Aufgrund von § 35 Abs. 2 Satz 1 BNotO in den Grenzen der §§ 43, 44 NotAktVV ist die ausschließlich elektronische Führung notarieller Nebenakten zulässig. Bei Einhaltung der entsprechenden Vorgaben ist kein Ausdruck der Nebenakteninhalte mehr notwendig. § 43 Abs. 1 Satz 1 NotAktVV schreibt vor, dass rein elektronisch geführte Nebenakten durch einen Strukturdatensatz beschrieben sein müssen. Hintergrund ist, dass bei der Führung ausschließlich elektronischer Nebenakten sichergestellt sein muss, dass in den Fällen, in denen es zu einem Wechsel der Zuständigkeit für die Verwahrung der Akten kommt (§ 51 Abs. 1 Satz 1 BNotO, etwa Erlöschen eines Amtes), die Akten für die nachfolgend zuständige Stelle (Amtsnachfolger und ab 1. Januar 2022 Notarkammer) verfügbar sind, ohne dass das komplette informationstechnische System übernommen werden muss.
Führung elektronischer Nebenakten nach Inkrafttreten der NotAktVV
Veröffentlichung zur Nebenakten-Datensatz-Bekanntmachung-2023
Aus § 43 Abs. 1 NotAktVV in Verbindung mit der Bekanntmachung ergibt sich, dass nicht zu jedem beliebigen Zeitpunkt die XML-Daten und die bei der Nebenaktenführung verwendeten Dokumente in dem Dateisystem vorliegen müssen, sondern nur ein jederzeitiger Export in dieser Form möglich sein muss. Diese Möglichkeit muss jederzeit kurzfristig, ohne weitere Vorbereitung bzw. Zwischenschritte bestehen.