Klicken Sie auf "Aktenverwaltung" - "Mandantenbuchhaltung" - "Offene - Posten-Liste" (Strg + O).
Voreingestellt ist der Modus "Mahnvorschlag". Advoware errechnet auf Basis des aktuellen Tagesdatums (Datum des Servers) und den eingestellten Grundeinstellungen zur Offenen Posten-Liste automatisch, welche Zahlungsfristen überschritten sind. Die dazugehörigen Rechnungen erscheinen dann in der Vorschlagliste. Mahnungen sollten nur aus diesem Modus erstellt werden. Versehentlich erstellte doppelte Mahnungen werden dann von vornherein vermieden. Ein Abweichen von dieser Regel ist z.B. dann notwendig, wenn Sie einen Mandanten der Gruppe "keine Mahnung" zugeordnet haben. Der Mandant wird dann generell nie in die Vorschlagliste übernommen und muss aus einem anderen Modus gemahnt werden (z.B. aus dem Modus "laufende Akten").
Advoware vergibt die Mahnstufen automatisch nach den folgenden Kriterien:
Wenn Sie eine neue Rechnung erstellen und in einen Schriftsatz einfügen, bekommt diese die "Mahnstufe 0" und den Status "in Rechnung gestellt" zugewiesen.
Jeden Tag aktualisiert Advoware aus Performancegründen genau einmal die Vorschlagliste. Die Aktualisierung erfolgt, wenn der erste Benutzer des Kanzleinetzwerks das Modul öffnet. Advoware überprüft bei jeder noch nicht vollständig bezahlten Rechnung, ob die Zahlungsfrist überschritten wurde. Ist dies der Fall, wird die Rechnung in die Vorschlagliste übernommen. Für den Fall, dass die Rechnung bisher noch nicht in der Vorschlagliste enthalten war, erhöht Advoware automatisch die Mahnstufe.
Bsp.: Am 01.01.2005 erstellen Sie eine Rechnung an den Mandanten Meier. Die Rechnung bekommt die Mahnstufe 0 zugewiesen. Für die Berechnung des Zahlungsziels überprüft Advoware die Grundeinstellung "Aktenverwaltung" - "Offene Posten-Liste" - "Optionen" - "Zahlungsziel". Ist dort z.B. "14 Tage" eingetragen, ist das Zahlungsziel der 15.01.2005.
Bis zum 16.01. taucht die Rechnung nicht im Modus "Mahnvorschlag" auf. Sie können die Rechnung in der Offenen Posten-Liste sehen, wenn Sie den Modus ändern (z.B. "laufende Akten" oder "aktuelle Akte") und als Mahnstufe "alle" oder "0" wählen.
Am 16.01. (oder zu einem späteren Datum, wenn Sie an diesem Tag nicht das Modul öffnen) vergibt Advoware automatisch die Mahnstufe 1 und übernimmt die Rechnung in die Liste "Mahnvorschlag". Status ("in Rechnung gestellt") und die Zahlungsfrist (15.01.) bleiben unverändert.
Wenn Sie für den Mandanten jetzt ein 1. Mahnschreiben erstellen, vergibt Advoware den Status "1. Mahnschreiben" und ändert die Zahlungsfrist auf Basis der Grundeinstellung "Aktenverwaltung" - "Offene Posten-Liste" - "Mahnstufen" - "Mahnstufe 1" - "Mahnfrist in Tagen". Die Mahnstufe bleibt unverändert auf 1. Bis zum Ablauf der neuen Frist erscheint die Rechnung nicht mehr im Modus "Mahnvorschlag".
An dem Tag, an dem auch die neue Zahlungsfrist abgelaufen ist, ohne dass ein Zahlungseingang auf die Rechnung gebucht wurde, vergibt Advoware die Mahnstufe 2. Die Rechnung erscheint wieder im Modus "Mahnvorschlag".
Sämtliche Vorgaben können Sie manuell ändern. Sie können z.B. einen Zahlungsaufschub gewähren oder eine Mahnstufe überspringen. Advoware fragt vor jeder Durchführung einer Mahnung entsprechend nach.
Der in der Symbolleiste ausgewählte Zeitraum bezieht sich auf das Fälligkeitsdatum (welche Einnahmen habe ich bis zum ... zu erwarten). Der Zeitraum im Modul "bisherige Rechnungen" bezieht sich hingegen auf das Rechnungsdatum.
Sie müssen zum Ausführen des gewünschten Mahnvorgangs eine
Mahnstufe und den Modus "Mahnvorschlag" auswählen. Sie starten den Mahnvorgang
anschließend über . Haben Sie
keine Einträge markiert, werden alle angezeigten Rechnungen gemahnt. Haben Sie
einen oder mehrere Einträge markiert, werden nur diese in der Verarbeitung
berücksichtigt. Nach Überprüfung, ob zu jeder Rechnung ein gültiger
Rechnungsempfänger ermittelt werden kann, öffnet Advoware das
Dialogfenster "Mahnschreiben erstellen". Hier können Sie die vom Programm auf
Basis der Grundeinstellungen "Offene Posten-Liste" - "Mahnstufen"
vorgeschlagenen nächsten Aktionen noch einmal überprüfen und ggf. abändern.
Wählen Sie das Mahnschreiben (Word - Dokument) aus.
• Die Zahlungsfrist legt fest, nach wie vielen weiteren Tagen die Rechnung erneut in der Liste "Mahnvorschlag" erscheint, wenn bis zu diesem Zeitpunkt weiterhin keine Zahlung geleistet wurde.
• Legen Sie Mahnkosten fest (optional).
• Im letzten Feld bestimmen Sie den Status, den die Rechnung nach Durchführung der Maßnahme zugewiesen bekommt.
Klicken Sie auf Ok, um die Verarbeitung zu starten. Je nach Grundeinstellung ("Aktenverwaltung" - "Offene Posten-Liste" - "Optionen") werden die Mahnschreiben automatisch gedruckt und automatisch nach Erstellung sofort wieder geschlossen. In jedem Fall werden die Mahnschreiben in die Aktengeschichte übernommen und eventuell anfallende Mahnkosten gebucht. Die Rechnungen bekommen im Erfolgsfall automatisch eine neue Mahnstufe und einen neuen Status zugewiesen.
Offene Rechnungen derselben Akte werden zu einer Mahnung zusammengefasst, sofern mehrere Rechnungen markiert sind. Eventuell anfallende Mahnkosten werden dann nur einmal berechnet. Eine Zusammenfassung mehrerer offener Rechnungen aus unterschiedlichen Akten ist nicht möglich.
Sie können auch Mahnungen an zugeordnete Rechtschutzversicherungen versenden. Rechnungsempfänger/Kostenschuldner und Mahnungsempfänger weichen in diesem Fall voneinander ab. Bereits bei Erstellung einer Rechnung, aber auch nachträglich nach Aufruf aus den "bisherigen Rechnungen", können Sie einen abweichenden Mahnungsempfänger angeben:
Wenn Sie dort keine Angabe machen, wird wie bisher der Rechnungsempfänger gemahnt.
Über die Grundeinstellung "Offene Posten-Liste" - "Mahnung an Rechtschutzversicherung" (Kanzleieinstellung) bestimmen Sie, ob als Mahnungsempfänger automatisch die Rechtschutzversicherung voreingestellt wird: