Die geführte Eingabe soll den Einstieg in die komplexen Grundbuchinhalte ermöglichen. In sechs Eingabemasken können die Eingaben erfolgen, wobei jede Kategorie beliebig oft über "neu" wiederholt werden kann. Diese Eingabemasken werden in Ziffern im oberen Bereich dargestellt und orientieren sich, um so zu jeder Kategorie weitere Einträge direkt einzugeben, dabei an den allgemeinen Aufbau eines Grundbuches gemäß der Grundbuchverfügung (GBV), ergänzt um zusätzliche weitere typischerweise gebräuchliche Angaben, da jedes Grundbuch aus der Aufschrift, dem Bestandsverzeichnis und drei Abteilungen besteht (§ 4 GBV):
Eingabemaske 1: Aufschrift bzw. Deckblatt
Eingabemaske 2: Bestandsverzeichnis
Eingabemaske 3: Abteilung I (Eigentümer)
Eingabemaske 4: Abteilung II (Lasten und Beschränkungen)
Eingabemaske 5: Abteilung III (Hypotheken, Grundschulden, Rentenschulden)
Eingabemaske 6: Zusätzliche Angaben
In jeder Eingabemaske gibt es weitere Schaltflächen, die folgende Funktionen haben:
• "Neu": Speichert die Daten und ermöglicht die Neueingabe eines weiteren Datensatzes
• "Duplizieren": Speichert und kopiert die Daten für die Neueingabe eines weiteren Datensatzes
• "Weiter": Speichert die Daten und wechselt in die nächste Eingabemaske
• "Abbrechen": Bricht die geführte Eingabe ab. Vorher werden Sie gefragt, ob die letzten getätigten Eingaben gespeichert werden sollen.
• "Überspringen": Springt in die nächste Eingabemaske ohne Abfrage zur Speicherung
Wenn Sie sich für die ausführliche Eingabe des Grundbuches entscheiden, werden Sie von Schritt 1 - 6 durch die Anlage des Grundbuches geführt.
Nach Anlage eines Grundbuches erscheint die Eingabemaske 1 (Grundbuch anlegen: Schritt 1 von 6). Hier werden die Daten zum Grundbuch, wie die des zuständigen Amtsgerichts, Grundbuch von, Blatt etc. eingegeben bzw. ausgewählt. Also die Daten, die auf dem Deckblatt eines Grundbuches typischerweise zu finden sind (§ 5 GBV). Diese Daten füllen hinterher die Eingaben im Bereich "Angaben zum Grundbuch". Hier können diese später noch ergänzt werden. Unter anderem befindet sich dort auch "Amtsgericht hinzufügen", um nachträglich ein Amtsgericht aus der Auswahl von Advoware hinzuzufügen:
Die Aufschrift zum Grundbuch gibt die Möglichkeit, dem Grundbuch ein weiteres Merkmal zu versehen. Die bisher vier dargestellten Möglichkeiten sind die uns bisher bekannten. Dieses Schlagwort dien für den automatischen Vollzug dazu, automatisch eine Tätigkeit zu generieren, wie zum Beispiel ein Anschreiben an die Landwirtschaftskammer, wenn das Merkmal "Hof" vorhanden ist. Die letzte Änderung soll das Datum enthalten, welches auf Seite 1 des Grundbuches dargestellt wird. Für die Grundbucheinsicht soll das Datum verwendet werden, an dem man zuletzt das Grundbuch eingesehen hat. Sollte ein Aktualitätsnachweis erfolgen, so ist dann das Datum dort anzupassen. Dieser Anzeigebereich ist für alle drei Reiter "Grundbuch", "weitere Angaben Grundbuchart" und "zusätzliche Angaben zur Veräußerungsanzeige" gleich.
Wenn Sie auf "weiter" klicken, werden die Daten gespeichert und die nächste Maske (Bestandsverzeichnis: Schritt 2 von 6) erscheint:
In der Eingabemaske 2 werden die Daten zum Bestandsverzeichnis hinterlegt, wie es § 6 GBV vorsieht. Dazu tragen Sie die Daten zum Grundstück, wie laufende Nummer, Gemarkung, Flur, Flurstück etc. ein. Bei der Wirtschaftsart können Sie über "Auswahl" ein oder mehrere Wirtschaftsarten hinzufügen:
Der Gemarkung kann auch eine Gemeinde zugeordnet werden. Ausgewählt werden können nur die Adressen, die als Beteiligter der Akte schon zugeordnet sind. Sie dient im Falle einer Veräußerung eines Grundstücks dazu, die Vorkaufsrechtsbescheinigung mit dem richtigen Adressaten im Vollzugsmodul als separate Tätigkeit automatisch zu generieren. Bei der Wirtschaftsart schlägt Advoware in einer Liste die gängigsten Bezeichnungen vor, die allerdings individuell auf das jeweilige Grundbuch angepasst werden können. Bei "Größe" ist die Quadratmeterzahl ohne weitere Bezeichnung einzutragen. Über die laufende Nummer werden später in folgenden Abteilungen Zuordnungen möglich sein, um ganz individuell eine Abbildung des Grundbuches zu erlangen.
