Klicken Sie in der Programmstartleiste auf "Aktenverwaltung" - "Datenbankabfragen (Strg + "D").
Neben den fest in Advoware implementierten Abfragen können Sie sich mit Hilfe von freien Abfragen jede verfügbare Information in nahezu beliebigen Kombinationen aus der Datenbank anzeigen lassen.
Da es sich bei der Datenbank Gupta SQLBase um eine SQL (Structured Query Language) - Datenbank handelt, werden für die Eingabe freier Datenbankabfragen SQL-Kenntnisse benötigt. Diese können bei den Anwendern nicht vorausgesetzt werden. Wir bieten unseren Kunden daher die Möglichkeit an, benötigte Abfragen per Telefon oder per Telefax frei (in Umgangssprache) zu formulieren. Anschließend bekommen Sie über die Advoware-Hotline die ausformulierten Datenabfragen (in SQL). Diese geben Sie in das Feld für die Definition ein und speichern Sie anschließend für spätere erneute Aufrufe, indem Sie auf "Speichern" klicken.
Das folgende Beispiel (Suche nach Aktenzeichen) verdeutlicht den Vorteil frei definierter Datenbankabfragen:
Angenommen, Sie erhalten eine Rechnungsberichtigung, die weder Ihr Aktenzeichen noch sonstige Hinweise (Rubrum, Beteiligte) auf die entsprechende Akte enthält, sie haben nur Aktenzeichen des Auftraggebers. Sie formulieren frei:
• "Ich möchte alle Akten aufgelistet bekommen, in denen ein Beteiligter das Aktenzeichen "XYZ" besitzt:"
Von der Advoware-Hotline erhalten Sie die SQL-Übersetzung:
• SELECT distinct rubrum, az FROM betakt, akten WHERE akten.nr = betakt.nr and betreff = 'XYZ'
Die Abfrage können Sie dann in das Eingabefeld hineinschreiben, unter einem beliebigen Namen speichern und jederzeit wieder aufrufen. Sie müssen dann lediglich die unterstrichenen Stellen abändern (statt "XYZ" also das tatsächlich gesuchte Aktenzeichen).
Um eine neue Abfrage zu erstellen, verfahren Sie wie folgt:
•
Klicken Sie auf (F2).
• Geben
Sie die ihre Abfrage ein. Zur Kontrolle klicken Sie auf (F5). Unterhalb des Ausgabefensters
erscheint die Anzahl der gefundenen "Treffer".
Das Formulieren von frei definierten Datenbankabfragen ist eine häufige Fehlerquelle. Im Falle eines Fehlers erscheint eine Meldung mit den Optionen "Ignorieren" und "Programm beenden". Klicken Sie auf "Ignorieren". Damit setzen Sie das Programm fort. Sie können die Abfrage nun korrigieren.
• Ist
alles in Ordnung, klicken Sie auf .
• Ordnen Sie die Abfrage einer Kategorie zu und geben Sie eine Bezeichnung für die Abfrage ein.
Tipp: Um einen ersten Überblick über die Sprache SQL zu bekommen, können Sie die mitgelieferten Datenbankabfragen öffnen und als veranschaulichende Beispiele nutzen.