Standortverwaltung – Grundeinstellung

Diese Einstellung ermöglicht die Eingabe der Stammdaten der Kanzlei und eine zentrale Steuerung Ihrer Kanzleistandorte. Bevor die Einstellungen erläutert werden noch einige allgemeine Anmerkungen zu Standorten:

    Zu jedem Mahngericht kann für jeden Standort eine eigene Kennziffer hinterlegt werden. Bei der Erstellung von Mahnbescheiden greift Advoware automatisch auf die Kennziffer des aktuellen Standorts zu.

    Bei der Übermittlung von Daten an das Finanzamt werden immer die Daten des aktuellen Standorts eingefügt.

    In Rechnungen mit Rechnungsnummer wird immer die Steuernummer des aktuellen Standorts eingefügt.

    Sie können jedem Standort eine eigene Kostenstelle für die Finanzbuchhaltung zuweisen. Die Kostenstelle steht dann bei neuen Buchungen als zusätzliches Listenfeld zur Verfügung. Dadurch werden standortspezifische Auswertungen über die Datenbankabfragen ermöglicht.

    Kanzleimitarbeiter, die sich "übers Wochenende" einige Akten zur Bearbeitung auf einem Heimarbeitsplatz oder auf einem Notebook mitnehmen (z.B. über einen USB-Stick), können an diesem Gerät einen eigenen Standort mit lokalen Pfaden für die Word-Schnittstelle einrichten. Dadurch sind keinerlei Umstellungen vorzunehmen.

    Bei der Erstellung von Mustertexten werden immer die Platzhalter des aktuellen Standorts eingefügt.

Klicken Sie entweder auf "Neu", um einen neuen Standort anzulegen oder doppelt auf einen bestehenden Standort, um Änderungen vorzunehmen. Sie erhalten ein Fenster mit folgenden Reitern:

Register "Adresse"

Geben Sie im oberen Feld den Namen des Standortes ein, am besten den Ort oder einen anderen aussagekräftigen Namen (dieser Name muss später bei der Anmeldung unter "Standort" ausgewählt werden, wenn Sie eine überörtliche Sozietät sind). Das Kürzel können Sie auf der zweiten Seite der Aktenverwaltung den einzelnen Akten zuordnen. Sie haben die Möglichkeit, das Kürzel als Bestandteil des Aktenzeichens aufzunehmen (Grundeinstellung "Akten" - "Aktenzeichen") und über einen neuen Platzhalter in Dokumente zu übernehmen. Füllen Sie die anderen Felder mit den entsprechenden Informationen aus.

Einziger Zweck des Feldes EGVP: Der Inhalt wird in das Zwangsvollstreckungsformular übernommen, das vom DGVB angeboten wird und von Advoware optional genutzt werden kann.

Wenn Sie möchten, dass die Platzhalter für die Adresse standortbezogen ausgefüllt werden, setzen Sie das Häkchen bei "diese Platzhalter standortbezogen ersetzen". Maßgeblich ist das Auswahlfeld für den Standort auf der zweiten Seite der Aktenverwaltung.

Beispiel: Die Kanzlei hat Standorte in M und HH, Mitarbeiterin X befindet sich in HH, in der Akte ist als Standort M angegeben - bei aktivierter Grundeinstellung erscheint die Anschrift für M.

Register "Finanzamt"

Tragen Sie hier die Daten Ihres zuständigen Finanzamtes ein und Ihre Steuernummer ein. Diese werden für die Umsatzsteuervoranmeldung und für die Rechnungen mit Rechnungsnummern benötigt.

Register "Optionen"

Schnittstelle zur Telefonanlage

Aktivieren Sie die Schnittstelle nur bei funktionsfähiger Verbindung zu Ihrer TAPI-fähigen Telefonanlage. Andernfalls läuft Advoware auf Ihrem Rechner sehr instabil. Nicht reproduzierbare Abstürze sind in den allermeisten Fällen auf fehlerhafte Verbindungen zur Telefonanlage bei aktivierter Schnittstelle zurückzuführen.

Amtsholung: Wählen Sie aus, ob die Verbindung zu den anderen Standorten über die Schnittstelle der Telefonanlage (erfordert eine TAPI-Schnittstelle) oder über ein Amt per Telefon hergestellt werden soll.

variable Nebenstellen: Aktivieren Sie diese Einstellung, wenn Mitarbeiter an mehreren Rechnern arbeiten und die Nebenstelle des Arbeitsplatzes automatisch dem angemeldeten Advoware Benutzer als "Durchwahl" zugeordnet werden soll (z.B. für das Telefonprotokoll).

Telefoniefenster für interne Gespräche nicht öffnen: Diese Option verhindert, dass bei internen Telefonaten das Telefoniefenster erscheint. Viele Kanzleien möchten nur externe Gespräche erfassen und protokollieren.

