Jeder Kanzleimitarbeiter kann sich ein eigenes Kontextmenü (rechte Maustaste) für Expresstexte im Modul "Akte bearbeiten" zusammenstellen. Dabei können Sie die Beteiligtenart, die Bezeichnung, den Speichernamen, einen abweichenden Briefkopf und das Referat auswählen. Der Vorteil: Das Kontextmenü bleibt übersichtlich:
• Häufig verwendete Anschreiben, die von den anderen Mitarbeitern selten oder überhaupt nicht verwendet werden, erscheinen nur im eigenen Menü. Die Kollegin, die vorwiegend Notariatssachen bearbeitet, benötigt ganz andere Schriftsätze in ihrem Menü als die Kollegin, die vorwiegend Familiensachen bearbeitet.
• Anschreiben, die nur für ein ganz bestimmtes Referat benötigt werden, erscheinen nur dann im Kontextmenü, wenn der Akte auch dieses Referat zugewiesen wurde.
• Anschreiben können mit einem ganz bestimmten Briefkopf verknüpft werden (z.B. private Korrespondenz) und sind mit einem Mausklick im Zugriff.
• Alle Einträge erscheinen später im Kontextmenü, wenn Sie den Beteiligten mit der rechten Maustaste anklicken. Einige Schriftsätze, wie z.B. der Kenntnisnahmezettel, die Einwohnermeldeamtsanfrage sowie Klage- und Berufungsschriften sind bereits vorhanden. Sie können beliebig viele eigene Schriftsätze erstellen. Dieses Verfahren ist eine Alternative zu den Musterschriftsätzen und ein schnellerer Weg, um häufig verwendete Schriftsätze (Standardschreiben an bestimmte Beteiligtenarten) zu erstellen.
So erstellen Sie Ihr individuelles Kontextmenü:
• Klicken Sie auf "Grundeinstellungen" - "Schriftverkehr" - "Textverarbeitung" - "Expresstexte".
• Wählen Sie die Beteiligtenart aus, für die das Dokument als Auswahl im Kontextmenü erscheinen soll, wenn Sie diese mit der rechten Maustaste in der Tabelle der Aktenbeteiligten im Modul "Akten" anklicken.
• Wählen Sie aus, ob das Dokument auf der Festplatte gespeichert und/oder der Aktengeschichte hinzugefügt werden soll.
Beteiligtenart
Wählen Sie die Beteiligtenart aus, für die die Mustertexte zur Verfügung stehen sollen. Sie können auch "alle" anklicken.
Bezeichnung
Geben Sie eine "Bezeichnung" ein. Unter dieser Bezeichnung erscheint dann der Schriftsatz, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den Beteiligten klicken.
Datei
In der Spalte "Datei" geben Sie den Namen ein, unter dem die Vorlage gespeichert werden soll. Als Vorauswahl werden alle Dateien im Ordner \Advoware\Anschreiben angezeigt. Wenn der Schriftsatz noch nicht vorhanden ist, wird er automatisch erstellt, sobald Sie auf den neuen Eintrag doppelklicken.
abweichender Briefkopf
Falls Sie einen "abweichenden Briefkopf" verwenden möchten, können Sie ihn unter der Auswahl anklicken. Sie können die Spalte frei lassen, wann immer der Standardbriefkopf des aktuellen Aktensachbearbeiters verwendet werden soll.
Benutzer
Soll die Vorlage nur für einen bestimmten Kanzleimitarbeiter sein, wählen Sie ihn in der Spalte "Benutzer" aus.
Referat
Sie haben die Möglichkeit, den Schriftsatz einem bestimmten "Referat" zuzuordnen. So erscheint dieser nur im Kontextmenü, wenn das in der Akte eingetragene Referat übereinstimmt.
Speichern
Wenn Sie das Kontrollfeld "Speichern" aktivieren, erscheint in Word bei jedem Anschreiben das Dialogfenster "Speichern unter". Andernfalls werden die Anschreiben nicht automatisch gespeichert - Sie können natürlich jederzeit in Word manuell speichern.
Aktengeschichte
Wenn Sie das Häkchen bei "Aktengeschichte" setzen, erscheint in Word nach dem Schließen des Dokuments das Dialogfenster "Aktengeschichte".
Bei einer Neuanlage klicken Sie doppelt auf die Bezeichnung. Sie haben nun die Möglichkeit, in Word den Musterbrief zu erstellen. Wie in den anderen Modulen von Advoware auch, können Sie alle Möglichkeiten der Textgestaltung nutzen, auch Platzhalter und Stopcodes können eingebaut werden.
Wenn Sie mit der Gestaltung fertig sind, schließen Sie einfach die Datei. Ihr Anschreiben wird automatisch gespeichert. Sie kehren zurück in Advoware. Schließen Sie das Fenster mit Ok oder geben Sie weitere Schriftsätze ein.
Wenn Sie in der Aktenverwaltung mit der rechten Maustaste auf einen Beteiligten klicken, können Sie alle erstellten Schriftsätze auswählen, die für diese Beteiligtenart zugeordnet wurden.
Untergeordnete anzeigen
Setzen Sie hier ein Häkchen, damit die Anschreiben auch im Kontextmenü der untergeordneten Beteiligten der ausgewählten Beteiligtenart erscheinen (z.B. gesetzlicher Vertreter oder Kontaktpersonen/Ansprechpartner).
Beispiel:
Der "Expresstext Kontaktperson" erscheint nur bei Kontaktpersonen.
Der "Expresstext Mandant" erscheint nur bei Mandanten.
Der "Expresstext Mandant + UG" erscheint nur bei Mandanten und allen Untergeordneten des Mandanten.
Versendungsart
In dieser Spalte können Sie die Versendungsart für Ihren Expresstext vorbelegen. Die Vorbelegung der Versendungsart wird Ihnen im Postausgang automatisch angezeigt.