Das Grundbuchmodul bietet die Möglichkeit einer automatischen Zuordnung von Beteiligten, sobald ein Grundbuch angelegt wurde. Somit haben Sie die Möglichkeit, automatisiert immer gleiche Zuständigkeiten als Beteiligte zu einem Grundbuch zu übernehmen.
Insbesondere in der Immobilienabwicklung sind immer wieder gleichartige Behörden und Ansprechpartner anzuschreiben. Damit dies direkt beim Anlegen des Grundbuches erfolgen kann, wurde die Funktion "GZB" entwickelt:
Diese ermöglicht die individuellen Beteiligten einer Gemarkung zu einem Grundbuchbezirk innerhalb eines Amtsgerichtes zu hinterlegen.
Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass der Anwender in den Grundeinstellungen die Grundbuchbezirke (Grundbuch von) zu den jeweiligen Grundbuchämtern hinterlegt. Eine Hilfe dazu bieten die angezeigten Abruffelder in der Weboberfläche des jeweiligen Bundeslandes oder in XNotar. Dort befindet sich eine genaue Auflistung der jeweiligen Grundbuchbezirke zum Grundbuchamt.
Gleiches gilt für die Gemarkungen zum jeweiligen Grundbuchbezirk. Auch hier kann man sich der gleichen Quellen bedienen. Erst in der dritten Ebene können dann standardisierte Beteiligte hinterlegt werden. Es ist daher notwendig, zunächst beide vorherigen Ebenen mit entsprechenden Daten zu füllen.
Ausgehend von dem Gedanken, dass ein Notar zu einem Großteil nur mit den unmittelbar umliegenden Orten zu tun hat, dürfte eine erstmalige Pflege der eigenen Daten sehr überschaubar sein. Darüber hinaus bietet Advoware weitere Hilfsmittel an, um nicht in jedem Grundbuchbezirk oder jeder Gemarkung einzeln etwas eintragen zu müssen:
• Alle Einträge können markiert und auf gleicher Ebene bei anderen Einträgen hinzugefügt werden. Dies gilt für jede Ebene. Erst nach einem Klick auf das Kopier-Symbol erscheinen die weiteren Schaltflächen des Einfügens.
• Werden versehentlich vollkommen identische Einträge vorgenommen, z. B. durch ein zweimaliges Klicken auf das Einfüge-Symbol, so werden die identischen Doppeleinträge nicht gespeichert. Damit ist gewährleistet, dass Mehrfacheinträge nicht entstehen.
• In der zweiten Ebene (Grundbuchbezirk) und in der dritten Ebene (Gemarkung) befindet sich oben rechts noch eine Schaltfläche mit einem blauen Plus. Dies bedeutet, dass Einträge für alle Einträge in der darüber liegenden Ebene übernommen werden können, z. B., dass Bezeichnungen für Grundbuchbezirke für alle Bezirke innerhalb des Grundbuchamtes erscheinen.
• In der dritten Ebene (Gemarkung) können die Einträge nicht nur für die unmittelbar darüber liegende Ebene (Grundbuchbezirk), sondern auch für das gesamte Grundbuchamt übernommen werden. Darum sind dort auch zwei blaue Plus-Schaltflächen zu finden.
Ebenfalls kann direkt ausgewählt werden, ob der Eintrag für alle Gemarkungen im Grundbuchbezirk und/oder alle Grundbuchbezirke für das Grundbuchamt übernommen werden sollen.
Bei der Zuordnung der Beteiligten gibt es fünf Einstellungsmöglichkeiten. Einem Beteiligten kann ein im System hinterlegter Adressat zugeordnet werden. Die Bezeichnung der Beteiligten wird aus der jeweils im System hinterlegten Liste übernommen.
