Elektronische Nebenakte - Umsetzung in Advoware

Über den Aufruf "Notariat" - "Schnittstellen" - "Export Nebenakte" können notarielle Nebenakten gemäß den Anforderungen des § 43 NotAktVV in einen von der BNotK vorgegebenen strukturierten Datensatz in das Dateisystem exportiert werden.

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Standardmäßig beinhaltet die Nebenakte alle Einträge aus der Aktengeschichte, die mit einem Dokument verknüpft sind, mit Ausnahme der Urkunden selbst.

Dokumente, die nicht zur Nebenakte gehören (z.B. interne Nachrichten oder Telefonnotizen, die in keinem inhaltlichen Zusammenhang zu einem Amtsgeschäft stehen), können über einen Klick in die Spalte "ausblenden" aus der Nebenakte entfernt werden. Dies hat keine Auswirkung auf die Aktengeschichte.

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Über den Filter "ausgeblendete Einträge" können Sie den Vorgang bei Bedarf wieder rückgängig machen.

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Über den Filter " Urkunde" kann die Auswahl auf Vorgänge beschränkt werden, die mit einer Urkunde verknüpft sind. 

Über das Kontextmenü "Urkunde zuordnen" können weitere markierte Einträge nachträglich einer Urkunde zugeordnet werden:

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Über das Kontextmenü "Urkundenzuordnung entfernen" können Sie eine Zuordnung wieder entfernen.

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Über das Kontextmenü "Vorgang" können Sie weitere Angaben hinterlegen. Voreinstellung für die Aufbewahrungsfrist sind grundsätzlich 7 Jahre. Sofern keine abweichende längere Aufbewahrungsfrist angegeben wird, muss hier keine Angabe gemacht werden.

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Wird kein Datum für den Abschluss des Amtsgeschäfts angegeben, trägt Advoware bei einem Export das Datum der Aktenablage ein. Dies setzt jedoch voraus, dass die Akten unmittelbar nach Abschluss des Amtsgeschäfts abgelegt werden. In der Praxis kann es jedoch zu Verzögerungen kommen, weshalb es sinnvoll sein könnte, die Angabe vorzunehmen. Durch die klare Trennung dieser Daten ist sichergestellt, dass sowohl der Abschluss des Amtsgeschäfts als auch die formelle Archivierung nachvollziehbar und korrekt dokumentiert sind. Dies kann bei späteren Überprüfungen von Vorteil sein.

Über die Schaltfläche  importieren Sie die Nebenakte in das Dateisystem. Der Export erfolgt in den Advoware-Unterordner "Nebenakten". In diesem Ordner liegen html-Dateien, die von einem Amtsnachfolger per Doppelklick im Standardbrowser geöffnet werden. Für jede Nebenakte wird automatisch eine eigener Unterordner angelegt. Dieser enthält die von der Spezifikation geforderte .xml-Datei sowie die verknüpften Dokumente.

An einen Amtsnachfolger zu übergeben ist der gesamte Ordner \Advoware\Nebenakten mit allen Unterordnern.

Über die Schaltfläche sehen Sie, wie ein Amtsnachfolger die exportierte Nebenakte nach Doppelklick auf die html-Datei in seinem Dateisystem sieht.