Die zu importierenden Einträge werden von Advoware in einer für das Urkundenverzeichnis verarbeitenden Form exportiert.
Den Speicherort müssen Sie vor dem ersten Export in Advoware einstellen unter der neuen Grundeinstellung "Standortverwaltung" – Register "Speicherorte für Dokumente" – "Elektron. Urkundenarchiv".
Pro zu importierendem Urkundenverzeichniseintrag wird ein Unterverzeichnis \UVZ\Notarname\Urkunde angelegt. In diesem Unterverzeichnis wird beim Datenexport zu jedem UVZ-Eintrag eine JSON-Datei erzeugt. Außerdem werden von allen verknüpften Dokumenten hier Kopien abgelegt.
Beispiel:
Exportordner: w:\Urkunden
Exportdatei für die erste exportierte Urkunde von Notarin Maria Meier:
w:\Urkunden\UVZ\Maria Meier\20140001\uvz.json
Um den Urkundenexport anzustoßen, markieren Sie die zu übertragenen Urkunden und klicken Sie die Schaltfläche Export in der oberen Bedienelemente-Leiste oder im Kontextmenü. Der Export wird durch Dialoge begleitet, die Rückfragen stellen oder Sie über den Exporterfolg informieren.
Wenn im Exportverzeichnis noch Daten von vorherigen Exporten liegen, werden Sie gefragt, ob Sie diese dort belassen oder löschen möchten. Antworten Sie mit ja, wenn Sie alle bisher exportierten Urkunden bereits in XNP importiert haben.
Wenn die Daten einer Urkunde in der Weise unvollständig sind, dass sie die Mindestanforderungen für den Import nicht erfüllen, so gibt Advoware Ihnen hierrüber bereits Rückmeldung und erklärt, welche Daten noch zu ergänzen sind.
Manche Felder des Beteiligten sind für den Export zwingend erforderlich. Darüber werden Sie beispielsweise mit folgendem Hinweis benachrichtigt:
Der Prozess wird abgebrochen. Mit "Ja" werden in den Beteiligten-Editor der Aktenverwaltung zu dem korrigierenden Eingabefeld navigiert. Durch den Abbruch werden die weiteren Urkunden nicht mehr berücksichtigt und alle Urkunden, die die Mindestanforderungen an den Import bereits erfüllt haben, bleiben exportiert.
Die Anzahl der exportierten Urkunden so wie der Pfad des Exportverzeichnis wird in einer den Export abschließenden Mitteilung ausgegeben.
Nach dem Export wird im Urkundenverzeichnis für jede exportierte Urkunde ein Export-Vermerk mit Datum des Exportes angelegt. Eine einmal exportierte Urkunde wird für die Bearbeitung und erneute Exporte gesperrt, denn Nachträgliche Änderungen sind in Drittanbietersoftware gesetzlich nicht erlaubt. Für nachträgliche Änderungen müssen Sie auf XNP zurückgreifen.
Sollte auf dem Weg zwischen Export aus Advoware und dem Import in XNP ein Problem auftreten, z.B. dass Daten sich nicht importieren lassen, können Sie den Exportstatus zurücksetzen und die Urkunde erneut exportieren. Wählen Sie die zurückzusetzenden Urkunden, Öffnen Sie durch rechtsklick das Kontextmenü und klicken Sie auf "Exporte zurücksetzen".