Mahnstufen - Grundeinstellung

In diesem Fenster werden mehrere Mahnstufen vorgegeben. Für jede Mahnstufe können Sie Mahnkosten festlegen und eine Mahnfrist vorgeben. Außerdem können Sie die Bezeichnung Ihrer Maßnahme und den Betreff Ihrer Mahnung frei abändern.

Die Einstellung "Mahnfrist in Tagen" legt fest, wie viele Tage nach der vorausgegangenen Mahnstufe ein Eintrag in der Liste "Mahnvorschlag" der Offenen Posten-Liste erfolgt. Der e-Zeitraum bezieht sich immer auf die unmittelbar vorausgegangene Mahnstufe (z. B. Mahnstufe 3: Eingabe 7, wenn die dritte Mahnung 7 Tage nach der zweiten Mahnung erfolgen soll).

Nach Doppelklick auf eine Zeile können Sie individuelle Vorgaben für die einzelnen Maßnahmen einstellen.

Mahnungen per E-Mail versenden

Advoware ermöglicht die Versendung von Mahnungen per E-Mail. Doppelklicken Sie über die Einstellung "Aktenverwaltung" – "Offene Posten-Liste" – "Mahnstufen" auf eine Mahnstufe. Im Register "Allgemein" aktivieren Sie die Option "per E-Mail versenden". Wenn Sie Advoware Mail verwenden, können Sie hierzu eine E-Mail-Vorlage hinterlegen.

Das Häkchen "Vorlage" – "PDF" darf nicht gesetzt werden. Advoware erstellt eine E-Mail und fügt als PDF-Anlagen automatisch die eigentliche Mahnung (in der Abbildung "Mahnstufe1.rtf") und die Originalrechnung ein.

Texte der Mahnschreiben ändern

Zum Ändern der Vorlage für das Mahnschreiben klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Schriftsatz in der rechten Spalte. Wählen Sie den Befehl "Vorlage öffnen".

Tipp: Sie können für Ihre Mahnschreiben einen eigenen Briefkopf hinterlegen. Dies ist von Vorteil, wenn Sie häufig (Sammel-)Mahnungen an Großmandanten erstellen und in einem Mahnschreiben Rechnungen aus unterschiedlichen Akten angemahnt werden. Sie können dann einen allgemein gehaltenen Betreff im Briefkopf vorgeben ("offene Rechnungen") und die aktenspezifischen Platzhalter (Rubrum, Aktenzeichen) löschen.