online akte – Grundeinstellung

Hinterlegen Sie hier Ihre Grundeinstellungen für die onlineAkte.

Feld

Beschreibung

Kanzleieinstellungen – Grundeinstellung

IP-Adresse

IP-Adresse des Rechners, an dem das Freigabemodul installiert ist. Wenn das Freigabemodul auf dem Rechner installiert ist, an dem die Grundeinstellung aufgerufen wird, tragen Sie 127.0.0.1 ein (Voreinstellung).

Port

Port, über den das Freigabemodul kommuniziert. Die Voreinstellung 45184 muss in der Regel nicht geändert werden.

Adresse des onlineAkte-Servers

Internetadresse des onlineAkte-Servers. Dort muss www.Advonet.net:12001 stehen.

Standort

Damit das Freigabemodul die Dokumente, die in der Aktengeschichte freigegeben wurden, auch findet, muss hier ggf. der Pfad angepasst werden. Tragen Sie unter "Pfad am Arbeitsplatz" den Pfad der Dokumente, die in der Aktengeschichte freigegeben wurden, aus Sicht des Arbeitsplatzes ein (z.B. w:\texte). Tragen Sie bei "Pfad am Server" den Pfad ein, der aus Sicht des Servers dem Eintrag "Pfad am Arbeitsplatz" am Server entspricht. Für jeden Standort muss der Pfad einzeln angepasst werden.

Beispiel 1: Das Freigabemodul ist am Server installiert:

Die Texte werden unter w:\Advoware\Texte gespeichert. Da es den Ordner w: am Server nicht gibt, muss hier folgendes eingetragen werden:

Pfad am Arbeitsplatz:       w:\texte

Pfad am Server:     d:\Advo-web\texte

Der Ordner d:\Advo-web ist freigegeben und an den Arbeitsplätzen als Laufwerk W: gemappt.

Beispiel 2: Das Freigabemodul ist am Arbeitsplatz installiert:

Die Texte werden unter w:\Advoware\Texte gespeichert. Da das Freigabemodul das Laufwerk w: nicht kennt (der Dienst wird unter einem anderen Benutzer ausgeführt) muss hier folgendes eingetragen werden:

Pfad am Arbeitsplatz:       w:\texte

Pfad am Server:     \\server1\Advo-web\texte

Der Rechnername des Servers ist "Server". Der Ordner Advo-web ist freigegeben und als Laufwerk w: gemappt.

Es reicht aus bei "Pfad am Arbeitsplatz" das Netzlaufwerk anzugeben. Bei "Pfad am Server" muss entweder der lokale Pfad des freigegebenen Ordners oder der Netzwerkpfad des freigegebenen Ordners angegeben werden.

 

Pfad am Server

Pfad am Arbeitsplatz

Kanzleikennung

Melden Sie sich über Aktenverwaltung - Zusatzmodule freischalten - Advoware onlineAkte an. Tragen Sie unter Kanzleikennung und Kanzleikennwort die Daten ein, die Sie bei der Anmeldung eingegeben haben. Beachten Sie, dass Sie die Kanzleikennung (nicht das Kanzleikennwort!) Ihrem Mandanten mitteilen müssen. Das Freigabemodul kann mehrere Kanzleikennungen verwalten.

Kanzleikennwort

Benachrichtigungen

Sie haben die Möglichkeit, Ihren Mandanten per E-Mail zu informieren, wenn ein Dokument aus der Aktengeschichte für die onlineAkte freigegeben wurde. Die E-Mails werden an die Adresse versendet, die in den Adressdaten der Mandanten hinterlegt wurde. Sie können die E-Mails, die an Ihren Mandanten versendet werden, hier konfigurieren:

Betreff

Betreff der autom. Benachrichtigungen (z.B. "neues Dokument in der onlineAkte")

Absendername

Absendername der E-Mail (eigener Name oder Kanzleiname). Absendername und Absenderadresse erscheinen in dem Feld "Von:" in der E-Mail

Absenderadresse

Absenderadresse der E-Mail (eigener Name oder Kanzleiname). Absendername und Absenderadresse erscheinen in dem Feld "Von:" in der E-Mail

Kopie an

E-Mail-Adresse ein, an welche die E-Mails noch versendet werden sollen, z.B. Ihre eigene E-Mail-Adresse. Sie haben dann eine Kontrollmöglichkeit, dass die E-Mails tatsächlich versendet wurden. Dieser Eintrag ist optional und für Ihre Mandanten nicht sichtbar.

