ein Dateiname generiert, der immer dem gleichen Schema folgt. Der Name der Datei muss daher folgenden Aufbau haben:                                             

                        Amtsgericht_Grundbuchvon_Blatt.pdf

            z.B.:     Hattingen_Hasslinghausen_5555.pdf

Sollte ein Bundesland nicht diesem Format folgen oder die Datei widererwarten mit Ziffern erzeugen, so empfiehlt es sich, die PDF nach diesem Format umzubenennen.

Das Datum der Grundbucheinsicht ist entweder das aktuelle Datum oder, wenn unter Optionen "Datum der Datei verwenden" voreingestellt ist, das Datum der Datei. Dies wird hinterher auch in den referatspezifischen Daten angezeigt:

Das Bundesland kann voreingestellt werden, wenn unter Optionen "Bundesland vorbelegen" eingestellt ist. Welches Bundesland genommen wird, stellen Sie über "Einstellungen speichern" sicher.  Diese Speicherung erfolgt benutzerabhängig. Ebenso kann gespeichert werden, ob die Datei verschoben oder kopiert als Voreinstellung eingestellt werden soll:

Die Kosten sind mit 8,00 € vorgegeben, da eine Grundbucheinsicht in der Regel 8,00 € kostet. Es kann auch ein anderer Betrag eingetragen werden oder auch kein Betrag. Danach richtet sich auch, ob die Auslagen nach KV 32011 erfasst werden oder als Auslagen an Dritte nach KV 32010. Die Kosten werden später bei Bedarf automatisch in die Auslagenerfassung zur Akte gebucht:

Beim Speichern wird die Grundbucheinsicht ohne Aktenbezug in die Datenbank geschrieben und die Datei in das entsprechende Verzeichnis kopiert oder verschoben:

Wenn Sie in den Grundeinstellungen eine aktenbezogene Speicherung der Dokumente eingestellt haben, werden die Dateien in das Verzeichnis der imaginären Akte 0, also in das Verzeichnis …\0\.... verschoben oder kopiert. Erst beim späteren Verknüpfen der Grundbucheinsicht mit einer Akte wird die Datei in das endgültige Verzeichnis verschoben oder kopiert.

Sollte eine isolierte Grundbucheinsicht ohne Aktenbezug erfolgen, so ist dieser Abruf nach § 133a GBO zu protokollieren. Auch diese Möglichkeit bietet die Grundbucheinsicht, um später ein berechtigtes Interesse nachweisen zu können.