Vor der Erstanlage einer Urkunde beachten Sie, dass eine vom Zähler 1 abweichende Start-UVZ-Nummer über das Kontextmenü des UVZ eingestellt werden kann ("erste Urkundennummer setzen").
Zur Filterung der Darstellung stehen ihnen in der Symbolleiste des Urkundenverzeichnisse verschiedene Filter zur Verfügung.
Es wird automatisch pro Jahr ein neues Urkundenverzeichnis angelegt.
• Achten Sie darauf, dass der Notar und das Jahr korrekt eingestellt sind.
• Drücken Sie F2 oder wählen Sie aus dem Kontextmenü der Tabelle den Befehl "neue Urkunde".
Advoware öffnet den Urkundeneditor.
• Als Notar ist der im Urkundenverzeichnis in der Symbolleiste oben links gewählte Notar vorausgewählt.
• Sie haben die Möglichkeit, einen Notarvertreter anzugeben, indem Sie das gleichnamige Kontrollfeld anklicken.
Um einen Mitarbeiter als Notarvertreter auswählen zu können, muss dieser als vertretungsbefähigt in Advoware ausgewiesen sein. Dies erreichen Sie in den der Programmstartleiste unter Grundeinstellungen unter Kanzleiorganisation, Unterpunkt Mitarbeiter, Doppelklick auf einen Mitarbeiter, Reiter Gruppen, Häkchen bei "berechtigt zur Notarvertretung".
• Voreingestelltes Datum ist je nach Konfiguration das aktuelle Systemdatum Ihres Rechners oder das zuletzt in einer Urkunde angegebene Datum.
• Die UVZ-Nr wird, in aufsteigender Folge, automatisch vergeben und kann nur bei der Erstanlage geändert werden. Das Nachfolgend beschriebene Kontrollkästchen lässt hier Ausnahmen zu.
• Durch setzten des Kontrollhäkchens "Nummer blockieren zur späteren Anlage" lassen sich Nummern kurzfristig überspringen, z.B. für den Fall, dass im Büro-Alltag eine spätere Nummer früher bereit für die Eintragung ist.
• Wählen Sie bei "verknüpft mit Akte" die Akte aus (z.B. die Nummer oder die ersten Buchstaben des Rubrums eingeben und mit der Eingabetaste oder durch Auswahl eines sonstigen Eingabefeldes bestätigen).
• Geben Sie den "Ort des Amtsgeschäfts" an. Voreingestellt ist, wenn nicht anders konfiguriert, immer die "Geschäftsstelle".
• Über die Optionen können Sie einstellen, dass immer der zuletzt gewählte Ort voreingestellt wird.
•
Über die -Schaltfläche
der Beteiligten öffnet sich ein Auswahldialog.
Wählen Sie beliebige Beteiligte aus der Akte aus und fügen Sie diese ein.
•
Weiterhin besteht die
Möglichkeit, über die -Schaltfläche über
die Akte hinaus die Datenbank nach Beteiligten zu durchsuchen. Nach Eingabe des
Namens *(Zeichenkettenanfang) werden die Suchergebnisse ausgegeben.
Durch Klick auf "Neuanlage" kann ein neuer Beteiligter angelegt werden. Auch wenn kein Beteiligter zu der Sucheingabe gefunden wurde, wird per Dialog angeboten, diesen anzulegen.
•
Über die Schaltfläche wird
der Adress-Datensatz des ausgewählten Beteiligten aus der Akte neu in die
Urkunde übertragen.
Die Adressdaten eines Beteiligten werden beim unmittelbar
auf das hinzufügen des Beteiligten folgende Speichern der Urkunde fest in die
Urkunde gespeichert. Folglich wird eine nachträgliche Adressänderung durch die
Aktenverwaltung nicht auf die in der Urkunde hinterlegten Daten auswirken.
•
Über die Schaltfläche können
Sie einen Beteiligten wieder aus der Urkunde entfernen.
•
Mit der bzw.
Schaltfläche lässt sich die Reihenfolge
der bereits hinzugefügten Beteiligten ändern.
• Dem Beteiligten lässt sich eine Vertreterrolle zuweisen. Diese Rolle des Beteiligten gibt Aufschluss darüber, ob er jemanden vertreten hat, selbst vertreten wurde oder beides.
• Die Spalte "im eigenen Namen", beinhaltet eine Checkbox für die Angabe, ob der Beteiligte im eigenen Namen gehandelt hat.
Sollte keiner der vorgegebenen Einträge passen, wählen Sie den Eintrag "Sonstiges:". In diesem Fall ist das Textfeld "Zusatz zum Gegenstand" zwingend zu befüllen. Das Textfeld "Zusatz zum Gegenstand" kann ebenfalls benutzt werden, um die in der Auswahlliste vorgegebenen Geschäftsgegenstände zu konkretisieren.
• Als nächstes haben Sie die Möglichkeit, die Urkundenart auszuwählen.
Bei Beglaubigungen von Unterschriften oder Handzeichen ohne Anfertigung eines Urkundenentwurfs erscheint rechts neben dem Urkundenart-Auswahlfeld zusätzlich ein Kontrollkästchen zur Angabe eines Vollzugsentwurfes gem. § 2 II S. 2 UA-GebS.