Text

Text der E-Mail. Sie können folgende Platzhalter verwenden:

{0}: An dieser Stelle erscheint der Name (Rubrum und Aktenzeichen) der Akte

{1}: An dieser Stelle erscheint der Eintrag aus dem Feld "URL in E-Mail" (sieh unten). Der Link wird in der E-Mail so angepasst, dass die Datenbank und die Kanzleikennung automatisch in dem Webformular ausgefüllt sind. Ihr Mandant muss dann nur noch den Benutzernamen und das Kennwort eintragen.

{2}: Anrede des Mandanten (Sehr geehrter Herr Mustermann,)

Beispiel:

{2}

es gibt ein neues Dokument in der Akte

{0}

Klicken Sie hier {1}, um die onlineAkte zu öffnen.

URL in E-Mail

Internetlink zur Anmeldung an die onlineAkte ein (bei Einbettung in die E-Mail). Der Link über Advoware lautet https://www.Advo-net.net/oa/Login.

Versendungsintervall (Minuten)

Intervall, nach wie vielen Minuten E-Mail-Benachrichtigungen automatisch versendet werden sollen (optional). Über "jetzt senden" werden die E-Mails sofort versendet.

Uhrzeit

Uhrzeit, wann E-Mail-Benachrichtigungen versendet werden sollen (optional). Tragen Sie entweder ein Intervall oder eine Uhrzeit ein.

Optionen

E-Mail-Benachrichtigung an Mandanten protokollieren

E-Mail-Benachrichtigungen werden in der Aktengeschichte protokolliert

Fehler beim E-Mail-Versand protokollieren (empfohlen)

fehlgeschlagene Versuche einer E-Mail-Benachrichtigung werden in der Aktengeschichte protokolliert

Abruf durch Mandanten protokollieren

Downloads (Abruf der von Ihrer Kanzlei hochgeladenen Dokumente) durch den Mandanten werden in der Aktengeschichte protokolliert

erledigte Termine anzeigen

als "erledigt" markierte Termine auf dem Smartphone-Kalender anzeigen

Pool-Aufgaben anzeigen

Aufgaben an den Datenpool auf dem Smartphone-Kalender anzeigen

erledigte Aufgaben anzeigen

als "erledigt" markierte Aufgaben auf dem Smartphone-Kalender anzeigen

erweiterte Aufgabendarstellung

zeigt Aktenzeichen, Rubrum, Gesprächspartner und Rückrufnummer im Bemerkungsfeld auf dem Smartphone an

Dokumente als PDF einstellen

Dokumente werden bei der Freigabe aus der Aktengeschichte automatisch in das PDF-Format umgewandelt (soweit möglich)

Freigabemodul überwachen

Warnung ausgeben, falls auf das Freigabemodul nicht zugegriffen werden kann (z.B. weil der onlineAkte-Dienst nicht gestartet ist - in diesem Fall wird die Arbeit in Advoware bei jedem Zugriffsversuch einige Sekunden verzögert)

Inkasso deaktivieren

keine Anzeige von Forderungskonto und Forderungsaufstellung

neue Beteiligte standardmäßig in onlineAkte anzeigen

zeigt die neuen Beteiligten in der onlineAkte

Aktivierung

Aktivierungscode per Brief versenden

freizugebende Personen erhalten in der Aktivierungsmail den Hinweis, dass Mitteilung des Aktivierungscodes per Brief erfolgt

Aktivierungscode telefonisch mitteilen

freizugebende Personen erhalten in der Aktivierungsmail den Hinweis, dass der Aktivierungscode telefonisch in der Kanzlei erfragt werden muss

