Advoware bietet sowohl für normale Anschreiben als auch für Diktate einen "Bearbeitungsworkflow" an:
Für jedes Anschreiben aus Word kann für den "erweiterten" Postausgang (Grundeinstellung "Aktenverwaltung" – "Post" - "Optionen") eine Versendungsart und ein Versendungsstatus festgelegt werden.
Für Diktate kann ein automatisierbarer Bearbeitungsworkflow festgelegt werden (Grundeinstellung "Advovoice" - "Optionen" - "Ablauforganisation" – "Übernahme in den Postausgang").
Den Bearbeitungsworkflow für Diktate möchten wir Ihnen anhand eines Beispiels erklären.
Als Beispiel nehmen wir den "Standardfall": Ein Diktant diktiert oder importiert ein Wave- oder DSS-Diktat und übergibt es "zur Bearbeitung" an eine Schreibkraft. Die Schreibkraft erstellt ein Anschreiben aus dem Wave-Rekorder und schreibt anhand der phonetischen Aufzeichnung das Diktat. Nach Fertigstellung vergibt Advoware den Status "bereit zur Kontrolle" für den Diktanten. Jetzt stellt sich die Frage, ob das Diktat im Postausgang erscheinen soll oder nicht. Dagegen spricht, dass das Diktat ja noch nicht fertig ist und daher nicht versendet werden darf. Ein Grund, der Dafür spricht, dass manche Diktanten aus Bequemlichkeit sämtliche Schreiben aus dem Postausgangsmodul bearbeiten möchten.
Über die obengenannte Einstellung kann ein Status für die Übernahme in den Postausgang festgelegt werden:
Erst, wenn dieser Status im Zusammenspiel zwischen Diktant und Schreibkraft erreicht ist, wird das Dokument in den Postausgang übernommen. Die Schreibkraft kann damit die Versendung veranlassen und das Diktat auf "erledigt" setzen.
Wenn ein Status für die "Übernahme in den Postausgang" gesetzt ist, wirkt sich dies wie folgt aus:
Wenn die Korrekturkraft aus dem Wave-Rekorder ein neues Dokument erstellt, ist bei der erstmaligen Speicherung des Dokuments die Option "Postausgang" deaktiviert und die dafür vorgesehen Auswahlfelder bleiben leer:
Gleiches gilt für die Erstellung eines neuen Dokuments beim Einsatz von Spracherkennung über Dragon NaturallySpeaking.
Die Option "Postausgang" bleibt nach jeder Bearbeitung solange deaktiviert, bis der Status "bereit zur Ausgabe" zugewiesen wird:
Erst jetzt wird das Häkchen "Postausgang" automatisch gesetzt. Das Schreiben wird dann mit der voreingestellten "bevorzugten Versendungsart" und dem Status "freigegeben" in den Postausgang des Aktensachbearbeiters gestellt.
Möchten Sie eine andere Versendungsart einstellen, so geht dies nur über eine manuelle Bearbeitung aus Aktengeschichte, Posteingang oder -ausgang. Wir haben uns dazu entschieden, das oben angezeigte Fenster nicht zu überfrachten.
Achtung: Wenn das Feld "Status" in den Grundeinstellung "Advovoice" - "Optionen" - "Ablauforganisation" – "Übernahme in den Postausgang" leer gelassen wird, werden alle Felder beim Speichern zur Aktengeschichte wie gewohnt vorbelegt. Es findet keine Diktatstatusprüfung statt.