• Sie im nächsten Eingabefeld können Sie noch eine Bemerkung eingeben.
Urkundenverzeichnis - Haupt- und sonstige Dokumente
•
Mit dieser Schaltfläche fügen Sie
ein neues Hauptdokument hinzu.
•
Mit dieser Schaltfläche entfernen
Sie das Hauptdokument aus der Urkunde.
•
Mit dieser Schaltfläche öffnen
Sie einen Editor, um die bestehende Dokumenten Auswahl zu bearbeiten.
•
Mit dieser Schaltfläche öffnen
Sie das Hauptdokument im Dateibetrachter.
Geben Sie unter Titel den Namen ein, unter dem das Dokument nach dem Export im UVZ angezeigt werden soll. Es können nur PDF- und TIF-Dateien ausgewählt werden. Der Dateiname aus dem Windows-Dateisystem wird nicht in den XNP-Datensatz übernommen. Die Datei wird nach dem Import unter dem angegebenen Titel sichtbar.
•
Über diese Schaltfläche öffnen
Sie einen Auswahldialog, um Dateien aus dem Windows-Dateisystem auszuwählen.
Damit der Export von Advoware in das UVZ möglich ist, müssen die Dateien zum Export-Zeitpunkt in den ausgewählten Verzeichnissen hinterlegt sein. Bitte beachten Sie, dass die Dateibezeichnung nicht im Nachhinein im Dateisystem geändert werden sollte und falls dies doch erforderlich ist, auch der Datensatz in Advoware händisch aktualisiert werden muss.
Wählen Sie eine Dokumentenart:
Die Hinterlegung von sonstigen Dokumenten verhält sich Großteils identisch zur Pflege des Hauptdokumentes. Der wesentliche Unterschied ist, dass beliebig viele sonstige Dokumente hinterlegt werden können. Die Auswahl der Dokumentenart bietet passende Auswahlmöglichkeiten zur Beschreibung des Dokumentes.
• Die Pflege der erteilten Ausfertigungen geschieht im Formularbereich Ausfertigungen.
• Die Steuerung geschieht mit den Programmknöpfen rechts der Ausfertigungsauflistung.
•
Mit dieser Schaltfläche fügen Sie
eine neue Ausfertigung hinzu.
•
Mit dieser Schaltfläche öffnen
Sie einen Editor, um die ausgewählte Ausfertigung zu bearbeiten.
•
Mit dieser Schaltfläche entfernen
Sie die gewählte Ausfertigung aus der Urkunde.
•
Durch Betätigen der Hinzufügen- oder
Editieren-Schaltfläche öffnet sich der
Auswahldialog für die Erstellung einer Ausfertigung.
• Im Datenfeld Laufende Nummer wird die Nummer der Ausfertigungserteilung angegeben.
• Beim neu Anlegen einer Ausfertigung wird automatisch die kleinstmögliche freie Nummer vorbelegt. Die Ausfertigungen können aber auch in beliebiger Reihenfolge gepflegt werden. Advoware gibt eine Meldung aus, wenn sich Ihre Eingabe irrtümlich mit einer bereits belegten Nummer überschneidet.
• Wählen Sie die Empfänger der erteilten Ausfertigung. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.
• Geben Sie das Datum der Ausfertigungserteilung an.
• Optional kann eine Bemerkung zur Ausfertigungserteilung eingetragen werden.
• Wählen Sie anhand der Kontrollkästchen, ob die Ausfertigungserteilung vollstreckbar, in Auszügen ist und ob es weitere, vollstreckbare Ausfertigungserteilungen gibt. Wenn die Vollstreckungsklausel aufgehoben wurde, geben Sie im Datumsfeld das Datum an, an dem die Vollstreckungsklausel aufgehoben wurde. Das Kontrollkästchen "vollstreckbar" bleibt in diesem Fall weiter aktiv, um wiederzugeben, dass bereits eine Vollstreckungsklausel erteilt war.
• Wenn Sie das Kontrollkästchen "Daten in die nächste Urkunde übernehmen" auswählen, wird der Urkundeneditor nach dem Speichern (Ok-Knopf) nicht geschlossen, sondern folgender Hinweis angezeigt.
• Die UVZ-Nummer wird auf die nächste freie Nummer hochgezählt und Sie können die Urkundenkopie unter der neuen Nummer bearbeiten. Zu diesem Zeitpunkt ist die Kopie noch nicht gespeichert. Nutzen Sie OK zum Speichern, oder verwerfen Sie die Kopie, indem Sie auf Abbrechen klicken.
• Das Kontrollkästchen "Daten in die nächste Urkunde übernehmen" wird beim Übertragen von der alten in die neue Urkunde abgewählt, da davon ausgehen wird, dass keine weitere Urkundenkopie erwünscht ist. Wenn Sie weitere Urkunden mit ähnlichen Daten einpflegen möchten, wählen Sie das Kontrollkästchen erneut an, oder nutzen Sie die Serienfunktion.
Tipp: Sie können auch eine alte Urkunde aus dem UVZ öffnen und die Daten in die nächste freie Urkundennummer übernehmen.