Wenn Sie in der Programmstartleiste den Ast "Diktate" anklicken, befinden Sie sich in der Diktatübersicht. Hier können Sie Diktate verwalten, delegieren und je nach Dateityp zur weiteren Bearbeitung per Doppelklick aufrufen. Sie erhalten alle wichtigen Informationen zu den einzelnen Diktaten auf einen Blick. Die Diktathistorie gibt Auskunft, welcher Bearbeiter zu welchem Zeitpunkt an dem Diktat welche Änderungen vorgenommen hat.
Der kanzleiübergreifende Einsatz von Advovoice setzt ein sorgfältig durchdachtes System der Rechteverwaltung voraus. Jedem Kanzleimitarbeiter kann unabhängig von seiner Gruppenzugehörigkeit die Berechtigung zum Erstellen von Diktaten erteilt werden. Um die Einrichtung zu erleichtern, finden Sie in den Grundeinstellungen unter "Kanzleiorganisation" - "Benutzergruppen" die beiden Gruppen "Diktaten" und "Korrekturkräfte". Mitglieder der Gruppe "Diktanten" haben das Recht, Diktate an Mitglieder der Gruppe "Korrekturkräfte" zu delegieren.
Sie können die Diktate diktanten- oder sachbearbeiterbezogen anzeigen lassen und auch für den Status einen Filter setzen. Wählen Sie hierzu aus den Listenfeldern den entsprechenden Eintrag. Als Voreinstellung ist für den Diktanten das Kürzel des aktuell angemeldeten Benutzers eingestellt und für Bearbeiter und den Status der Eintrag "alle".
Wählen Sie aus dem Listenfeld "Korrektur" den Eintrag "Pool", um eine Übersicht der Diktate aufzurufen, die sich aktuell im Datenpool befinden (d.h. keinem Sachbearbeiter zur Bearbeitung zugewiesen wurden).
Wenn das Diktat bereits einer Akte zugeordnet wurde, enthalten die Spalte "Aktenzeichen" und "Rubrum" die entsprechenden Informationen.
In der Spalte "Art" sehen Sie auf den ersten Blick, um welche Dateiart es sich bei dem Diktat handelt.
Die Spalten "D" und "K" enthalten die Kürzel des Diktanten und der Korrekturkraft, an die das Diktat zur Bearbeitung weitergeleitet wurde.
Die Spalte "Adressat" enthält den zugeordneten Adressaten, fass dieser bei der Erstellung eines Worddokuments ausgewählt wurde.
Der Spalte "erstellt am" können Sie entnehmen, wann das Diktat erstellt bzw. in Advovoice über die Import-/Download-Funktion übernommen wurde.
Der Spalte "Datei" können Sie den aktuellen Dateinamen entnehmen.
In der Spalte "Länge" wird die Länge des Diktats angezeigt. Diese Information ist insbesondere für Korrekturkräfte hilfreich. Diese können so beispielsweise einschätzen, ob ein Diktat "noch vor der Mittagspause" bearbeitet werden kann.
In der Spalte "Priorität" können Sie die Priorität direkt in der Diktatübersicht ändern. Diktate mit der Priorität "hoch" werden in der Diktatübersicht rot gekennzeichnet. Wenn Sie die Priorität "Frist" auswählen, können Sie in der Spalte "zu erledigen bis" einen Stichtag vergeben, zu dem das Diktat spätestens fertig sein muss. Eine grundsätzliche Voreinstellung für den Fertigstellungstermin können Sie in den Grundeinstellungen unter "Advovoice" - "Optionen" - "kritische Frist" einstellen.
Der Spalte "Status" können Sie den aktuellen Bearbeitungsstand entnehmen.
Die Spalte "Korr." zeigt die Anzahl der bisher erfolgten Korrekturvorgänge an. Diese wird jedes Mal automatisch um 1 erhöht, wenn die Datei zur Bearbeitung geöffnet wird und anschließend auf Ok geklickt wird.
Die Spalte "Bemerkung" enthält Bemerkungen oder Arbeitsanweisungen wie "Bitte bis 15 Uhr" etc…
Diktate, die sich gerade in Bearbeitung befinden, werden in der Diktatübersicht gekennzeichnet und farblich hervorgehoben.
Über die blenden Sie erledigte Diktate ein oder
aus und gelangen in die Geräteeinstellungen (Siehe Kapitel Advovoice - Grundeinstellungen -
Geräteeinstellungen).