Internes Nachrichtensystem

Das interne Nachrichtensystem ermöglicht den Kanzleimitarbeitern, einfach und schnell miteinander zu kommunizieren, ohne zum Telefonhörer greifen oder eine E-Mail schreiben zu müssen. Auf einen Blick sehen Sie den Anwesenheitsstatus aller Mitarbeiter und können schnell und einfach interne Nachrichten versenden (z.B. zur Warnung des zwei Stockwerke höher sitzenden Anwalts, wenn ein unangemeldeter Besucher auftaucht) oder mit einem einzigen Klick telefonieren. Optional erfolgt eine Übernahme der Nachrichten in die Aktengeschichte oder in die Aufgabenliste.

Sie aktivieren die Nachrichtenleiste über die Grundeinstellung "Kanzleiorganisation" - "Standortverwaltung". Für die Grundeinstellung braucht man Administratorrecht. Sie finden die Einstellung im Register "Optionen". Wenn nur Mitarbeiter ihres Standortes berücksichtigt werden sollen, klicken Sie zusätzlich das darunterliegende Kästchen an.

Welche Mitarbeiter in der Nachrichtenleiste erscheinen sollen, legen Sie über die Grundeinstellung "Kanzleiorganisation" - "Mitarbeiter" im Register "Gruppenzugehörigkeit" fest.

Damit die Einstellungen wirksam werden, müssen Sie nach dem Speichern Advoware neu starten.

Kanzleicontrolling

Das "Kanzleicontrolling" ermöglicht die automatische lückenlose Protokollierung sämtlicher Tätigkeiten in Advoware. Optional erfolgt dies nur für Akten, die auf der 2. Seite der Aktenverwaltung im Listenfeld "abrechnen nach" als Zeithonorarakten gekennzeichnet wurden. In der Regel wird in solchen Akten keine Rechnung nach RVG/VV abgerechnet (dies ist natürlich möglich).

Für die Protokollierung und das automatische Öffnen des Zeithonorar-Dialogs nach Aktenwechsel können Sie jeweils ein Mindestintervall angeben.

Wenn Sie zu Kontrollzwecken für Ihre Akten ein Budget vorgeben möchten, können Sie eine Bewertung entweder nach internen Verrechnungssätzen oder nach den tatsächlich erfassten Honoraren aus dem Zeithonorar - bewertet nach den normalen Stundensätzen - vornehmen. Interne Verrechnungssätze legen Sie in der Grundeinstellung "Mitarbeiter" im Register "Optionen" fest. Die Anzeige "Budget" und "Stand" sind rein informativ und werden nicht weiter verarbeitet.

Kostenstelle

Sie können hier jedem Standort eine eigene Kostenstelle für die Finanzbuchhaltung zuweisen.

Warnung bei Mehrfachanmeldung

Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, erfolgt eine Warnung beim Programmstart, wenn der Mitarbeiter bereits an diesem oder an einem anderen Rechner im Netzwerk angemeldet ist (nützlich, wenn Sie über weniger Lizenzen als Arbeitsplätze verfügen).

Register "Speicherorte für Dokumente"

Hier legen Sie die verschiedenen Speicherorte für Word-Dokumente, E-Mails, Mahnschreiben, für Diktate aus Advovoice und für Schriftsätze ohne Aktenbeteiligung fest.

Zunächst müssen Sie die grundsätzliche Entscheidung treffen, ob Sie Dokumente auf der Festplatte aktenbezogen, mitarbeiterbezogen oder in einem gemeinsamen Ordner für alle Mitarbeiter speichern möchten. Einige Kunden möchten Ihre Dokumente schnell wiederfinden, wenn die Datenbank oder Advoware einmal nicht zur Verfügung steht. Dann ist die aktenbezogene Speicherung von Vorteil. Dagegen spricht, dass bei sehr vielen Akten auch sehr viele Ordner im Dateisystem angelegt werden. Auch bei gemeinsamer Speicherung können Verzögerungen entstehen, meist bei der Speicherung von Word-Dokumenten. Nach unseren Erfahrungen ist dies bei einer kleinen 4stelligen Anzahl von Schriftsätzen der Fall. Wir empfehlen die aktenbezogene Speicherung, die zudem über den Jahreswechsel-Assistenten in jedem Jahr auf einen neuen "Stammordner" umgestellt werden kann.

Bei der gemeinsamen und mitarbeiterbezogenen Speicherung können Sie im Nachhinein für jeden Mitarbeiter über die Grundeinstellung - "Kanzleiorganisation - Mitarbeiter" individuelle abweichende Speicherorte angeben, z.B. für die Speicherung auf einem lokalen Laufwerk, weil die Dokumente nicht von anderen Plätzen aus geöffnet werden sollen. Bei "aktenbezogener Speicherung" ist dies nicht möglich.

Verfahren Sie wie folgt:

    Bei akten- und mitarbeiterbezogener Speicherung geben sie zunächst unter "Speicherort" den Stammordner an.

    Bei der "mitarbeiterbezogener Speicherung" wird - ausgehend vom angegebenen Speicherort - automatisch für jede Mitarbeiter ein separater Unterordner angelegt. Die Bezeichnung ist das Kürzel des Mitarbeiters, das unter der Grundeinstellung "Mitarbeiter" vergeben wurde.

