Aktenablage - Grundeinstellung

Mit dieser Grundeinstellung legen Sie die Nummernkreisläufe für automatisch vergebene Ablagenummern fest, optional getrennt für Anwalts- und Notariatsakten. Sie können für jeden Bereich die nächste Ablagenummer festlegen. Diese Option wird zum Beispiel benötigt, wenn Sie jedes Jahr wieder "von vorn" beginnen möchten. Verfahren Sie wie folgt:

Klicken Sie auf "nächste Ablagenummer" und ändern Sie diese nach Ihrem Wunsch. Z.B. Geben Sie für die "nächste Ablagenummer" das Jahr, vier Nullen und eine Eins ein (bei vier Nullen und einer Eins können Sie dann 99.999 Akten pro Jahr ablegen - wenn Sie damit nicht auskommen, geben Sie entsprechend mehr Nullen ein). Die abgelegten Akten werden nun nach Jahr und fortlaufender Nummer archiviert.

Zum Jahresbeginn müssen Sie diese Einstellung wiederholen.

Beispiel: Erhöhen Sie die Ablagenummer im Jahr 2019 auf den Wert 20190001, wenn Sie in einem Jahr nicht mehr als 9999 Akten erstellen. Die erste abgelegte Akte des Jahres 2020 bekommt dann automatisch die Ablagenummer 20200001.

Zu beachten ist, dass die Ablagenummern im Anwaltsbereich höher sein müssen, als die Ablagenummern im Notariat, d.h. Sie können nicht für beide Bereiche dieselben Ablagenummern eintragen.

Weiterhin stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Ablagenummer darf editiert werden

Wenn Sie das Kontrollfeld "Ablagenummer darf editiert werden" anklicken, können Sie die Ablagenummer jederzeit manuell eingeben oder ändern, z.B. um die Ablagenummer zu erhöhen oder beim Jahreswechsel mit einer neuen Ablagenummer zu beginnen.

Damit die neue Einstellung wirksam wird, müssen Sie das Modul "Akte bearbeiten" schließen und neu öffnen, falls es zum Zeitpunkt der Einstellung geöffnet war. Die Ablagenummer für eine Akte bleibt immer gleich, auch wenn Sie diese Akte wieder reaktivieren!

Ablagedatum darf editiert werden

Bei aktivierter Option "Ablagedatum darf editiert werden" können Sie das Datum manuell in der Akte eingeben und jederzeit nachträglich ändern.

Ablage bei offenen Posten erlauben

Solange das Kontrollfeld "Ablage bei offenen Posten erlauben" deaktiviert ist (Voreinstellung), prüft Advoware bei der Ablage einer Akte, ob in der Mandantenbuchhaltung noch offene Posten zu Buche stehen. In diesem Fall kann die Akte nicht abgelegt werden. Sie erhalten immer eine Meldung, wenn noch sich eine offene Rechnung in der Akte befindet, egal ob Sie die Ablage erlauben oder nicht.

zukünftige Termine, Aufgaben, WV und Maßnahmen löschen

Aktivieren Sie diese Option, damit zukünftige Termine automatisch bei der Ablage unwiederbringlich gelöscht werden.

alle Termine, Aufgaben, WV und Maßnahmen auf erledigt setzen

Bei der Aktenablage werden alle offenen Wiedervorlagen, Aufgaben, Maßnahmen und Termine auf erledigt gesetzt. Fristen bleiben ausgenommen.