Sie können den mitgelieferten Kenntnisnahmezettel zur individuellen Anpassung ändern oder beliebig viele weitere Vorlagen mit individuellen Zuordnungsmöglichkeiten (Benutzer, Briefköpfe und Referate) hinterlegen.
Legen Sie fest, ob der Kenntnisnahmezettel gespeichert und/oder der Aktengeschichte hinzugefügt werden soll.
Beteiligtenart
Wählen Sie den Beteiligten aus. Sie können auch alle anklicken.
Bezeichnung
Geben Sie eine Bezeichnung ein. Unter dieser erscheint dann der Schriftsatz, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den Beteiligten klicken.
Datei
In dieser Spalte geben Sie den Namen ein, unter dem die Vorlage gespeichert werden soll.
Als Vorauswahl werden alle Dateien aus dem Ordner angezeigt, der unter der Grundeinstellung "Kanzleiorganisation" - "Standortverwaltung" im Register "Speicherorte für Dokumente" als Speicherort für "Vorlagen für Anschreiben" hinterlegt wurde. Somit gibt es keine Probleme für überörtliche Sozietäten oder unterschiedliche Datenpools mit unterschiedlichen Vorlagen.
abweichender Briefkopf
Falls Sie einen abweichenden Briefkopf verwenden möchten, können Sie ihn unter der Auswahl anklicken. Sie können die Spalte frei lassen, wenn immer der Standardbriefkopf des aktuellen Aktensachbearbeiters verwendet werden soll.
Als Vorauswahl werden alle Dateien aus dem Ordner angezeigt, der unter der Grundeinstellung "Kanzleiorganisation" - "Mitarbeiter" im Register "Briefköpfe" als "Briefkopfordner" für den in der Akte eingetragenen Sachbearbeiter hinterlegt wurde. Somit gibt es keine Probleme für überörtliche Sozietäten oder unterschiedliche Datenpools mit unterschiedlichen Vorlagen.
Benutzer
Soll die Vorlage nur für einen bestimmten Kanzleimitarbeiter sein, wählen Sie ihn in der Spalte "Benutzer" aus.
Referat
Ordnen Sie den Schriftsatz einem bestimmten Referat zu. Dieser erscheint nur dann im Kontextmenü, wenn die Angaben Sachbearbeiter und Referat übereinstimmen. Macht Sinn, wenn Sie selten benutzte Anschreiben in einem bestimmten Referat anwenden.
Speichern
Wenn Sie das Kontrollfeld "speichern" aktivieren, erscheint im Word bei jedem Anschreiben das Dialogfenster "speichern unter". Andernfalls werden die Anschreiben nicht automatisch gespeichert. Sie können natürlich immer noch in Word auf die "Diskette" klicken.
Wenn Sie das Häkchen bei "Aktengeschichte" setzen, erscheint in Word nach dem Schließen des Dokuments das bekannte Dialogfenster "Aktengeschichte".