Rechnung erstellen

Um eine Rechnung nach dem GNotKG zu erstellen,

     wählen Sie auf der 1. Seite der Akte ein zum Notariat gehörendes Referat aus (Grundeinstellung Aktenverwaltung - Akten - Standardwerte für Listen - Referate, Spalte Notariat).

     wählen Sie auf der 2. Seite der Akte unter "abrechnen nach" den Eintrag GNotKG 2021 (ist nach Auswahl eines entsprechenden Referats bereits automatisch voreingestellt, wenn die Akte nach dem 01.01.2021 angelegt wurde).

Klicken Sie auf Notariat - Kostenberechnung oder drücken Sie die Tastenkombination Abrechnung nach GNotKG Strg + R ("R" wie "Rechnung").

In der Symbolleiste finden Sie eine Möglichkeit zur Auswahl der unterschiedlichen GNotKG-Fassungen.

Ein Wechsel dieser Auswahl hat keine Auswirkungen auf bereits eingegebene Rechnungspositionen, so dass Sie hier z.B. vor der Eingabe von Vollzugsgebühren i.V.m. XML-Strukturdaten einen Wechsel vornehmen können. Da hier nach § 10 GNotKG auf die Fälligkeit abgestellt wird, werden z.B. Strukturdaten (KV-Nummern 22114, 22115, 22125) unabhängig vom Datum der Beauftragung immer nach der aktuellen Fassung abgerechnet.

Die Einstellung ist ansonsten maßgeblich für die Berechnung der Fahrtkosten und der Tages- und Abwesenheitsgelder über die "steuerpflichtigen Auslagen".

Jede Gebühr oder Auslage einer Kostenberechnung wird als Rechnungsposition erfasst.

Die Kostenberechnung erfolgt auf der Basis des Kostenverzeichnisses (Anlage 1 zu § 3 Absatz 2 GNotKG). Im Kostenverzeichnis (KV) sind alle abrechenbaren Gebührentatbestände und Auslagentatbestände aufgeführt. Jeder dieser Kostentatbestände wird durch eine eindeutige Nummer, eine Beschreibung sowie die Gebühr bzw. einen Gebührensatz nach § 34 GNotKG beschrieben. Advoware bildet diese Kostentatbestände in der Spalte Bezeichnung ab.

Typische Geschäftsvorfälle, für die regelmäßig mehrere Kostentatbestände erfüllt sind, können in einer Vorlage zusammengefasst und dauerhaft gespeichert werden. Eine Vorlage kann aus einem oder mehreren Vorgängen bestehen, z.B. im Gesellschaftsrecht die Gesellschaftsgründung und deren Anmeldung beim Handelsregister. Dies dient einer schnellen Erfassung in der Rechnung.

Advoware stellt bereits von sich aus eine große Auswahl an Vorlagen bereit:

     Um eine eigene Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf die Diskette neben der Auswahlliste der Vorlagen. Vergeben Sie anschließend einen beliebigen Namen. Die Vorlage wird zukünftig kanzleiweit in der Liste angezeigt.

     Um eine Vorlage zu löschen, muss diese ausgewählt sein. Klicken Sie anschließend auf das Löschsymbol neben der Diskette.

Nach Auswahl einer Vorlage werden die einzelnen Rechnungspositionen in die Rechnung eingefügt. Eine Auswahl jedes einzelnen Gebührentatbestands ist somit nicht erforderlich. Über die Grundeinstellungen Notariat - Kostenberechnung - Optionen legen Sie fest, ob diese bei Auswahl der Vorlage bereits aktiviert sind (Spalte Gebühren in eigenen Vorlagen aktivieren).

Verfahren Sie für die Rechnungserstellung wie folgt:

     Wählen Sie die zum Geschäft oder Verfahren passende Vorlage aus (optional). Die Auswahl einer Vorlage bewirkt, dass alle Gebührentatbestände, die in der Vorlage enthalten sind, nacheinander als Rechnungspositionen eingefügt werden. Dabei gelten die gleichen Regeln wie bei der Einzelauswahl (nachfolgend erläutert).

     Wenn Sie keine Vorlage verwenden oder wenn Sie weitere Rechnungspositionen in die Kostenberechnung einfügen möchten, kann die Nummer des Kostenverzeichnisses per Tastatur in die Spalte Bezeichnung eingegeben oder per Maus aus der Auswahlliste ausgewählt werden. Nehmen Sie die nächste freie Zeile der Tabelle. Die Auswahlliste erscheint, wenn Sie in die Spalte klicken und beginnt immer mit der zugehörigen KV-Nummer, so dass durch die Eingabe der KV-Nummer eine schnelle Auswahl möglich ist. Für die Eingabe per Tastatur wurde die Spalte mit einer Autovervollständigung ausgestattet. Dies bedeutet, wenn eine Nummer aus dem Kostenverzeichnis in das Feld eingegeben wird, wird während der Eingabe die Liste auf Einträge eingeschränkt, die mit den bisher angegebenen Ziffern beginnen. Wenn Sie nicht alle 5 Ziffern eingeben, wird bei Drücken der Tabulator- oder Eingabetaste der Eintrag angezeigt, der in der Liste ausgewählt ist. Dies ist der erste Eintrag, der mit der bisher eingegebenen Ziffer beginnt.

Beispiel: Um eine Vollzugsgebühr 22110 auszuwählen, reicht die Eingabe von 22, weil die Nummer 22110 die erste Gebühr ist, die mit 22 beginnt:

Drücken Sie nach der Eingabe von 22 die Eingabe- oder Tabulatortaste.

Um eine Betreuungsgebühr 22200 auszuwählen, reicht dementsprechend die Eingabe von 222.

Die im Kostenverzeichnis angegebene eindeutige Nummer ist zwar als Einheit zu betrachten, in der Praxis kann aber für den Kanzleimitarbeiter eine aussagekräftigere Bezeichnung erforderlich sein. Deshalb können in den Grundeinstellungen zu einer Nummer mehrere Bezeichnungen und Wertvorschriften hinterlegt werden.

Nach Auswahl einer Rechnungsposition nimmt das Programm automatisch einige Aktionen vor:

     Die Bezeichnung wird aus der Grundeinstellung Kostenverzeichnis (dort Spalte Bezeichnung) übernommen und kann bei Bedarf geändert oder ergänzt werden. Die Bezeichnung wird später in das Rechnungsdokument übernommen.

     Für Beurkundungsgegenstände, die einer Vergleichsberechnung nach §§ 35, 94 GNotKG unterliegen, vergibt Advoware in der Spalte Gegenstand (alias) automatisch eine Zahl. Diese Spalte dient der technischen Gruppierung nach Gegenständen. Dies bedeutet, dass alle Positionen mit derselben Zahl als gegenstandsgleich betrachtet werden, entsprechend sind Zeilen mit verschiedenen Zahlen in der Spalte Gegenstand gegenstandsverschieden. Vorbelegt ist stets Gegenstandsverschiedenheit. Advoware erhöht automatisch für jeden neuen Beurkundungsgegenstand fortlaufend die Zahl. Die Zahlen sind beliebig und tauchen im Rechnungsdokument nicht auf. Um gegenstandsgleiche Beurkundungsgegenstände müssen Sie diesen Eintrag ändern und alle anderen gegenstandsgleichen Zeilen mit derselben Zahl kennzeichnen. Sind Vorgänge nach § 109 Abs. 1 als gegenstandsgleich zu betrachten, müssen Sie für diese Gruppierung in der Spalte Hg das Hauptgeschäft festlegen, dessen Geschäftswert bei der Vergleichsberechnung eingesetzt wird. Es ist nur ein Hauptgeschäft pro Rechnung möglich. Bei angeordneter Gegenstandsgleichheit nach § 109 Abs. 2 ist der Geschäftswert der höchste in Betracht kommende Wert. Ein Hauptgeschäft existiert nicht.

