Import (Kontoauszüge) – Grundeinstellung

Sie erhalten ein Fenster mit der Überschrift Importschema. Je nachdem ob Sie z.B. Kontoauszüge oder Adressen importieren, müssen Sie die Importdateien den passenden Feldern in Advoware zuordnen. (z.B. Straße und Wohnort einer Adresse müssen Sie in Advoware den entsprechenden Feldern in der Adressverwaltung zu ordnen). Damit Sie nicht bei jedem Import die Felder erneut zuordnen müssen, können Sie für die jeweiligen Arbeitsschritte ein Importschema anlegen. So sparen Sie Zeit und Arbeit.

Importbeispiel / Kontoauszüge mit Online-Banking

    Bevor Sie mit der Halbautomatische Buchhaltung beginnen, geben Sie in Advoware in der "Aktenverwaltung" unter "Grundeinstellungen" - "Kanzleiorganisation" - "Bankkonten" Ihre Bankkonten ein.

    Legen Sie im Netzwerk für die Importdateien einen neuen Ordner an. Nutzen Sie diesen Ordner ausschließlich für den Export und Import von Kontoauszügen. Haben Sie mehrere Konten bei unterschiedlichen Banken, sollten Sie für jedes Konto einen eigenen Ordner anlegen.

Importschema anlegen:

    Exportieren Sie die Kontoauszüge aus Ihrem Online-Banking Programm (z.B. StarMoney, Sfirm oder Profi cash) in den neu angelegten Ordner. Achten Sie darauf, dass die Daten im csv-Format importiert werden.

    Klicken Sie auf "Import (Kontoauszüge)" in den Grundeinstellungen.

    Klicken Sie auf "Neu".

    Klicken Sie auf "Durchsuchen" und wählen Sie die Datei aus Ihrem neu angelegten Importordner aus. Klicken Sie auf "Weiter".

    Sie erhalten eine Vorschau der Datensätze, die Sie importieren können. Sollte das Vorschaufeld leer sein, ändern Sie die Einstellungen in dem Feld "Trennzeichen" so oft, bis die Kontodaten in richtiger Anordnung in der Tabelle angezeigt werden.

    Einige Bankingprogramme exportieren als 1. Zeile die Überschriften/Bezeichnungen der Datenfelder ebenfalls mit. Dies erkennen Sie daran, dass in der 1. Zeile der Vorschautabelle keine Daten, sondern Bezeichnungen stehen. Setzen Sie in diesem Fall das Häkchen im Optionsfeld "1. Datensatz enthält Feldnamen".

    Einige Bankdateien enthalten neben den eigentlichen Kontodaten noch (überflüssige) Kopf- und Fußzeilen (z.B. Salden). Diese dürfen nicht importiert werden. Geben Sie die entsprechende Anzahl der Kopf- und Fußzeilen an. Die Anzeige wird automatisch aktualisiert.

    Wenn alles passt, klicken Sie auf "Weiter".

    Als "Quelldatei" ist der Name der Datei voreingestellt, die Sie importieren möchten.

    Wählen Sie als "Zieldatei" "KONTOAUSZUEGE" aus. Ordnen Sie nun die Felder der "Quelldatei" den entsprechenden Feldern der "Zieldatei" zu: Klicken Sie mit der linken Maustaste auf eine Bezeichnung in der "Quelldatei" und ziehen Sie diese mit gedrückter linker Maustaste in das Feld "Zieldatei".

    Alle Daten können bei der späteren Buchung noch überschrieben werden. Sie dienen nur der Information, damit die Buchung zum richtigen Absender und zur richtigen Akte zugeordnet werden kann. Empfehlung: Falls Ihre Bank die eigene Kontonummer exportiert ("Auftragskonto"), ordnen Sie dieses dem Feld "Auftragskonto (Kanzlei)" zu. (Falls nicht, werden Sie im nächsten Schritt vom Importassistenten zur Angabe des richtigen Kontos aufgefordert).

    Als Belegdatum können Sie optional ein Datumsfeld des Kontoauszuges angeben (z.B. das Valuta-/Wertstellungsdatum oder das Buchungsdatum). Dieses ist die Vorbelegung für das Datenfeld "Belegdatum" in der Advoware Buchungsmaske.

    Ordnen Sie auf jeden Fall den Betrag als "Betrag" und den Absender der Zahlung ("Zahlungspflichtiger") als "Mandant/Absender" zu.

    Für alle weiteren Informationen stehen 10 Verwendungszwecke zur Verfügung, die Sie beliebig zuordnen können.

    Wenn alle Felder zugeordnet wurden, klicken Sie auf "Weiter".

    Der Importassistent zeigt alle Datensätze an, die in Advoware importiert werden.

    Wenn alles stimmt, klicken Sie auf "Schema speichern". Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen, z.B. Import Bank o. ä. Sie brauchen dann zukünftig in Schritt 1 nur noch das Schema und die Exportdatei aufzurufen, die anderen durchgeführten Einstellungen werden dann automatisch übernommen.

    Klicken Sie auf "Import starten", um den Vorgang abzuschließen. Die Daten können anschließend weiterverarbeitet werden.