    Bei der "aktenbezogenen Speicherung" wird - ausgehend vom angegebenen Speicherort - automatisch für jede Akte ein separater Unterordner angelegt. Die Bezeichnung dieser Ordner erfolgt im Format Jahr - laufende Aktennummer (z.B. 2007000100 für Akte 100/07). Dokumente, die keiner Akte zugeordnet werden können (z.B. Anschreiben aus dem Modul "Adresse bearbeiten" oder Diktate, die keiner Akte zugewiesen wurden), werden im eingestellten Ordner für "Word-Dokumente" gespeichert.

    Größere Kanzleien, die sich für die "gemeinsame Speicherung" entscheiden, sollten für jedes Jahr einen neuen übergeordneten Ordner anlegen (z. B. Dokumente_2019, Dokumente_2020 usw.), um große Datenmengen innerhalb eines Ordners zu vermeiden. Ab einer bestimmten Anzahl von Dateien (im kleinen vierstelligen Bereich) kommt es sonst zu signifikant längeren Zugriffszeiten beim Öffnen und Speichern von Word-Dokumenten.

    Für E-Mails und Diktate (falls Sie Advovoice lizenziert haben) können Sie bei "gemeinsamer Speicherung" aufgrund der Dateigrößen separate Ordner festlegen.

Für Diktate gilt: Wird ein Diktat von der Schreibkraft in ein Word-Dokument eingefügt, wird dieses im voreingestellten Ordner für "Word-Dokumente" gespeichert. Die Original-Aufzeichnung verbleibt zunächst im Diktatordner. Über die Advovoice Grundeinstellung "Optionen" - "erledigte Diktate" legen Sie fest, wie bei Zuweisung des Status "erledigt" mit der Original-Aufzeichnung verfahren wird. Sie haben die Wahl, das Original zu Archivierungszwecken ("ich habe doch etwas ganz anderes diktiert") entweder in einem separaten Ordner für erledigte Diktate zu sichern oder - falls Sie in der Standortverwaltung die Option "für jede Akte eigenen Ordner anlegen" aktiviert haben - das Original in dem Ordner der Akte zu speichern. Falls Sie unter Berücksichtigung der enormen Größe der Dateien auf die Originale verzichten können, wählen Sie die Option "Originaldatei löschen". Sie können die Datei aus Sicherheitsgründen auch nach einer frei wählbaren Anzahl an Tagen von Advoware löschen lassen. In jedem Fall erfolgt vor dem Löschen eine Rückfrage. Es spielt hierbei keine Rolle, ob die Sprachdatei im Aktenordner oder im Ordner für erledigte Diktate gespeichert ist.

Für E-Mails gilt: Im separat eingestellten Ordner werden nur die E-Mails an sich (msg oder eml) gespeichert. Falls Sie Anhänge aus diesen Mail separat in der Aktengeschichte speichern, werden diese im Ordner "Schriftsätze" gespeichert.

    Auch für personenbezogene Dokumente (Führerschein, Ausweise, Registerauszüge etc. aus der zweiten Seite der Adressverwaltung) oder Schriftsätze ohne Aktenbeteiligung können Sie einen eigenen Ordner ("Dokumente ohne Aktenbezug") vorgeben.

Register "Speicherorte für Dokumentvorlagen"

Die Grundeinstellungen in diesem Register müssen Sie aufgrund der automatischen Vorbelegungen nicht setzen.

    Der Ordner, der unter "Maßnahmen" angegeben wird, enthält die Anträge und Mustertexte für die Zwangsvollstreckung und das Mahnverfahren (Dateiendung ".dat").

    Der Ordner, der unter "Rechnungen" angegeben wird, enthält die Vorlagen für Musterrechnungen. Eine Vorlage ist eine Sammlung von Gebührentatbeständen, die gewöhnlich zusammen vorkommen und gemeinsam als Block in die Rechnung eingefügt werden können.

    Der Ordner, der unter "Anschreiben" angegeben wird, enthält .dat-Dateien, die nicht unter die Maßnahmen fallen (Kenntnisnahmezettel, Empfangsbekenntnis, EMA etc.), und alle Dateien, die über den Punkt "Schriftverkehr" - "Textverarbeitung" - "Expresstexte" vom Kunden selbst erstellt werden zur Erweiterung des Kontextmenüs der Aktenbeteiligten im Modul "Akte bearbeiten".

Klicken Sie in der jeweiligen Zeile den Speicherort zum Ändern an und wählen Sie den entsprechenden Ordner aus.

Außerdem können Sie die Option für getrennte Speicherorte für (Briefkopf-) Vorlagen und Maßnahmen für einzelne Standorte anklicken:

Register "Onlineakte"

Wenn Sie das Zusatzmodul "Onlineakte" erworben haben, können Sie hier den Speicherort für hochgeladene Dateien bestimmen. Legen Sie fest, ob Advoware ständig im Hintergrund die Verfügbarkeit des Freigabemoduls überwachen sollen (empfohlen). Sie erhalten eine Meldung, wenn das Freigabemodul nicht verfügbar ist.

Die IP- und die Port-Adresse müssen Sie nur dann ausfüllen, wenn das Freigabemodul auf einem anderen Rechner als die SQLBase-Datenbank läuft.