     Aus den Grundeinstellungen des Kostenverzeichnisses übernimmt Advoware bei Wertgebühren - falls vorhanden - die zum Gebührentatbestand (= zur Bezeichnung) hinterlegte Wertvorschrift. Diese ist als Vorschlag anzusehen und kann bei Bedarf geändert oder ergänzt werden. Enthält die gewählte Wertvorschrift Bestimmungen zum Geschäftswert oder zum Satz, werden diese automatisch berücksichtigt. Wenn Sie in die Spalte Wertvorschrift klicken, erscheint analog zur Spalte Bezeichnung eine Auswahlliste der in den Grundeinstellungen vorhandenen Wertvorschriften.

     Wenn Sie einen Gebührentatbestand aus dem Kostenverzeichnis auswählen, der die Angabe einer Wertvorschrift erfordert, setzt das Programm nach Auswahl der Gebühr die Zelle für die Wertvorschrift farblich ab. Dies signalisiert Ihnen, dass hier eine Eingabe getroffen werden muss.

Eine Warnung erfolgt für alle Gebührentatbestände, die unter der Grundeinstellung Notariat - GNotKG - Kostenverzeichnis ein Häkchen in der Spalte Wertvorschrift Pflichtangabe besitzen.

     Ebenfalls aus den Grundeinstellungen des Kostenverzeichnisses übernimmt Advoware bei Eingabe einer Bezeichnung den Gebührensatz (bei Wertgebühren) oder vorhandene Festgebühren. Auch für viele Wertvorschriften sind Vorgaben für den Gebührensatz oder den Geschäftswert vorgegeben. Diese werden bei Auswahl einer Wertvorschrift automatisch übernommen.

     Wird ein Geschäftswert eingegeben, wird im Hintergrund geprüft, ob der Wert bei dieser Wertvorschrift zulässig ist. Ist dies nicht der Fall, wird die Eingabe durch den fixen oder Maximalgeschäftswert ersetzt. Maximalgeschäftswerte werden ebenfalls berücksichtigt.

     Wird ein Gebührentatbestand (= eine Bezeichnung) ausgewählt, dessen Gebühr im Kostenverzeichnis fest angegeben ist (Festgebühr), wird nach Auswahl des Gebührentatbestands der Betrag in die Rechnungsposition eingefügt.

     Wird ein Gebührentatbestand ausgewählt, für dessen Gebührensatz im Kostenverzeichnis eine Unter- und eine Obergrenze angegeben sind, wird nach Auswahl des Gebührentatbestands der maximale Gebührensatz eingefügt und der Betrag abhängig vom Geschäftswert ermittelt. § 92 Abs. 2 GNotKG schreibt für die wichtigsten Fälle, nämlich der vollständigen Entwurfserstellung, zwingend den höchsten Gebührensatz vor. Advoware setzt bei Vorhandensein von Unter- und Obergrenzen den Gebührensatz farblich ab und zeigt den Rahmen in einem Tooltip, wenn Sie mit der Maus auf die Zeile zeigen. Bei Änderung prüft das Programm, ob sich die Eingabe im zulässigen Bereich bewegt. Ist dies nicht der Fall, erfolgt eine Korrektur auf den Mindestsatz (bei einer Unterschreitung) bzw. Maximalsatz (bei Überschreitung).

     Sämtliche Mindestgeschäftswerte sowie Unter- und Obergrenze für die Gebührenhöhe werden automatisch berücksichtigt. Bei der manuellen Eingabe eines Gebührensatzes oder Betrages wird nach der Eingabe geprüft, ob sich der Wert innerhalb der Grenzen bewegt, die im Kostenverzeichnis festgelegt sind. Falls eine Grenze verletzt wird, erfolgt eine automatische Korrektur.

     Wird für Betragsgebühren die Mindestgebühr (für Rahmengebühren der Mindestgebührensatz) unterschritten, setzt Advoware die Mindestgebühr (den Mindestgebührensatz) ein. Wird für Betragsgebühren die Maximalgebühr (für Rahmengebühren der Maximalgebührensatz) unterschritten, setzt Advoware die Maximalgebühr (den Maximalgebührensatz) ein.

