PDF - Umwandlung – Grundeinstellung

Advoware stellt einen integrierten PDF-Drucker zur Umwandlung von Dateien in das PDF-Format zur Verfügung. Benötigt wird dieser Drucker z.B. für in die Aktengeschichte importierte E-Mails aus Microsoft Outlook (.msg-Dateien), Excel-Dateien und Bilder.

Dokumente aus Microsoft Word werden direkt über die in Word integrierte Umwandlungsoption umgewandelt. E-Mails aus Advoware Mail oder Thunderbird (.eml-Format) werden ebenfalls direkt aus Advoware umgewandelt. Beides geschieht signifikant schneller als die Umwandlung über einen PDF-Drucker und liefert bessere Ergebnisse.

Alle Dokumente, die über Advoware in das PDF-Format umgewandelt werden, werden in das PDF/A-Format umgewandelt (Ausnahme sind Ausdrucke von Tabellen/Modulen über "Datei" – "Drucken" Strg+p). PDF/A ist ein nach ISO genormtes Format zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente. Das Format wird von den Gerichten bei der elektronischen Kommunikation, z.B. über beA, erwartet. Auch die Versendung von E-POST-Briefen setzt das PDF/A-Format voraus.

Voreinstellungen für die PDF-Umwandlung

Wenn Sie die Option "Word-Dokumente umwandeln" setzen, wird bei der Frage zur Speicherung eines Word-Dokuments zur Aktengeschichte automatisch voreingestellt, zusätzlich zum Word-Dokument ein PDF zu erzeugen und zur Aktengeschichte zu speichern.

Wenn Sie ein bereits vorhandenes Word-Dokument später bearbeiten und über das Advoware Symbol wieder schließen, richtet sich das Verhalten an der Option "Umwandlung nach Änderung von Word-Dokumenten" aus.

    nicht autom. erneut umwandeln: Bei der Übernahme eines Dokuments in die Aktengeschichte erfolgt keine erneute Umwandlung in das PDF-Format und es erscheint auch keine Rückfrage.

    ohne Rückfrage erneut umwandeln: Wenn Sie ein Word-Dokument direkt aus der Aktengeschichte öffnen, über das Advoware Symbol wieder schließen und bereits ein PDF-Dokument existiert, wird das PDF-Dokument ungefragt erneut erzeugt. Somit ist das PDF nach jeder Änderung des Word-Dokuments "aktuell".

    auf Rückfrage erneut umwandeln: Wenn Sie ein Word-Dokument direkt aus der Aktengeschichte öffnen, über das Advoware Symbol wieder schließen und bereits ein PDF-Dokument existiert, wird das PDF-Dokument auf Rückfrage erneut erzeugt.

Hinweis: Wenn Sie die Onlineakte erworben haben, hat die Grundeinstellung "Onlineakte" - "Dokumente als PDF einstellen Vorrang, wenn das Dokument zu einer Akte gespeichert wird, die für die Onlineakte freigegeben ist.

Sicherheit

Generell können Sie ein PDF-Dokument auf zwei Arten schützen:

Variante 1: Sie erlauben das Öffnen des PDF-Dokuments nur nach Eingabe eines Passworts. Das Passwort kann auf Seite 2 der Adressverwaltung zu einer Person fest zugeordnet werden. Sie finden die Option zum Passwortschutz im Kontextmenü der Aktengeschichte. Das PDF kann ohne Kenntnis des PDFs nicht geöffnet werden.

Variante 2: Sie beschränken die Optionen, was der Empfänger mit dem Dokument machen darf (diese Option wird im Regelfall sicher nicht benötigt). Um diesen Verschlüsselungsschutz zu nutzen, müssen Sie unter der Grundeinstellung ein Passwort vergeben. Das Passwort wird im Regelfall ist an den Empfänger des PDF-Dokument weitergegeben. Das PDF kann auch ohne dieses Passwort geöffnet werden.

    Drucken verbieten: Das Dokument kann nicht ausgedruckt werden.

    Änderungen verbieten: Das Dokument kann nicht manipuliert/geändert werden, es können aber noch sichtbare Kommentare ("Notizen") und Formularfelder eingefügt werden.

    Kommentare und Formularfelder verbieten: Es sind keinerlei Änderungen am Dokument möglich.

    Zwischenablage verbieten: Der Text kann aus dem PDF nicht in die Zwischenablage übernommen werden.

    PDF verschlüsseln: Nimmt eine 128 Bit-Verschlüsselung vor.

Hintergrundvorlage (Wasserzeichen)

Wenn Sie für Ihre herkömmliche Korrespondenz (Briefe) hochwertiges Briefpapier aus einer Druckerei verwenden möchten, hinterlegen Sie in Advoware ein Wasserzeichen. Dies ist eine PDF-Datei, die dem bedruckten Briefpapier entspricht und bei der Umwandlung von Word-Dokumenten in das PDF-Format in den Hintergrund des eigentlichen Schreibens gelegt wird. Auf diese Weise können Sie beim Ausdruck von Word-Dateien, die per normaler Briefpost versendet werden, das vorbedruckte Briefpapier verwenden, und für die elektronische Kommunikation oder andere Zwecke das PDF mit "eingebranntem" Wasserzeichen.

In der Aktengeschichte können Sie über die Optionen die Berücksichtigung des Wasserzeichens ein- und ausschalten.

Wenn Sie die Option "Wasserzeichen nur auf Seite 1" aktivieren, erscheint das Wasserzeichen nur auf der ersten Seite. Dies ist der häufigste Anwendungsfall. Der Ausdruck auf Papier erfolgt dann auf das in einem gesonderten Papierfach eingelegte bedruckte Briefpapier. Das Wasserzeichen entspricht im Aussehen diesem Vordruck und wird nur in das PDF eingefügt. Die Optik des PDF und des Ausdrucks stimmen somit überein.

Seltener möchten Kanzleien auch für alle weiteren Seiten ein Wasserzeichen hinterlegen:

    Wenn Sie die Option "Wasserzeichen nur auf Seite 1" aktivieren, erscheint ein einseitiges Wasserzeichen auf sämtlichen Seiten des PDFs.

    Sie können auch ein 2-seitiges PDF als PDF hinterlegen. Die erste Seite der Schriftsätze wird dann mit der ersten Seite des Wasserzeichens ersetzt und alle weiteren Seiten der Schriftsätze mit der zweiten Seite des Wasserzeichens.