Vorgaben für die automatisch versendete Aktivierungs-E-Mail

editierbarer Betreff und Text für die Aktivierungs-E-Mail

Uploads

Benachrichtigung an

E-Mail-Adresse (der Kanzlei), an die eine Benachrichtigung nach Uploads durch die Mandanten gesendet wird

zulässige Dateitypen

Sie können das Hochladen von Dokumenten auf bestimmte Dateitypen beschränken. Geben Sie die Endungen der zulässigen Dateitypen mit Leerzeichen getrennt an. Hintergrund: Advoware verzichtet aus Datenschutzgründen auf jede Form von Zwischenspeicherung Ihrer Daten im Web. Damit ist auch kein zusätzlicher Virenscan möglich (wie z.B. beim E-Mail-Provider, bei dem die E-Mails zwischengespeichert werden). Einige Kunden haben daher den Wunsch geäußert, als zusätzliche Sicherheit nur die Übersendung von potenziell "ungefährlichen" Dateitypen wie z.B. PDFs zu erlauben. Wenn Sie hier keine Angaben machen, sind alle Dateitypen erlaubt.

Bsp.: pdf doc docx

keine Dateiuploads

Dateiupload für alle freigegeben Personen verbieten

keine Mitteilungen

Mitteilungen für alle freigegeben Personen verbieten

Datenbanken

freigegebene Datenbanken

Liste der Datenbanken, die  für die onlineAkte freigegeben werden sollen

Kanzleilogo

Kanzleilogo

Option zur Hinterlegung eines Kanzleilogos

Wartung und Logging

Wartungsmodus aktivieren

Aktiviert den Wartungsmodus der onlineAkte, z.B. bei Wartungsarbeiten an Ihrem Server.

Nachricht im Wartungsmodus

Text, der den den freigegebenen Personen im Wartungsmodus angezeigt wird, falls diese bei Nichterreichbarkeit zugreifen.

Log-Datei

Geben Sie hier den Pfad der Log - Datei an. Jeder Zugriff über die onlineAkte auf Ihre Datenbank wird aufgezeichnet, also welche Akte und welches Modul aufgerufen wurde...

maximale Größe der Log-Datei (in MB)

maximale Größe der Log-Datei in MBytes. Beim Erreichen dieser Größe wird die Log-Datei entweder archiviert oder gelöscht. Zum Deaktivieren auf 0 setzen.

alte Log-Dateien behalten

die aktuelle Log-Datei wird archiviert, sobald die maximale Größe erreicht wurde (sonst gelöscht)

Grundeinstellung "Aktenverwaltung" - "Akten" - "Aktenablage" (separate Einstellung)

Freigaben für die onlineAkte aufheben

Aktivieren Sie diese Option, um bei der Aktenablage alle Freigaben aus der onlineAkte wieder zu entfernen. Der Mandant hat dann keinen Zugriff mehr auf die Dokumente.

 

Um die onlineAkte in Ihre Homepage einzubinden, fügen Sie folgenden Quelltext ein:

<h1>OnlineAkte neu externe Anmeldung</h1>

  <form id="extLogin" action="#" method="post">

    <input type="hidden" id="Database" name="Database" value="ADVOWARE" />

    <input type="hidden" id="Kanzlei" name="Kanzlei" value="Mustermann" />

 

    <p>

      <label for="UserName">Benutzer</label>

      <input type="text" name="User" id="UserName" />

    </p>

    <p>

      <label for="Password">Kennwort</label>

      <input type="password" name="Password" id="Password" />

    </p>

    <input type="submit" value="Anmelden" />

  </form>

  <div id="message"></div>

 

  <script src="https://code.jquery.com/jquery-3.2.1.min.js"

          integrity="sha256-hwg4gsxgFZhOsEEamdOYGBf13FyQuiTwlAQgxVSNgt4="

          crossorigin="anonymous"></script>

  <script type="text/javascript">

    $(function () {

      var form = $("#extLogin");

      form.submit(function (evt) {

        $.post("https://www.Advo-net.net/OAExternalLogin/api/login", form.serialize(), function (result, status, jqXHR) {

            if (result.Guid) {

              $('#message').text("Erfolg");

              window.location = "https://www.Advo-net.net/oa/loginservice?ExGUID=" + result.Guid + "&ExDatenbank=" + Database.value + "&ExBenutzer=" + UserName.value + "&ExKanzlei=" + Kanzlei.value;

            }

            else if (result.Error) {

              $('#message').text("Fehler: " + result.Error);

            }

            else {

              $('#message').text("Unbekannter Fehler: " + status);

            }

        });

        evt.preventDefault();

      });

    });

 

  </script>