     Beträgt der Geschäftswert für eine Rechnungsposition mehr als 60 Millionen, erfolgt eine automatische Ergänzung der Wertvorschrift um § 35 Abs. 2 (Höchstwert 60 Mio. €).

     Bei linearen Gebührentatbeständen wird die Spalte Anzahl eingeblendet.

Beispiele:

25102 - Abschriftbeglaubigung, anzugeben ist die Anzahl der Seiten

25200 - Registereinsicht, anzugeben ist die Anzahl der Registerblätter

25211-25214 - Abdrucke und Dateien

26002 - Auswärtstätigkeit, anzugeben ist die Anzahl der "halben Stunden"

Bei der Auswärtstätigkeit ist folgende Besonderheit zu beachten: Werden im Rahmen einer Auswärtstätigkeit mehrere Geschäfte vorgenommen, fällt die Gebühr nur einmal an und muss auf diese Geschäfte verteilt werden.

     Wenn Sie eine Rechnungsposition eingeben, die in einer Rechnung per Gesetz nur einmal abgerechnet werden darf, wird ein Hinweis angezeigt (Beispiel: Vollzugsgebühr 22110, Betreuungsgebühr 22200).

     Wenn Sie eine Rechnungsposition eingeben, die per Gesetz durch das Vorhandensein einer anderen Rechnungsposition ausgeschlossen ist, wird ebenfalls ein Hinweis angezeigt (Beispiel: 26002/26003 oder 22110/22111).

Die Pauschale für Post- und Telekommunikationsdienstleistungen 32005 wird aus den Gebühren des Verfahrens berechnet.

Sie können wahlweise die tatsächlich erfassten Post- und Telekommunikationsdienstleistungen 32004 oder die Pauschale 32005 in Rechnung stellen. Bei der Speicherung der Rechnung prüft Advoware automatisch, welche Gebühr höher ist und stellt eine Rückfrage, wenn die aktuell ausgewählte Rechnungsposition niedriger ist.

Zu beachten ist, dass man die Höhe der Gebühren noch durch die Vergleichsberechnung nach §§ 35, 94 GNotKG ändern kann. Bei der Speicherung, also nach der Vergleichsberechnung, wird die Pauschale automatisch neu berechnet. Wurden Auslagen in tatsächlicher Höhe 32004 erfasst, übernimmt Advoware die höhere Gebühr.

Zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung trägt Advoware automatisch sämtliche bisher zur Akte erfassten und noch nicht abgerechneten Auslagen in die Auslagentabelle ein. Über das Kontextmenü oder  links neben der Tabelle können Sie weitere Auslagen erfassen - der Umweg über das Auslagenmodul ist nicht notwendig. Advoware öffnet ein Dialogfenster mit einem Auslagenblatt, das alle möglichen Auslagen enthält. Es müssen nur die Anzahlen bzw. tatsächlichen Beträge eingetragen werden. Gegebenenfalls ist zuvor das Datum zu ändern, an dem die Auslagen entstanden sind. Alle im Auslagenblatt erfassten Auslagen werden nach Beendigung des Dialogs als Rechnungsposition in die Auslagentabelle übernommen. Dort können sie aber nicht bearbeitet werden, dazu muss das Auslagenblatt erneut geöffnet werden.

Klicken Sie auf , um weitere Auslagen derselben Auslagenart in einer weiteren Zeile abzurechnen. Bei Kopien können Sie kein Datum angeben, da dies nicht erforderlich ist. Wenn bereits Fotokopien erfasst wurden und Sie weitere Kopien hinzufügen möchten, können Sie wahlweise die Anzahl manuell erhöhen oder über  eine weitere Zeile hinzufügen. Advoware addiert dann alle Zeilen automatisch.

Voreinstellung für die Umsatzsteuer ist der aktuelle Umsatzsteuersatz aus den Grundeinstellungen amtliche Vorgaben.

In der Tabelle steuerfreie Auslagen werden Buchungen aus dem Auslagenkonto mit negativem Betrag aufgeführt. Auch anfallende Gerichtskosten werden hier erfasst: Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld und wählen Sie den Befehl Gerichtskosten hinzufügen. Die Gerichtskosten werden dann automatisch errechnet. Sie können auch andere Kosten als sonstige Position hinzufügen.

