Legen Sie in der Spalte "voreingestellter Mitarbeiter" fest, ob bei der Erfassung von Tätigkeiten der angemeldete Benutzer oder der Sachbearbeiter der Akte aus dem Modul "Akte bearbeiten" voreingestellt sein soll. Wenn Sie ausschließlich selbst vorgenommene Tätigkeiten erfassen, empfiehlt sich die Einstellung "angemeldeter Benutzer". Bei dieser Einstellung handelt es sich um eine Arbeitsplatzeinstellung. Alle anderen nachfolgenden Optionen sind Kanzleieinstellungen.
Werden in einer Abrechnung Tätigkeiten für mehrere Sachbearbeiter abgerechnet, können Sie festlegen, ob das Programm automatisch eine Honorarverteilung vorschlägt. Wenn das Häkchen "bei mehreren Mitarbeitern Honorarverteilung vorschlagen" gesetzt ist, erfolgt der Verteilungsvorschlag anhand der tatsächlichen Erfassung in Advotime. Berücksichtigt werden dann alle Sachbearbeiter, für die über den Dialog "Zeithonorar" tatsächlich Tätigkeiten zur Akte erfasst wurden, und zwar entsprechend ihres prozentualen Anteils. Sachbearbeiter, für die in der Akte keine Tätigkeiten erfasst wurden, erscheinen auch nicht in der Tabelle des Verteilungsvorschlags. Ist das Häkchen nicht gesetzt, erfolgt der Verteilungsvorschlag immer anhand der Tabelle "mehrere Sachbearbeiter" auf der zweiten Seite der Aktenverwaltung (unabhängig von dem tatsächlich erfassten Honorar).
Wenn Sie die Grundeinstellung "bei der Aktenanlage aktuelle Stundensätze in die Akte übernehmen" aktivieren, werden bei jeder Aktenanlage die Stundensätze der Mitarbeiter automatisch zur Akte gespeichert. Diese Einstellung stellt sicher, dass mit den Mandanten vereinbarte Stundensätze für die gesamte Lebensdauer der Akte unverändert bleiben.
Beispiel: Der Stundensatz von RA Mayer beträgt 200 Euro (Grundeinstellung "Mitarbeiter"). Herr Mayer teilt dies dem Mandanten mit und legt eine Akte an. Nach einiger Zeit - die Akte ist noch aktiv - beschließt Herr Mayer, seinen Stundensatz auf 250 Euro zu erhöhen und ändert seine Grundeinstellung. Wenn er jetzt eine Tätigkeit zur Akte erfasst, betrüge der Stundensatz ohne aktivierte Grundeinstellung entgegen der Vereinbarung 250 Euro. Der Stundensatz müsste aufwendig auf der 2. Seite der Akte (bzw. sehr vieler Akten) nachgepflegt werden. Mit aktivierter Grundeinstellung werden die zum Zeitpunkt der Aktenanlage gültigen Stundensätze übernommen und bleiben bis zur Ablage der Akte unverändert.
Wenn Sie die Einstellung "Zeitraum autom. anpassen" aktivieren, werden bei der Abrechnung alle erfassten Tätigkeiten berücksichtigt, unabhängig von dem aktuell ausgewählten Anzeigezeitraum der Übersichten "aktenbezogene" oder "mandantenbezogene" Auswertung. Somit ist gewährleistet, dass keine Tätigkeit bei der Abrechnung vergessen wird. Ist die Einstellung nicht aktiviert, werden nur die aktuell angezeigten Tätigkeiten der Übersichten "aktenbezogene" oder "mandantenbezogene" Auswertung berücksichtigt.
Sie können direkt aus der Aktengeschichte über das Kontextmenü einzelne Einträge in das Zeithonorar übernehmen. Wählen Sie unter "voreingestellte Tätigkeit bei der Übernahme von Einträgen aus der Aktengeschichte" aus, ob als Tätigkeit die "Art des Vorgangs" oder die Bemerkung" übernommen wird. Wir empfehlen die "Art des Vorgangs", da dieser meist eine aussagekräftigte Bezeichnung enthält. Aus historischen Gründen lautet die Voreinstellung aber "Bemerkung".
Manche Kanzleien möchten nur vordefinierte Tätigkeiten verwenden. In der Spalte "Tätigkeiten editierbar" können Sie vorgeben, dass Tätigkeiten bei der Zeiterfassung nur ausgewählt, aber nicht geändert werden können: