Unter dieser Grundeinstellung sehen Sie eine Tabelle mit allen eingetragenen Tätigkeiten:
Bei Neueintrag und Änderung der Tätigkeiten öffnet sich eine neue Maske, in der Sie Ihre Eingaben tätigen können:
Zum einen können hier wiederkehrende Tätigkeiten angelegt werden, die einem oder mehreren Vorgängen zugeordnet werden können. Zum anderen können Tätigkeiten angelegt werden, die einem Merkmal aus den referatspezifischen Daten zugeordnet werden.
Beide Arten werden für den automatischen Vollzug als Tätigkeiten zum Vorgang vorgeschlagen und können ausgewählt werden.
Jede Tätigkeit benötigt ein Kürzel, welches max. 3 Zeichen lang sein darf, und eine Tätigkeitsbeschreibung. Das Kürzel muss eindeutig sein.
Zusätzlich können folgende Voreinstellungen vorgenommen werden, die für eine automatische Zuordnung der Tätigkeiten zu einem Vorgang im Vollzug wichtig sind:
• Voraussetzungen: Welche Tätigkeiten sind vorher abzuarbeiten, um diese Tätigkeit auszuführen? Über den Button "Auswahl" können eine oder mehrere Tätigkeiten als Kürzel eingetragen werden. Der Button "Leeren" löscht diesen Eintrag.
• Automatik: Hier wird das Merkmal der referatspezifischen Daten ausgewählt, für das die Tätigkeit automatisch vorgeschlagen wird, falls das Merkmal zutrifft.
• Briefkopf, Vorlage Schreiben, Vorlage Erinnerung, Versendungsart
• Beteiligtenart: Hier kann die Beteiligtenart ausgewählt werden. Es wird nachgeschaut, ob der Akte Beteiligte mit dieser Beteiligtenart zugeordnet sind. Ist dies der Fall, wird für jeden Beteiligten mit dieser Beteiligtenart diese Tätigkeit vorgeschlagen.
• erwarteter Rücklauf: Hier kann die Anzahl der Tage eingegeben werden, wann ein Rücklauf zu erwarten ist. Wenn der Rücklauf überschritten ist, wird die Tätigkeit im Vollzug violett dargestellt.
• kein Rücklauf: Wenn kein Rücklauf erwartet wird.
• kein Anschreiben: Wenn kein Anschreiben benötigt wird.
• urkundenspezifische Tätigkeit: Modus, ob die Tätigkeit eine urkundenspezifische Tätigkeit ist oder nicht.
Per Doppelklick auf eine Zeile in der Tabelle können Sie Ihre Tätigkeiten jederzeit ändern.