Outlook Synchronisation - Behandlung von gelöschten Terminen

Wird ein Termin in Advoware gelöscht, prüft das Programm, ob der Termin aus Microsoft Outlook importiert oder nach Outlook exportiert wurde. Ist dies der Fall, wird der Termin auf Rückfrage auch in Outlook gelöscht.

Wird der Termin in Microsoft Outlook nicht gefunden, z.B. weil die Sekretärin den Termin in Advoware löscht, der Termin sich aber am Arbeitsplatz des Rechtsanwalts noch in Microsoft Outlook befindet, wird der Termin in Advoware nur als gelöscht gekennzeichnet. Der Termin ist dann in Advoware nicht mehr sichtbar. Um den Termin in Microsoft Outlook an dem Arbeitsplatz des Rechtsanwalts zu löschen, muss die Import-/Exportfunktion an diesem Arbeitsplatz aufgerufen und das Häkchen "gelöschte Termine in Outlook löschen" gesetzt werden.

Warum werden Termine, die in Outlook gelöscht werden, nicht unmittelbar in Advoware gelöscht?

Das Problem

Wird ein Termin manuell in Microsoft Outlook gelöscht, muss dieser Termin auch manuell in Advoware gelöscht werden. Wird z.B. ein Termin in Advoware eingegeben, dieser nach Microsoft Outlook exportiert und später in Outlook gelöscht, kann Advoware nicht erkennen, ob dieser Termin gelöscht oder noch nicht exportiert wurde. Aus dem Kriterium "der Termin wurde exportiert, ist aber nicht in Outlook vorhanden", kann nicht geschlossen werden, dass der Termin gelöscht wurde. Wird z.B. ein neuer Windows-Benutzer angelegt, ist der Terminkalender in Microsoft Outlook leer. Würde dann nach diesem Kriterium verfahren, hätte das zur Folge, dass alle Termine in Advoware gelöscht werden!

Die Lösung

Wenn Sie einen Termin in Microsoft Outlook löschen möchten, den Termin aber nicht in Advoware löschen können, weil Sie z.B. mit Ihrem Notebook unterwegs sind und keinen Zugriff auf Advoware haben, tragen Sie in dem Feld "Kategorie" das Wort "gelöscht" ein. Beim späteren Im-/Export wird der Termin auch in Advoware gelöscht.