Hier werden die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter verwaltet (Name, Passwort, E-Mail Konten, Gruppenzugehörigkeiten, Notarangaben usw.).
Register "Allgemein"
Neben Passwort, Namenskürzel und Titel geben Sie hier Angaben für "Sekretariat", "E-Mail" und "Telefonnummer" ein. Alle Angaben können als Platzhalter in diversen Vorlagen genutzt werden.
Wenn Sie die die Advoware Online-Dienste (online Akte, smartphone Kalender, Advoware mobile, Schnittstellen zu Drittanbietern, …) nutzen, müssen Sie für den Mitarbeiterzugang ein sicheres Kennwort eintragen. Das Kennwort muss mindestens acht Zeichen lang sein und mindestens jeweils einen Großbuchstaben, einen Kleinbuchstaben und ein Sonderzeichen enthalten.
Im Feld "Unterschrift" können Sie abweichende Angaben bezüglich Ihres akademischen Grads oder Zusätze machen. Für bestimmte Schriftstücke steht auch diese Eingabe als Platzhalter zur Verfügung.
Weiterhin können Sie für den Sachbearbeiter einen Stundensatz - oder unterschiedliche Stundensätze für unterschiedliche Tätigkeiten - eingeben. Dieser wird in Advotime zugrunde gelegt, wenn weder in der Akte noch beim Mandanten ein anderer Stundensatz festgelegt wurde
Falls für den Sachbearbeiter eigene Konten für Honorar, Fremdgeld und Auslagen angelegt wurden, können diese hier angegeben werden. Bei jeder Buchung auf eine Akte des Sachbearbeiters erscheint bei der Eingabe einer Buchung das entsprechende Konto.
Register "Gruppenzugehörigkeit"
Einzelne Rechte werden in Advoware für Benutzergruppen vergeben. Durch die Zuordnung von Personen zu diesen Gruppen legen Sie dann die Rechte der Mitarbeiter fest (siehe Grundeinstellung "Standortverwaltung - Benutzergruppen"). Ein Mitarbeiter kann beliebig vielen Gruppen zugeordnet werden.
Bei sämtlichen Mitarbeitern der Kanzlei, die eigenverantwortlich Akten anlegen dürfen, müssen Sie das Kontrollfeld "bearbeitet eigenverantwortlich Akten" aktivieren. Dieses Kontrollfeld ist maßgeblich für die Liste "Sachbearbeiter" im Modul "Akte bearbeiten". Gleichzeitig dürfen für alle Mitarbeiter, die diese Berechtigung besitzen, Fristen und Wiedervorlagen eingetragen werden. Für Mitarbeiter ohne diese Berechtigung können ansonsten Fristen (Wiedervorlagen) auch eingetragen werden, wenn die Berechtigung "Fristen eingeben" ("Wiedervorlagen eingeben") besteht.
Register "Optionen"
Startoptionen
Wenn das Programm sofort nach dem Programmstart ein bestimmtes Modul öffnen soll, wählen Sie dieses als "Startmodul" aus. Für das Notariat können Sie ein eigenes Modul angeben. Dieses wird gestartet, wenn Sie in der Programmstartleiste auf den Balken "Notariat" klicken (Voreinstellung: "Abrechnung nach GNotKG").
Beispiel: Möchten Sie jeden Morgen automatisch nach dem Programmstart eine Übersicht der Termine, wählen Sie aus der Liste als Startmodul die "Terminübersicht".
Fristen/WV/Aufgaben/Maßnahmen/Termine
Wenn Sie das Häkchen "Zeitmanagement" setzen, können Sie für jede Tätigkeit eine geschätzte Zeitangabe machen. Wird die "geplante Arbeitszeit" für einen bestimmten Mitarbeiter für einen Kalendertag überschritten, bekommen Sie einen Warnhinweis.
Für Aufgaben können Sie einen Mitarbeiter eintragen, die bei der Eintragung einer neuen Aufgabe automatisch unter "delegieren an" vorbelegt werden.
Kanzlei-Controlling
Wenn Sie das Kanzlei-Controlling aktiviert haben (Grundeinstellung "Standortverwaltung", Register "Optionen") legen Sie hier für jeden Mitarbeiter das Programmverhalten bei einem Aktenwechsel fest.
Advoware ermöglicht in Kombination mit einem von Ihnen festgelegten "Aktenbudget" (zweite Seite der Aktenverwaltung) eine Wirtschaftlichkeitsanalyse (Soll-Ist-Vergleich). Sie sehen auf den ersten Blick, wenn der geleistete Arbeitsaufwand in der aktuellen Akte in keinem Verhältnis mehr zu Ihrem Honorar steht. Den bisher erreichten Aufwand sehen Sie in der Symbolleiste "Kanzlei-Controlling" im Feld "Stand".
