Dateien mit Phonetik wie Wave-Dateien benötigen relativ viel Speicherplatz auf Ihrer Festplatte und sollten deshalb wieder gelöscht werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Sie haben die Möglichkeit zu entscheiden, ob erledigte Diktate
• an einen zentralen Ablageort kopiert werden (in diesem Fall ist z.B. vor dem Löschen eine komfortable Sicherung auf ein externes Speichermedium möglich) oder
• sofort nach Zuweisung des Status "erledigt" gelöscht werden.
Am Ende eines jeden Bearbeitungszyklusses steht in der Regel eine Datei im Wordformat, die der Aktengeschichte hinzugefügt wird. Word-Dateien bleiben auf jeden Fall auf der Festplatte erhalten und werden nicht automatisch gelöscht.
Da die phonetische Aufzeichnung eines Diktates nach dessen Übertragung in Word in der Regel nicht mehr benötigt wird, haben Sie die Möglichkeit, bei der Übertragung zugleich automatisch den Status "erledigt" zu vergeben. Aktivieren Sie in diesem Fall das entsprechende Kontrollfeld. Wenn Sie dies z.B. zu Beweiszwecken nicht wünschen (Hat der Diktant das wirklich so diktiert?), dann deaktivieren Sie dieses Kontrollfeld. Sie müssen den Status "erledigt" dann explizit vergeben.
Wenn Sie die Spracherkennungssoftware Dragon NaturallySpeaking in den Versionen Professional oder Legal verwenden, können Sie direkt in Word diktieren und die Phonetik beibehalten. Die Korrekturkraft kann sich anschließend das Diktat mit der Originalstimme vorlesen lassen. Hierbei wird relativ viel Speicherplatz auf der Festplatte beansprucht Wenn Sie die Option "Phonetik zum Schriftsatz löschen" aktivieren, wird diese automatisch gelöscht, sobald Sie den Status eines Diktats auf "erledigt" setzen.