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Mit dem Importassistenten können Sie Daten aus zeichengetrennten Textdateien (z.B. csv, txt, asc) in Advoware importieren. Der Importassistent führt Sie in 4 Schritten durch den Importvorgang. Über "Weiter" und "Zurück" wechseln Sie von einem Schritt zum nächsten. Der Importassistent merkt sich immer die zuletzt gewählten Einstellungen, auch wenn Sie "Zurück" gehen. Verfahren Sie wie folgt:
• Schritt 1: Als erstes bestimmen Sie die Datei, die importiert werden soll. Klicken Sie hierzu auf "Durchsuchen" und wählen Sie die Datei aus. Klicken Sie auf "Weiter".
• Schritt 2: Der Assistent zeigt im Vorschaufenster die Datensätze an, die in der Datei enthalten sind. Wenn nichts angezeigt wird, versuchen Sie es mit einem anderen "Trennzeichen" (Excel-Dateien verwenden meist den Tabulator, Lexware und die Datev ein Semikolon). Wichtig ist das Optionsfeld "1. Datensatz enthält Feldnamen". Manche Importdateien enthalten als 1. Datensatz die Spaltenüberschriften/Feldbezeichnungen der Daten. Wenn in der 1. Zeile der Vorschau (nicht in der grauen Kopfzeile, sondern in der Tabelle selbst) Überschriften erscheinen, setzen Sie das Häkchen. Die Überschriften erscheinen dann ordnungsgemäß in der Kopfzeile der Tabelle. Wenn die Importdatei keine Überschriften/Feldbezeichnungen enthält, sind die Felder fortlaufend nummeriert (Feld 1, Feld 2, …). Merken Sie sich anhand der Vorschautabelle, welche Daten diese Felder bezeichnen (aufschreiben). Klicken Sie auf "Weiter".
• Schritt 3: In diesem Schritt werden die Daten aus der Importdatei zu den Daten aus Advoware zugeordnet. Wählen Sie zuerst die entsprechende Zieldatei aus, in welche die Daten importiert werden sollen (AKTEN, AUFGABEN, BETEILIGTE, JOURNAL, KONTOAUSZUEGE). Anschließend können Sie die Felder aus der Quelldatei den Feldern aus der Zieldatei zuordnen. Ziehen Sie die einfach ein Feld aus der Quelldatei bei gedrückter linker Maustaste auf die richtige Zeile in der Zieldatei. In der Spalte "zugeordnet" wird die Zuordnung anschließend zur Kontrolle angezeigt. Zugeordnete Felder der Quelldatei werden mit einem Häkchen gekennzeichnet. Um eine Zuordnung wieder aufzuheben, verfahren Sie umgekehrt: Ziehen Sie einfach ein Feld aus der Zieldatei an eine beliebige Stelle in die Quelldatei. Wenn Sie alle Zuordnungen vorgenommen haben, klicken Sie auf "Weiter".
• Schritt 4: Jetzt wird es ernst: Der Assistent zeigt alle Daten an, die in die ausgewählte Zieldatei übernommen werden. Als Voreinstellung sind alle Datensätze mit einem Häkchen markiert. Um einen Datensatz nicht zu importieren, entfernen Sie das Häkchen. Klicken Sie auf "Import starten", um den Importvorgang zu starten. Sollte es unvorhergesehene Probleme geben, erhalten Sie für jeden Datensatz eine Fehlermeldung. Sie können dann mit dem nächsten Datensatz fortfahren oder den gesamten Importvorgang rückgängig machen.
Sie können den gesamten Importvorgang für einen späteren Import als "Schema speichern". Der Importassistent merkt sich dann sämtliche Einstellungen. Bei Kontoauszügen ist dann z.B. später nur noch der Dateiname zu ändern.
Zu beachten ist, dass wenn Sie z.B. Dateien mit dem Feld "Betrag" importieren, dürfen hinter dem Betrag keine Buchstaben stehen. Das Feld darf nur aus Zahlen bestehen.