Sie können beliebig viele Faxvorlagen mit individuellen Zuordnungsmöglichkeiten (Benutzer, Briefköpfe und Referate) hinterlegen. Die hinterlegten Vorlagen können Sie anschließend im Modul "Akte bearbeiten" aus dem Kontextmenü der Aktenbeteiligten aufrufen.
Wählen Sie aus, ob die Vorlage gespeichert und/oder der Aktengeschichte hinzugefügt werden soll
Beteiligtenart
Wählen Sie den Beteiligten aus. Sie können auch alle anklicken.
Bezeichnung
Geben Sie eine Bezeichnung ein. Unter dieser erscheint dann der Schriftsatz, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den Beteiligten klicken.
Vorlage
In dieser Spalte geben Sie den Namen ein, unter dem die Vorlage gespeichert werden soll.
Als Vorauswahl werden alle Dateien aus dem Ordner angezeigt, der unter der Grundeinstellung "Kanzleiorganisation" - "Mitarbeiter" im Register "Briefköpfe" als "Briefkopfordner" für den Aktensachbearbeiter (Modul "Akte bearbeiten") hinterlegt wurde.
Benutzer
Soll die Vorlage nur für einen bestimmten Kanzleimitarbeiter sein, wählen Sie ihn in der Spalte "Benutzer" aus.
Referat
Ordnen Sie den Schriftsatz einem bestimmten Referat zu. Dieser erscheint nur dann im Kontextmenü, wenn die Angaben Sachbearbeiter und Referat übereinstimmen. Macht Sinn, wenn Sie selten benutzte Anschreiben in einem bestimmten Referat anwenden.
Speichern
Wenn Sie das Kontrollfeld "speichern" aktivieren, erscheint im Word bei jedem Anschreiben das Dialogfenster "speichern unter". Andernfalls werden die Anschreiben nicht automatisch gespeichert. Sie können natürlich immer noch in Word auf die "Diskette" klicken.
Aktengeschichte
Wenn Sie das Häkchen bei "Aktengeschichte" setzen, erscheint in Word nach dem Schließen des Dokuments das bekannte Dialogfenster "Aktengeschichte".
• Viele Kanzleien benutzen für ihre Korrespondenz hochwertiges (teures) Briefpapier aus der Druckerei. Für die Telekommunikation über Telefax hingegen normales (preiswertes) Papier. Sie können daher dieser Vorlage einen Druckerschacht zuordnen:
• Klicken Sie bei geöffneter Faxvorlage in Word auf "Datei" - "Seite einrichten" - "Druckoptionen" - "Schacht / Papierzufuhr". Dies ist je nach Word-Version verschieden. Deklarieren Sie den ausgewählten Papierschacht auf jeden Fall als Standardschacht.
• Sie können Ihren Faxbogen nach Belieben gestalten. Einige Kanzleien entwerfen sich auch ein Faxvorblatt mit allen wichtigen Informationen. Wenn Sie einen bestimmten Faxdrucker benutzen, müssen Sie diesen der Vorlage zuordnen.