Sie können den Arbeitsablauf für Ihre Diktate individuell an die Kanzleiorganisation anpassen. Die Voreinstellung basiert auf 5 Stufen:
• Der Diktant erstellt ein neues Diktat im Entwurfsmodus.
• Nach Fertigstellung des Entwurfs vergibt er den Status "bereit zur Bearbeitung" und übergibt das Diktat an eine Schreibkraft.
• Die Schreibkraft sendet das Diktat nach erfolgter Korrektur an den Diktanten zur Kontrolle zurück.
• Der Diktant vergibt nach der Kontrolle den Status "bereit zur Ausgabe" und sendet das Diktat wiederum an die Schreibkraft zurück.
• Die Schreibkraft übernimmt das Diktat in Word. Das Diktat bekommt den Status "erledigt" und das Word-Dokument wird automatisch der Aktengeschichte zugeordnet.
Wenn Sie den Arbeitsablauf beschleunigen möchten, können Sie beispielsweise den Zwischenschritt der Kontrolle ausschalten. Das Diktat kommt nach der Übergabe an eine Schreibkraft nicht mehr zurück zum Diktanten, d.h. die Schreibkraft ist für die Korrektur selbst verantwortlich. Legen Sie in diesem Fall folgende Einstellungen fest:
• Stufe 1: "Entwurf"
• Stufe 2: "bereit zur Bearbeitung"
• Stufe 3: "erledigt"
• Stufe 4: "leerer Eintrag"
• Stufe 5: "leerer Eintrag"
Selbstverständlich können Sie auch den Entwurfsstatus aus der Voreinstellung herausnehmen. Jeder Status ist unabhängig von Grundeinstellungen weiterhin manuell einstellbar. Die Ablauforganisation sähe dann beispielsweise wie folgt aus:
• Stufe 1: "bereit zur Bearbeitung"
• Stufe 2: "erledigt"
• Stufe 3: "leerer Eintrag"
• Stufe 4: "leerer Eintrag"
• Stufe 5: "leerer Eintrag"
Bei der automatischen Ablauforganisation muss man immer bei Stufe 1 mit Entwurf anfangen. Wenn man dann ein neues Diktat erstellt, geht Advoware automatisch in Stufe 2 über. Nur wenn man die automatische Ablauforganisation abstellt, fängt Advoware mit Entwurf an. Wenn Sie dies wünschen, setzen Sie bei "Automatik ausschalten" ein Häkchen:
Sie haben die Möglichkeit, einen Status auszuwählen, bei dem das Häkchen für den Postausgang automatisch voreingestellt ist:
Das geschriebene Diktat wird automatisch in den Postausgang übernommen.