In der Tabelle anzurechnende Vorschussrechnungen (brutto) können Sie bisher erstellte Vorschussrechnungen berücksichtigen. Über die Grundeinstellung Kostenberechnung - Optionen legen Sie fest, ob diese bei Öffnen des Rechnungsmoduls bereits aktiviert sind (empfohlen).

Die Tabelle Zahlungshinweis dient nur zur Information des Mandanten. Dort aufgeführte Positionen sind buchungsneutral und erscheinen nur im Dokument. Hat der Mandant bereits Zahlungen auf die in der aktuellen Rechnung enthaltenen Vorschussrechnungen geleistet, aktivieren Sie diese in der Tabelle und der Mandant bekommt in der Rechnung einen Hinweis, wie viel er insgesamt noch zu zahlen hat (vermeidet Rückfragen). Die in der Tabelle anzurechnende Vorschussrechnungen (brutto) angeklickten Rechnungen werden automatisch in die Tabelle Zahlungshinweis übernommen und können dort nicht deaktiviert werden.

Nachdem Sie die Rechnung fertig gestellt haben, können Sie diese

     speichern, ohne in ein Dokument einzufügen (F3 oder Diskette)

     über das Symbol  in eine Musterrechnung einfügen (Tastenkombination für den 1. Mandanten: Alt + 1)

     über das Symbol  in das aktuell geöffnete Word-Dokument an die Stelle des Mauszeigers einfügen (Tastenkombination Alt + 2)

     über das Symbol  auf mehrere Rechnungsempfänger (Kostenschuldner) aufteilen (Tastenkombination Alt + 3). Advoware vergibt für jede so gesplittete Rechnung eine eigene Rechnungsnummer. Die Verteilung kann als prozentualer Anteil am Gesamtbetrag oder als Aufteilung auf feste Rechnungsbeträge erfolgen.

     Über  können Sie einen Nachlass auf die Gebühren gewähren. Sie haben die Möglichkeit, sowohl einen Pauschalbetrag als auch einen prozentualen Anteil einzugeben.

Ein prozentualer Nachlass berücksichtigt keine steuerpflichtigen Auslagen!

Nach der Speicherung wird bei Vorhandensein entsprechender Tatbestände zunächst die Vergleichsberechnung nach §§ 35, 94 GNotKG durchgeführt. Ist eine Zusammenfassung günstiger für den Kostenschuldner, so wird für jede Zusammenfassung eine Rechnungsposition eingefügt. Die zusammengefassten Positionen verlieren ihre Gebühr. Wie die Zusammenfassung erfolgt ist, geht aus den Zahlen der Spalte Gegenstand (alias) hervor. Die angewandte Vorschrift wird stets angegeben. Ist die getrennte Abrechnung der Gebühren günstiger, bleiben die ursprünglichen Rechnungspositionen erhalten.

Bei der Speicherung können Sie weitere Rechnungsparameter festlegen: Rechnungsempfänger, Leistungszeitraum (Voreinstellung: Anlagedatum der Akte bis aktuelles Tagesdatum), Mahnstufe, Fälligkeit, Rechnungsstatus (z.B. bezahlt, ausgebucht, erfolglos gemahnt) etc. Aktivieren Sie die Option Mandantenbuchhaltung, um die Rechnung unmittelbar dort zu buchen. Mit der Option in OP-Liste berücksichtigen legen Sie fest, ob die Rechnung in der OP-Liste erscheint. Beim Notar ist der Leistungszeitraum der Beurkundungstag.

Für die Überschrift der Rechnung (Voreinstellung: "berechnet nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG)" und für die Bezeichnung des Geschäftswerts können Sie abweichende Bezeichnungen dauerhaft vorgeben.

Über die Symbolleiste des Rechnungsmoduls können Sie die ausgewählten Gebührentatbestände für zukünftige Zwecke als neue Vorlage speichern. Aktivierte Wertvorschriften werden hierbei übernommen.