Die Berechnung erfolgt entweder
• anhand der über die laufende Stoppuhr erfassten Zeiten, multipliziert mit dem internen Stundensatz der Mitarbeiter aus der Grundeinstellung "Mitarbeiter" - Register "Möglichkeiten" - "interner Stundensatz" oder
• auf Grundlage der Summe der bisher erfassten tatsächlichen Honorare (netto) aus der Zeiterfassung.
Post
Hier legen Sie fest, ob Ihnen neue Dokumente oder Zahlungseingänge aus eigenen oder aus allen Akten vorgelegt werden sollen. Eigene Akten sind die Akten, in denen Sie in der Akte als "Sachbearbeiter" eingetragen wurden.
Register "Speicherort für Dokumente"
Hier können Sie abweichende Ordner für die Speicherung von Dokumenten, Diktaten und E-Mails angeben. Normalerweise ist hier kein Eintrag notwendig. Wenn Sie keine Angaben machen, gelten die Einstellungen der Grundeinstellung "Standortverwaltung".
Beispiel: Unter der Grundeinstellung "Standortverwaltung" - "Speicherorte für Dokumente" - " E-Mails" (gemeinsame Speichreung) wurde der Speicherort "W:\Emails" eingetragen. Wenn die Mitarbeiter nun E-Mails per "Drag & Drop" in die Aktengeschichte importieren und keine aktenbezogene Speicherung ausgewählt wurde, werden in diesem Ordner alle E-Mails gespeichert. Rechtsanwältin Meier möchte dies nicht und legt fest, dass alle E-Mails, die sie selbst importiert, in einem lokalen Ordner auf Laufwerk "C:\" gespeichert werden.
Bei der aktenbezogenen Speicherung stellt der Assistent zur Jahresumstellung keine Pfade um.
Die "Schriftsatznummer" benötigt Advoware für das automatische Dokumentmanagement (Speichern der Schriftsätze). Bei der Erstellung von neuen Schriftsätzen in Word öffnet sich automatisch das Fenster zum Speichern. Sie erhalten sofort einen "Speichernamen". Voreinstellung für den Dateinamen (Speichern) ist das Mitarbeiterkürzel und die Schriftsatznummer (sie erhöht sich bei jedem neuen Schriftsatz automatisch um 1).
Die Zusammensetzung des Speichernamens legen Sie unter ""Grundeinstellungen" - "Schriftverkehr" - "Dateinamen" fest.
Register "Briefköpfe"
Unter der Grundeinstellung "Briefköpfe" müssen keine Eintragungen vorgenommen werden.
Voreingestellter "Briefkopfordner" ist der Ordner "dot" im Advoware-Verzeichnis bzw. ein in der separaten Grundeinstellung "Standortverwaltung" angegebener abweichender Briefkopfordner.
Jedem Mitarbeiter kann optional unter der Grundeinstellung "Mitarbeiter" ein eigener "Briefkopfordner" zugeordnet werden.
Wurde dem in der Akte eingestellten Sachbearbeiter kein Briefkopf zugeordnet, greift Advoware auf den Briefkopf "bet1.dot" zu. Ansonsten gilt: Der in der Tabelle zuerst eingetragene Briefkopf ist der voreingestellte Standardbriefkopf.
Über das Kontextmenü können Eintragungen auf alle Mitarbeiter übertragen werden. Über die separate Grundeinstellung "Schriftverkehr" – "Textverarbeitung" – "Briefköpfe" können Briefkopfzuordnungen für alle Mitarbeiter gesetzt oder entfernt werden.
Register "Notarangaben"
Hier können Sie notarspezifische Angaben hinterlegen. Wenn Sie eine Notarbezeichnung eingeben, erscheint dieser Mitarbeiter in der Liste der Notare im Notariatsmodul. Wählen Sie die Notarbezeichnung so, wie Sie in der Urkundenrolle erscheinen soll (z.B. "Notarin Maria Meier aus Arnsberg"):
Unter "Speicherort für signierte Dokumente" geben Sie den Ordner angeben, in dem Ihre signierten Dokumente gespeichert werden. Falls nach dem Versenden die Dokumente in einem anderen Ordner verschoben werden sollen, geben Sie unter "nach Versendung verschieben nach" den gewünschten Ordner an.
Register "Signatur"
Mit "Signatur" ist hier keine elektronische Signatur über eine Signatursoftware oder -karte gemeint, sondern eine Signatur wie in Outlook (Mit freundlichen Grüßen…). Diese kann als Platzhalter in den Briefkopf oder Musterschreiben eingefügt werden.
Register "Zugangsdaten"
In diesem Register hinterlegen Sie Ihre Zugangsdaten für beck-online: