Die nachfolgende Beschreibung kann auch unmittelbar mit dem Anlegen kombiniert werden, so dass die nachfolgenden Zeilen der Übersichthalber deckungsgleich beim Erstanlegen gelten.
Im zweiten Schritt verknüpfen Sie die Grundbucheinsicht mit einer Akte:
Sobald die Verknüpfung erfolgt ist, wird die Checkbox "Neues Grundbuch anlegen" aktiviert und zugleich markiert. Daneben wird dann der Name des neuen Grundbuchs (zugleich Name bei den referatspezifischen Daten (Grundbuchmodul) vorgeschlagen. Der Vorschlag richtet sich nach der Voreinstellung unter Optionen "Grundbuchname nach Blattnummer". Wenn diese Voreinstellung gesetzt ist, wird der Grundbuchname aus "Grundbuch von" und "Blatt" erzeugt, sonst wird "Grundbuch" mit einer ergänzenden Zahl als Name vorgeschlagen. Der Name ist aber manuell sofort, wie auch später, überschreibbar:
Soll kein neues Grundbuch angelegt werden, sondern die Daten aus einem bereits vorhandenen Grundbuch übernommen werden, nehmen Sie das Häkchen bei "Neues Grundbuch anlegen" raus und wählen Sie eins von den vorhandenen Grundbüchern aus. Diese werden aber nur angezeigt, wenn bereits unter den referatspezifischen Daten ein Eintrag vorliegt.
Achtung: Bei Übernahme der Daten aus dem vorhandenen Grundbuch werden die bereits eingegebenen Daten überschrieben.
Eine Besonderheit kann Advoware berücksichtigen, nämlich dann, wenn im weiteren Verlauf eine aktuellere Grundbuchdatei zur Akte gelangen soll, obwohl das eigentliche Grundbuch schon angelegt ist.
Hier besteht die Gefahr, dass dann die Eintragungen im vorhandenen Grundbuch überschrieben werden. Als Schutz kann dann das Feld "nur Datei aktualisieren" aktiviert werden:
Dann werden alle Felder gesperrt, die nicht versehentlich überschrieben werden sollten. Es können dann nur die Felder ausgefüllt werden, die auf Grund der neuen Datei entstehen.
Erst mit der Verknüpfung der Akte werden weitere Auswahlmöglichkeiten unter "Aktion nach speichern" freigegeben. Mit dem Speichern werden noch folgenden Funktionen abgearbeitet, sollten sie markiert sein:
• Grundbuch der Aktengeschichte hinzufügen: Es erfolgen sodann zwei Einträge: Ein Eintrag in die Aktengeschichte für die neue Grundbuchdatei und ein Eintrag mit der laufenden Nummer für die Grundbucheinsicht.
• SB als Posteingang vorlegen: Hierüber wird ein Eintrag in den Posteingang erzeugt, so dass ein Notar die Möglichkeit hat, in seiner täglichen Arbeit abgerufene Grundbücher sich vorlegen zu lassen.
• Amtsgericht als Grundbuchamt der Akte hinzufügen: Über "Angaben zum Grundbuch" ist bereits ein Amtsgericht vorausgewählt. Ist bekannt, dass dieses Gericht noch nicht der Akte als Beteiligter zugeordnet ist, so kann hierüber das Grundbuchamt als Beteiligter hinzugefügt werden.
• Kosten zur Auslagenerfassung buchen: Kosten werden in die Auslagenerfassung eingetragen, bei 8,00 € als "Auslagen Grundbucheinsicht vom", bei einem Wert ungleich 8,00 € als "Auslagen an Dritte vom …", beides unter der Rubrik "steuerpflichtige Auslagen". Beides berücksichtig die jeweilige KV-Nummer. Wenn ein Grundbuch ohne Kosten zur Verfügung gestellt wird und dennoch die Funktionalität der Eingabemaske ausgenutzt werden soll, so kann keine Kosten angeklickt werden.
Nach dem Speichern werden die ausgewählten Funktionen als nicht editierbar angezeigt, wenn die Funktionen ausgeführt wurden. Ansonsten sind diese frei:
Die Kosten werden in der Übersichtsliste in der Farbe Grün angezeigt, wenn die Kosten in die Auslagenerfassung übernommen wurden.
Auch diese Funktionen können Sie über "Einstellungen speichern" voreinstellen:
Wenn die Reihenfolge der Bearbeitung so ist, dass zuerst das Grundbuch angelegt wird und danach erst die Grundbucheinsicht eingetragen wird, ändert sich die Reihenfolge der Dateneingabe entsprechend. Dann wird mit Schritt 2 begonnen, das Grundbuch ausgewählt, die restlichen Daten manuell eingetragen und gespeichert. Dann können Sie über "Grundbuch" das Grundbuch aus der Aktengeschichte der Grundbucheinsicht zuordnen.
Protokollierung nach § 133a GBO
Die Protokollierung soll der Dokumentation des berechtigten Interesses nach § 133a GBO gerecht werden. Dies könnte beispielsweise vorkommen, wenn ein Grundstückseigentümer ohne spätere Beurkundung und ohne zum Grundbuchamt zu fahren, vom Notar sein Grundbuchauszug haben möchte.
Wenn man nun die Protokollierung aktiviert, so erscheint ein Fenster mit dem Hinweis "Berechtigtes Interesse (§ 133a GBO)." In der Praxis dürfte diese Protokollierung eine untergeordnete Rolle spielen, so dass auf eine schematische Ausweitung der Erfassung verzichtet wurde. Es dürfte genügen, das berechtigte Interesse stichwortartig darzustellen.
Eine Hilfe bietet hierbei der Tooltip, wenn man also mit dem Cursor im Feld stehen bleibt. Dort steht: "Hier eingeben, die Art des ber. Interesses, Empfänger, Inhalt der Weitergabe (z.B. ohne Abt. III), als Datei oder Ausdruck".
Neues Grundbuch, das bereits erfasst wurde
Sollte einmal ein Grundbuch ein zweites Mal erfasst werden, so können die weiten Daten (z.B. aus Abt I bis III) aus dem bereits bestehenden Grundbuch in das neue Grundbuch kopiert werden. Das wird über den Grundbuchnamen gesteuert. Die Einmaligkeit besteht aus der Kombination aus "Grundbuch von" und der "Blattnummer".
Sollte bereits in der Vergangenheit ein Grundbuch dieser Art angelegt worden sein, so erkennt Advoware einen vorherigen Eintrag. Es wird daher dazu geraten, die Einstellung "Grundbuchname nach Blattnummer" zu belassen, damit die Kanzlei diese Funktionalität auch maximal ausnutzen kann.