Für die Einstellung "Voreinstellung" kann hinterlegt werden, ob im Grundbuch eine automatische Zuordnung erfolgen soll, z. B. nur bei der Gemeinde. Ist also eine Gemeinde als Zuordnung ausgewählt, so wird dies auch beim Grundbucheintrag berücksichtigt. Dies ist später für den automatischen Vollzug wiederum notwendig, damit dieser automatisiert die richtige Tätigkeit auswählen kann.
In der Eingabemaske 3 werden die Daten aus der Abteilung I eines Grundbuches abgebildet, also die Eigentümer. Dies wird als Schritt 3 von 6 angezeigt:
Hier wählen Sie die Eigentümer, deren Stellung und den Anteil am Grundstück aus. Die Stellung kann später eine unterschiedliche Bedeutung haben. Es ist ein großer Unterschied, ob jemand in Miteigentümergemeinschaft, in Erbengemeinschaft oder Mitglied einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts ist. Ebenso können hier die jeweiligen konkreten Anteile, die später auch in der Veräußerungsanzeige benötigt werden, abgebildet werden. Im Übrigen können unter "zu BV", wie im Grundbuch, auch die Eigentümer unterschiedlichen Grundstücken zugeordnet werden. Über die Auswahl werden die Einträge aus dem Bestandsverzeichnis angezeigt, um so die richtigen Grundstücke zuzuordnen. Die laufende Nummer sollte identisch sein zu der laufenden Nummer im Grundbuch.
Nach dem Speichern wird die Eingabemaske 4 (Abteilung II: Schritt 4 von 6) aufgerufen. In der Eingabemaske 4 werden die Daten aus der Abteilung II eines Grundbuches, die Lasten und Beschränkungen, eingetragen (vgl. § 10 GBV):
Unter "Art" wird die Kategorie der Beschränkung dargestellt. Hier schlägt Advoware über ein Auswahlmenü ebenfalls die gängigsten Bezeichnungen vor, wobei diese noch einmal angepasst werden können. Unter "eingetragene Belastungen" kann der genaue Wortlaut aus dem Grundbuch übertragen werden, so dass der Anwender zwischen einem Schlagwort und dem genauen Wortlaut entscheiden kann. Das schematisierte Schlagwort dient dazu, spätere logische weitere Tätigkeiten im Vollzug auszulösen. Hierzu könnte z. B. die Eintragung eines Vorkaufsrechts eingetragen werden, die automatisch beim Vollzug Berücksichtigung finden kann.
Wie in der ersten Abteilung, kann auch in der zweiten Abteilung eine Auswahl bzw. Zuordnung zu einem Recht im Bestandsverzeichnis "zu BV" erstellt werden. Voraussetzung ist, dass ein Eintrag im Bestandsverzeichnis bereits existiert.
Als nächstes erscheint die Eingabemaske 5 (Abteilung III: Schritt 5 von 6). Hier werden die Daten bezüglich der Grundpfandrechter, also Hypotheken und Grundschulden, eingetragen. Falls ein Gläubiger vorhanden ist, kann dieser hier ausgewählt werden (vgl. § 11 GBV):
Auch hier kann über "Art" die Eintragung erfasst werden, die später ebenso im Vollzug Verwendung finden kann. Der Betrag ist mit der Währung auszuwählen, um eine einheitliche Struktur zu gewährleisten. Die "eingetragene Belastung" soll dazu dienen, den konkreten Wortlaut wiederzugeben. Hier kann z. B. der eingetragene Name der Gläubigerin stehen, der dann einem Beteiligen unter "dazugehörige Gläubiger" auszuwählen ist.
Oft kommt es vor, dass die Eintragung eine veraltete Bezeichnung enthält, obwohl durch Namensänderung oder Verschmelzung der heutige Gläubiger ein anderer ist. Wichtig dabei ist, dass der heutige Gläubiger als Beteiligter in der Akte bereits angelegt wurde. Durch diese Darstellung kann der genaue Wortlaut aus dem Grundbuch über einen Wordplatzhalter in der Urkunde abgebbildet werden, während zugleich der aktuell richtige Adressat hinterlegt werden kann.
Ob das Grundpfandrecht durch einen Brief abgesichert ist, kann ebenfalls aktiviert werden. Auch dieses Merkmal dient dazu, im Vollzug die Vorlage des Briefes automatisch zu berücksichtigen, gegebenenfalls auch ein Aufgebotsverfahren einzuleiten.
Die letzte Eingabemaske betrifft die zusätzlichen Angaben zum Erwerber (Schritt 6 von 6), die für die Eingabe der Erwerber vorgesehen ist. Hier werden die Erwerber ausgewählt, deren Verhältnis zum Veräußerer und der Anteil am Erwerb angegeben: