Advoware nimmt für
• den Text der Aktengeschichte "Art des Vorgangs" und
• für die Buchung im Mandantenkonto
die Bezeichnung, die unter der Grundeinstellung "Honorar" - "Musterrechnungen" in der Spalte "Bezeichnung" eingetragen ist. Fehlt dort ein Eintrag, richtet sich die Vorgabe für die Aktengeschichte und die Buchung im Vergütungskonto nach der Grundeinstellung "Honorar" - "Rechnungsnummer" - "Ausgabeformat". In beiden Fällen richtet sich Formatierung der eigentlichen Nummer - ohne die voranstehende Bezeichnung wie "Rechnung" oder "Re." - nach dieser Grundeinstellung "Ausgabeformat".
Hier können Sie die Zusammensetzung Ihrer Rechnungsnummer festlegen. Folgende Bausteine können stehen für die Gestaltung Ihrer Rechnungsnummer zur Verfügung:
• laufende Nummer der Rechnung (wird vom Programm automatisch fortlaufend erhöht)
• Jahr (zwei- oder vierstellig)
• Datenpoolkürzel
• Standortkürzel
• Aktennummer
• freier Text (beliebig)
• die Trennzeichen - und /
Es ist nicht erforderlich alle Felder zu belegen. Das Datenpoolkürzel benötigen Sie zum Beispiel nur, wenn Sie mit mehreren Datenpools arbeiten. Dies dient zur eindeutigen Identifikation (das Kürzel geben sie unter "Grundeinstellungen" - "Kanzleiorganisation" - "Datenpool" ein).
Achten Sie darauf, dass das Häkchen "Rechnungsnummer ausblenden" nicht angeklickt ist, sonst erscheint die Nummer nicht in der Rechnung.
Rechnungsnummern werden nur dann formatiert ausgegeben, wenn die Rechnungsnummer die Jahreszahl enthält. Hierzu ist unter der Grundeinstellungsart "Rechnungsnummer erhöhen" die Jahreszahl voranzustellen und die Rechnungsnummer 4stellig mit führenden Nullen anzugeben. Setzen Sie vor die eigentliche Nummer einige Nullen, um ausreichend Spielraum für höhere Nummern am Ende des Jahres zu haben. (eine Null + 1 = 99 Rechnungen, 2 Nullen = 999 Rechnungen usw.)
Beispiel: Wenn Sie im neuen Jahr mit der Nummer 1 beginnen möchten, stellen Sie die "nächste Rechnungsnummer" auf 202000001. Sie können dann 99999 Rechnungen im Jahr 2020 erstellen (Sie können bei Bedarf zu jedem Zeitpunkt die maximale Höhe der Rechnungsnummer durch Einsetzen weiterer Nullen erhöhen).
Die Formatierung ist in allen Fällen einheitlich:
• Einfügen einer Rechnung in eine Musterrechnung
• Einfügen einer Rechnung in ein aktuelles Dokument (auch einer Entwurfsrechnung aus den "bisherigen Rechnungen")
• Anschreiben mit anschließendem Einfügen der Rechnung über das "Sparschwein" der Word-Symbolleiste
Wenn Sie Rechnungen in eine Musterrechnung einfügen, richtet sich die vorangestellte Bezeichnung (Voreinstellung: "Re.") nach der Grundeinstellung "Honorar" - "Musterrechnungen", Spalte "Bezeichnung".
Beispiel: Layout der Rechnungsnummer = Jahr 4stellig + laufende Nummer
Fall A: In der Spalte "Bezeichnung" für die "Standardkostenrechnung an Mandant.rvg" ist nichts eingetragen.
Ergebnis:
• Einfügen einer Rechnung in eine Musterrechnung: Re. 20041234
• Einfügen einer Rechnung in ein aktuelles Dokument (auch einer Entwurfsrechnung aus den "bisherigen Rechnungen"): Re. 20041234
• Anschreiben mit anschließendem Einfügen der Rechnung über das "Sparschwein" der Word-Symbolleiste: Re. 20041234
Fall B: In der Spalte "Bezeichnung" für die "Standardkostenrechnung an Mandant.rvg" ist der Eintrag "Rechnung" eingetragen.
Ergebnis:
• Einfügen einer Rechnung in eine Musterrechnung: Rechnung 20041234
• Einfügen einer Rechnung in ein aktuelles Dokument (auch einer Entwurfsrechnung aus den "bisherigen Rechnungen"): Re. 20041234
• Anschreiben mit anschließendem Einfügen der Rechnung über das "Sparschwein" der Word-Symbolleiste: Re. 20041234